お悔やみメールを送る時のマナーとは？送る相手別の例文まとめ

そもそも、お悔やみはメールで伝えても大丈夫なのでしょうか？

本来であれば、葬儀に参列して直接お悔みを伝えたいところですが、遠方でなかなか行けない場合もありますよね。近年ではメールのやり取りが一般的になり、お悔やみメールも失礼には当たらないようになりました。

お悔やみメールを送っていい相手は、親しい間柄の相手や友人/友達、上司、部下、同僚、取引先に限ります。

親族や、疎遠な友人/友達、上司、部下、同僚、取引先などには送ってはいけません。疎遠の方にお悔やみメールを送ることは失礼に値するからです。

お悔やみメールはマナーをきちんと守らなければなりません。

ここでマナーを覚えておくと急な事態にも冷静に応対できますよ。

お悔やみメールを送る際に気を付けるマナーをご紹介します。ポイントを押さえて失礼のないメールを送りましょう。

件名は、お悔やみメールとすぐに分かるようにしましょう。ほかにもお悔やみメールをもらうことになると思うので、名前も入れておくと、より分かりやすくなりますよ。

「○○よりお悔やみ申し上げます」

「お悔やみ申し上げます(○○)」などが一般的です。

お悔やみメールには使ってはいけない言葉、「忌み言葉」があります。

忌み言葉は、読み方によっては縁起が良くないので、葬式の場では使用を控えなければなりません。

・重ねて

・度々

・くれぐれも

・ますます

・死去

・生前

・消える

・苦しい

などの重ね言葉や、生死を連想させる言葉は使ってはなりません。

死→ご逝去、生前→お元気な頃、などに言い換えるようにしましょう。

お悔やみメールはあまり長いメールは好ましくありません。

挨拶文などの前置きは、相手は精神的、時間的にも余裕がないことが予想されるので相手を配慮して書かないほうが良いです。

追悼の意やお悔みの言葉は短く簡潔に書きましょう。

「お悔やみ申し上げます」

「ご冥福お祈り申し上げます」

「ご愁傷様です」などがよく使われます。

お悔やみメールを送る相手は、精神的にも余裕がないはずです。

そんな中で、遺族の亡くなった理由などは聞かないようにしましょう。どうしてお亡くなりになったの？なんて詮索されたら、誰でも気分がいいものではありません。

お悔やみメールはあくまで追悼の意を表すためのものなので、相手を悩ませるようなことはしたくないですよね。

相手も気遣ってくれているんだと感じる「返信不要」を最後に加えるといいですよ。

一般的なお悔やみメールの例文です。

仲の良い間柄であっても、敬語や丁寧語が好ましいです。

お母さん→お母様、お父さん→ご主人様、などに置き換えましょう。

上司に送るお悔やみメールは、特に言葉遣いには注意しましょう。

お悔やみ特有の呼び方があり、

上司の両親に対して、「ご尊父様」「ご母堂様」という呼び方をします。

普段聞きなれない言葉ですが、覚えておきましょう。

上司の妻の両親には、「ご岳父様」「ご丈母様」という呼び方がありますが、こちらは「お父様」「お母様」でも大丈夫ですよ。

上司の祖父母の場合は、「ご祖父様」「ご祖母様」

上司の子供の場合は、「ご令息様」「ご令嬢様」または「ご子息様」「ご息女様」

などを使います。

上司に限らず、部下、同僚、取引先の場合も同じように使います。

部下にお悔やみメールを送る際も、上司のときと同じく言葉遣いに気を付けましょう。力になれるような文章を入れるのもいいですね。

友人/友達に送るお悔やみメールは、会社の方に送るメールよりはくだけた言葉遣いでも大丈夫です。ですが、友人/友達にも気遣いは忘れてはなりません。

少しでも友人/友達の力になってあげたいということを伝えると、友人/友達は心強いことでしょう。

同僚の場合も上司や部下に送るメールと気を付けることは同じです。

同僚には、仕事のことは気にしないで、と気にかけてあげると安心して休むことができます。

取引先に送るお悔やみメールも上司や部下、同僚に送る場合も気を付けることは同じですが、取引先がすぐに分かるように件名には会社名も入れておきましょう。取引先にはお世話になっていると思うので長くならないように、少しだけ亡くなられた方への思い出を入れて書いてみましょう。

もし、友人/友達、上司、部下、同僚、取引先からお悔やみメールをもらったら、葬儀の準備などで忙しいとは思いますが、落ち着いたらでいいので、必ず返信するようにしましょう。

短い文章で大丈夫です。

お悔やみメールをもらったお礼の気持ちを伝えることが大切です。

会社宛てに送る時はいつから出社できるのか伝えましょう。

いかがでしたか？お悔やみメールは、マナーをしっかり守れば直接言う機会がなかったとしても、亡くなった方の死を悼む気持ちを相手に伝えることができます。

マナーを知らずに失礼なメールを送ってしまうことのないように、例文など参考にしてくださいね。