電子契約でペーパーレス化！契約書の電子化のメリット・デメリットをご紹介

みなさんも仕事で契約書を交わしたことがあると思います。

しかし、従来の契約書では次の問題が・・・

・契約書を交わすのに時間がかかりすぎる

・印紙税などの負担が大きい

・改ざんや紛失等のリスクがある

・管理が大変

これらの問題点を一気に解決できるかもしれないのが「契約書の電子化」という方法。

紙で行っていた様々な契約を電子文書に置き換えるサービスです。

「電子契約」とは、紙で取り交わすのではなく、電子的な方法を利用した契約を指します。

契約までの一連の流れをインターネット経由で行うことで、紙の契約書と比較して業務の効率化を実現できます。

従来は押印や署名で本人確認をしていましたが、電子契約では電子署名やタイムスタンプといった方法を使い、契約内容の改ざんを防ぎます。

電子署名とは、押印や署名に代わる電子サインの一種です。

正規の手続きをした電子署名は法的効力を持ちます。

今までの押印データを契約書に表示させる方法は改ざんや不正のリスクがありましたが、秘密鍵や公開鍵を使うことで安全性を確保しています。

電子署名だけでは、「いつ」契約書に署名したのかわかりません。

そこでデータ通信協会の認定を受けたサーバによるタイムスタンプを利用することで、いつ署名したのか証明ができます。

電子書類が法的効力を持つためには「e-文書法」などの各種法令に基づいた手順と方法で運用する必要があります。

そうすることで、トラブルが発生したときも証拠書類として採用されます。

「契約書を電子化できるのはわかったけど、どういったものかよくわからない」

こう感じられる方も多いでしょうが、そのままにしておくのはもったいない。

大幅な業務効率化やコストダウンだけでなく、改ざんのリスクが低く、保管や管理もラクラクになるからです。

以下では、契約書を電子化することのメリットを取り上げました。

今までは、契約書を交わすとなると一苦労でした。

一連の流れを比較しています。

比較してみると郵送の作業がなくなります。

契約書が戻るまで最大で2～3週間かかることもあるそうなので、この時間を短縮できるのも嬉しいですね

1回の契約につき数千円～数万円の印紙税を支払ってきた会社も多いのではないでしょうか？

しかし、電子契約サービスを導入することで印紙税も郵送代もゼロにできる可能性があります。

印紙税法を確認すると、「電子契約は非課税」という記述はありません。

なぜ電子契約は印紙税を収めなくてもいいのでしょうか？

それは電子契約では、印紙税法における課税文書の作成に当たらないから。

これは国税庁や国会答弁でも確認されています。

詳しくは「国税庁ホームページ」をご覧ください。

紙と電子契約のセキュリティについて比較していきます。

紙の場合、保管や管理がいい加減だと、故意に契約内容を改ざんされたり、盗難や紛失のリスクがあったりします。

そして、契約書が改ざんされた場合、それを証明するための時間や労力、費用はかなりのものです。

一方で、電子署名とタイムスタンプといった方法を利用して作成された電子契約書は改ざんが難しくデータベースで管理されるだけでなく、アクセス記録も残るため安心です。

紙の契約書の場合、それを保管しておくためのスペースが必要です。

一方の電子契約サービスはデータセンターなどに保存されるため、スペースが不要ですし、タイムスタンプなどの技術を利用すると高いセキュリティも確保できます。

条件を指定することで、すぐに検索結果が表示され、探し出すことも簡単です。

これらを踏まえて比較すると、セキュリティ性や検索性も高い電子契約サービスは、コンプライアンス強化につながり、税務調査もスムーズに行うことができます。

印紙税や郵送代も節約できることから、メリットはかなり大きいです。

電子契約書のメリットは大きいですが、逆にコストがかさんでしまったり、導入企業を増やす必要があったりと必ずしも良いことばかりとは限りません。

具体的に比較していきましょう。

2018年の調査では、電子契約を採用するのは43.1％にとどまっています。（一般社団法人 日本情報経済社会推進会 資料23ページグラフより）

取引先も電子契約サービスを導入しなければなりませんが、強制することもできません。

複数の電子契約サービスの中から、取引先の負担にならないようなサービス・料金を比較し、導入してもらうための理解を得ることが必要です。

電子契約サービスを導入するにあたって、まずは電子署名の習得やタイムスタンプを準備する必要があります。

電子署名習得には自身の身分を証明しなければなりませんが、手数料が負担になります。

それと電子契約サービス会社に利用料を支払うので、印紙税や郵送代を節約できるからといって、トータルでコスト削減ができているかは、検証・比較してみなければわかりません。

こうしたデメリットもあるため、利用率が上昇しにくいかもしれませんが、しだいに導入のハードルは下がると予想されます。

まずは検討を始めてみることをおすすめします。

デメリットもありますが、印紙税などの負担を減らすことで大きなコストダウンを実現できたり、タイムロスがなくなり、大幅な効率化につながる電子契約という方法は魅力的です。

以下では、実際に電子契約を導入した会社について紹介させてもらいます。

本格ドリップコーヒーのパッケージ販売を手掛ける株式会社アペックスですが、基本契約ごとに4,000円の印紙税を納める必要がありました。

月100～150件の契約がありましたので、印紙税だけで毎月40万円～60万円、年間で最大720万円にもなりましたが、この費用を節約することができました。

リノベーションサービスを提供する、リノベる株式会社ですが契約書などの書類作成が大きな負担となっていました。

しかし、電子化を進めたことで

印刷→製本→押印→印紙を貼る→郵送→回収という作業が一気になくなったとのことです。

どちらの会社も、コストダウンや効率化を実感しているんですね。

電子契約サービスを提供する会社をいくつか紹介させてもらいます。

契約書の作成からレビュー、契約締結、保管など、クラウド上で一括管理ができるNINJA SIGNは相手方の記入が必要な書類にも対応し、タイムスタンプ機能で改ざんも防ぐことができます。

料金は月額制で、契約数や送信数に制限はありません。

サポートが充実しているのもGoodです。

HPに出演しているのは北村晴男弁護士です。

リーテックスデジタル契約は日本国内でもトップクラスのセキュリティの高さを誇る電子契約サービスです。

本人確認は国が指定した機関と提携し、反社会勢力が取引に介入することはありません。

どのくらいの印紙税を節約できたか確認できるサービスもついています。

電子契約サービスを導入することは、大きなメリットがありますが、デメリットもありました。

たとえば、コストの問題や取引先の理解を得なければなりません。

法的に適切な手順や方法を踏む必要もあります。

そうしたハードルがあるため、会社全体の43.1％しか導入が進んでいない可能性があります。

一方で、コスト削減や業務効率化、コンプライアンス強化などのメリットは大きく、今後の規制緩和や導入企業が増えることで、電子契約を採用する会社が増えると考えられます。

まずは検討するだけでもどうでしょうか？