【例文付き】誠意が伝わる謝罪メールの書き方

どうしても、仕事の中で自分に非がある場合いつ謝罪メールを送ろうか迷う方は多いと思います。

特に相手があなたの上司とか、社外のお客様であったりだと嫌ですよね。

ただ、ビジネスの中では相手が上司であれ誰であれ自分がミスをしてしまった時は少しでも早くそのミスに対応ができるよう、すぐに謝罪メールを相手に送ることが重要になってきます。

「ミスしてしまったあ。。。」と後悔する気持ちもわかりますが、人間は誰でも少しくらいのミスはするものです。

それよりも、ミスをしてしまった場合はどうしたらそれに対応できるかを考えるようにしましょう。

最後にもう一度言っておきますが、謝罪メールは「すぐに」送るべきです。ミスを後悔するのはその後からでも遅くありません。

この章では謝罪メールを送る際の注意点3つを紹介していきます。

謝罪メールを送るとき、まず注意しなくてはいけないのは自分のミスをしっかりと認めることです。

変な言い訳をついてしまうと、相手方はさらに機嫌を損なう可能性もあります。

また、ミスをしてしまった部分を全てしっかり相手方に報告しないと、そのミスが原因でさらに大きな問題につながる可能性もあります。

ミスは全て認めましょう。そうすることで自分自身としてもより、冷静に考えられることもあります。

どうしても、上司へ返信するときなどは、自分のミスは出来るだけ隠したいという気持ちもわかりますが、それでは後から取り返しのつかないことになる可能性があります。

相手が、あなたの上司であれ、社内の同僚であれ、お客様であれ謝罪メールは迅速に送るようにしましょう！

これについては先ほども説明しましたが、謝罪で最も重要なポイントの1つは「スピード」です。

何かしらのミスをしてしまったということは、そのミスがどんどん大きくなってしまう可能性もあるのです。

少しでも迅速な対応を心がけ、迷惑をかける人は最小限にしましょう。

クレーム対応では明らかに自分は悪くないように思えるようなことは多くあります。

ただ、それでもまずはお客様の話をよく聞きましょう。

もしかしたら、聞き逃していることがあるかもしれないですし、たとえ相手が悪くても決して感情的にはなってはいけません。

クレーム対応において重要なのは、相手をさらに怒らせないことです。

優しく丁寧に対応して、お客様に少しでも納得いただけるように努めましょう！

次に、謝罪メールの書き方について件名から締めまで項目ごとに説明していきます。

まずは「件名」です。

件名に関しては、一番重要なことはそれを見ただけで何についてのメールなのかがわかることです。

たとえば、謝罪メールの件名を「このあいだの件についてのお詫び」などと曖昧な言葉遣いにするのではなく、「●月△日の開発会議の件についてのお詫び」のように見ただけで、なんのことかすぐわかるようにすることが重要です。

見ただけで、何についてのことかがわかれば相手方も見逃すことは少なくなります。

ここでは「いつもお世話になっております。」とか、「この間の件はご連絡いただき、ありがとうございました。」のように感謝の言葉を述べます。

これに関しては、謝罪メールに限らず、全てのメールにおける基本なので絶対に忘れないようにしましょう。

本文に入ったら、まずはお詫びとお詫びする内容の説明をしてください。

「この度は○○のため、ご迷惑をかけてしまい誠に申し訳ございませんでした。」などのような分です。

ここで、今起きていることやミスしてしまったことをしっかりと相手に伝え、そのお詫びの気持ちも送ります。

本文で、お詫びとそのお詫びの内容について説明したら、次はその原因と対策を相手に伝えます。

これは相手を少しでも安心させるためで、ただただミスりましたというだけでは失礼です。

「〜が原因ということがわかりましたので、今後は○○といった対応を取っていきます。」のようにしっかりと原因とそれに対する対策を伝えるようにしましょう。

締めではもう一度、お詫びの言葉を述べておきましょう。

「この度は、大変ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんでした。」

のような感じでいいので、再度謝罪をしておくのが締めの文での礼儀です。

最後にここまでの謝罪メールの書き方をまとめておきます。

件名に関しては、このメールが謝罪メールであるということをすぐにわかるような内容にしましょう。

ここでは「いつもお世話になっております」や「以前はありがとうございました」といった感謝の言葉を述べるようにしましょう。

半分に入ったらまずはお詫びの言葉とその内容について述べましょう。

本文の後半では、そのミスの原因や次からどう改善していくかについて書きましょう。

締めでは、もう一度締めのお詫びの言葉を述べましょう。

「もう一度？」と思うかもしれませんが、締めに繰り返し謝罪するのはマナーです。

ここでは社内向けの謝罪メールの例文をいくつか紹介していきます。

まずは、会議などに遅刻しそうな時の謝罪メールです。会議とかでは上司の目も気になり、大変でしょうがしっかりとここで書き方を学んでおきましょう。

次に、メールにファイルを添付し忘れた際です。

まあ、これならいますぐに送り直せばいいので迅速に対処しましょう！

続いてはお客様向けの謝罪メールの例文をいくつか紹介していきます。

トラブルというのはいかなる状況であれ、起きてしまうものです。

そのため、それに対する謝罪も慣れておく必要があります。

返信メールなどはつい、忘れてしまったりするものですよね。

もしそれが自分の上司だったりとかするると、少しぞくっとしてしまいますが、まずはここで返信メールを忘れたり、返信メールを送るのが遅れてしまった際の謝罪メールの書き方を学びましょう。

最後にお詫びの言葉のフレーズをいくつか紹介していこうとおもいます。

まずは、謝罪の気持ちを表したいときに覚えておくと便利なフレーズをいくつか紹介しておきます。

謝罪のメールではただ、「大変、申し訳ございませんでした。」というだけでは、あなたの謝罪の気持ちが伝わりきらないことがあります。

そこで上記にあるような、より丁寧なフレーズを覚えておくことで、相手に自分の謝罪の気持ちが伝わりやすくなります！

また、謝罪の中では反省の意思をしっかりと示すことも重要になってきます。

ただ、謝るだけではまた同じミスをするかもと思われてしまいますからね。

そこで今回は、反省の意思を表すフレーズもいくつか紹介しておきます！

今回、この記事では謝罪メールの書き方について例文とともに解説してきました。

謝罪メールで重要なことは、大きくまとめると

「迅速に対応すること」

「詳細に起こしたトラブルやミスを伝えること」

「しっかりと、改善策も示すこと」

の3つです。

この３つを押さえておけば、きっとトラブルがさらに拡大してしまったり、取り返しのつかないことになってしまうことは少ないと思います。

なんども言いますが、謝罪メールで重要なのはそのトラブルを拡大させないことです。

しっかりと対応できるように、どう行った状況なのか迅速に正確に伝えるようにしましょう！！

どうしても、謝罪メールは上司や社外のお客様になどとなると送りづらい気持ちもわかります。

ただ、相手が上司であれ誰であれ、ミスに対しては迅速に対応するのが一番なので、謝罪メールはしっかり送りましょう。