断る場合も丁寧に！お断りメールの書き方と例文まとめ

みなさんも一度はお断りメールが送られた経験はあるのではないでしょうか。

お断りメールは、ビジネスシーンでの採用の合否・見積りの提案・見積りの依頼・営業メール・忘年会のお誘いなど、さまざまな場面で使われます。

お断りメールをもらったときって正直、あまり気分はよくないですよね。

その分、できるだけ送るほうも気を使わなければなりません。

お断りメールはいかに相手を不快にさせないか、ということが重要になってくるのです。お断りメールによって今後の関係性も左右しかねません。

ビジネスシーンによっても使い方が異なるので、用途別に覚えておくと便利ですよ。

お断りメールを送る際のマナーをご紹介します。

どのビジネスによるお断りメールにも通じるマナーなので覚えておきましょう。

文章のみだと、感情が分からないのでうまく相手に伝えるのは難しいですよね。

お断りをしなければならないメールは特に慎重に言葉を選ばなければなりません。

お断りメールでは、否定形を用いずにはっきりと断りの旨を伝えます。あいまいにしていると相手もどっちなのかよく分からないので、逆に失礼になってしまいます。難しいと思いますが実は言葉を肯定系に変えることによって簡単に文章をつくることができるんです。

例えば、

お引き受けできません→ご要望に沿いかねます

できません→いたしかねます

辞退します→見送らせていただきます

参加できません→参加を見送らせていただきます

などです。否定形を肯定系に変えるだけで、少し柔らかいフレーズになりますよね。

このように、相手に少しでも不快な思いをさせないように配慮した言葉を使いましょう。

肯定系でのお断りをご説明しましたが、さらに言い回しに気を付ける、クッション表現を取り入れることでさらに柔らかい表現になり、否定の内容を和らげることができます。

例えば、

恐れ入りますが

またの機会がございましたら

あいにくですが

などです。

あるのとないのでは、印象がかなり違ってくると思いませんか？

このようにクッション表現を上手く取り入れながらメールを構成していきましょう。

お断りメールを送る際には必ず、感謝の気持ちを伝えましょう。

相手も時間を割いてくれたことですので、気遣いの気持ちを入れることはとても大切です。感謝の気持ちがなく断りの文章だけだと配慮がなっていなく、今後の付き合いも考えてしまいますよね。

感謝の気持ちにプラスして、お詫びの言葉も入れるとより柔らかい印象になり、相手も配慮がなされているなという印象を持ってくれるはずですよ。

お断りメールの書き方をご紹介します。

構成を覚えると、どのお断りメールでも活用できますよ。

お断りメールの件名は、変えずに履歴付きの返信でも大丈夫です。

また、新たに書くときは「○○の件」や「○○のお詫び」など分かりやすい件名にしましょう。

続いて挨拶文です。

「お世話になっています」「お疲れ様です」などが一般的です。

挨拶文はビジネスメールの基本ですのでしっかり入れるようにしましょう。

次に感謝の気持ちを伝える文章を書いていきます。

お断りする旨を伝える前にまずは提案していただいた感謝や、招待していただいた感謝などを書きましょう。

「誠にありがとうございます」「心よりお礼申し上げます」

など一般的に使われています。

お断りの気持ちを伝えましょう。

お断りメールでしてはならないのが、ネガティブな表現を使うことと、お断りの理由が述べられていないことです。先ほどのマナーで書いた、否定形を用いない、クッション表現を取り入れるということを守り、文章を作っていきましょう。

最後にお断りの了承へのお願いを書きましょう。今回のお断りで関係が終わってしまうことのないように次回に繋げていく大事な部分になります。

「何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます」や「今後ともよろしくお願いいたします」などがいいでしょう。

提案などは、さらに代替案を説明する文章を加えたりするといいですね。

相手からの心証も良くなり、またビジネスにおいてお付き合いをしていきたいと思ってくれるかもしれません。

お断りメールでよく使う、クッション表現、お詫びの文言のフレーズをご紹介します。 英語でメールを送る場合もあると思うので、今回は簡単な英語でのお断りメールのフレーズもご紹介します。 

ビジネスにおいて、英語でお断りメールを書かなければならないことがあるかもしれません。英語でよく使われるフレーズをご紹介します。英語でのお断りメールも日本語と同じで、英語で否定形を肯定形にしたり、クッション表現を用いることができます。もし英語が必要になったときは参考にしてみてくださいね。

今回は営業・採用・見積り後・忘年会のお断りメールの例文をご紹介します。

 ビジネスにおいて、営業メールにお断りメールを送る頻度は多いと思います。

今後も関わっていくかもしれない相手ですので、営業メールのお断りは蔑ろにできませんよね。ですが、断るところはしっかり断らないと営業マンは勘違いしてしまいます。お断り後もいいお付き合いができるように文章を構成しましょう。どの営業メールにも使えますので覚えておくと便利ですよ。

不採用通知は、不採用になった理由を応募者に伝える義務はないので、詳しく書かなくても大丈夫です。

「採用とならなかった」と直接書くのではなく、「ご希望に添いかねる結果になった」など肯定形にしましょう。

見積りのお断りメールもビジネスではよく使われます。

見積りのお断りメールは、見積り書をわざわざ時間を取り作成した頂いたことに感謝する文章を書きましょう。今後のビジネスに繋がるような明るい文面にしていきましょう！

忘年会シーズンが続くと、胃の調子が悪くなりあっちの忘年会に参加できない、なんてことがあるかもしれません。

忘年会などの行事でのお断りメールは、先延ばしにすると幹事も大変なのでなるべく早めにメールをしましょう。

お断りメールをもらった場合は、速やかに返信をするのがマナーとなります。

文章は短くても大丈夫です。件名は変えずに履歴付き返信にしましょう。

お断りの旨を確認し、了承したということを知らせ検討してくれたことへのお礼を返信します。

締めくくりは、またよろしくお願いします、という関係を続けていく文章にしましょう。

この返信によって今後も円滑な関係が続けられます。

いかがでしたか？お断りメールは、いかに相手を不快にさせないかがカギとなっていきます。

不快にさせないようにしつつ、なぜ断ったのか理由を述べるようにしましょう。

お断りメールをもらっても、今後も関りを持てる関係を作っていけるように、フレーズや例文を参考にしてくださいね。