内容証明とは？書き方とテンプレートを併せてご紹介

内容証明とは「いつ・誰が・誰に・どんな内容の書類を」送ったのかを郵便局が証明してくれる郵送方法です。取引先の未払いによる契約解除、家賃滞納による契約解除や未払いに対する請求など、いろいろなケースで使われています。

具体的な例としては

などがあげられます。

では内容証明を送ることでの効力とはどんなものなのでしょうか。具体例はいろいろありますが、具体的な効力としては以下のとおりです。

内容証明は弁護士や司法書士に依頼しなくても、自分で作成することができます。弁護士などに依頼すれば費用がかかりますので、個人で作成すれば費用を節約できます。半面、法律要件を満たしていない文章になってしまう場合もあるので、個人で作成する場合には書き方に注意が必要です。

また内容証明は文作成ソフトのワードを利用すれば、綺麗に作成することができます。インターネットにはワードで作る場合に利用できるテンプレートもたくさんあります。印刷や訂正もワードであれば簡単にできますので、ぜひご自身で作成してみてください。

内容証明は同じ手紙（郵送物）を3通用意します。3通のうち1通は相手へ発送され、もう1通は郵便局で保管されます。残りの1通は郵便局ではんこを押印してもらい自分の控えとなります。作成した郵便物が2枚になってしまった時は、ホッチキスで止めて割印をしておきましょう。 

それでは家賃滞納の未払い請求や契約解除などで、内容証明を書く場合の書き方のポイントについてご紹介します。  

内容証明を作成するときの用紙は制約や決まりはありません。パソコンでプリントアウトしたり、テンプレートをコピーして作成することもできますし、手書きの場合には内容証明郵便用の用紙があるので便利です。

ただし内容証明には資料を同封することができないので、資料がある場合には別途送付が必要です。 

内容証明で一番気を付けなければならないのは文字数です。縦書きの場合は1行の文字数が20文字以内と決められていますが、横書きの場合には文字数によって1枚の行数が変わってきます。

以下に縦書きの場合と横書きの場合の文字数と行数をご紹介します。

現在はインターネットで内容証明の作成・発送ができる「電子内容証明郵便（e内容証明）」 というサービスもあります。電子内容証明郵便の場合には文字数や行数に制限はありません。

従来内容証明は手書きで作成することが主流でした。 上記でご紹介した内容証明郵便作成用の用紙は3枚複写ですので、手書きであっても簡単に作成することができます。ただ現在はパソコンでテンプレートなどを利用して作成するほうが多くなってきています。

パソコンで作成すれば必要な枚数をプリントアウトできますし、綺麗に仕上げることができます。また間違えた場合の修正も簡単にできます。

上記でご紹介した 「電子内容証明郵便（e内容証明）」を利用すれば、郵便局へ行かなくても時間の制約なく発送ができます。パソコンが使えるならば手書きよりパソコンを使うことをお勧めします。

内容証明は使える文字は

(1)仮名

(2)漢字

(3)数字

(4)英字（固有名詞に限ります。）

(5)括弧

(6)句読点

(7)その他一般に記号として使用されるもの

となっています。

文字数の数え方で注意が必要なのは記号や括弧です。 記号は1個1字となりますが、括弧は上下や左右全体で1文字となります。また最初の括弧（上または左）の括弧がある行の字数に含んで計算をします。 具体的な例をご紹介します。

〇や□で囲まれた文字は書く文字数に記号を加えた文字数として計算します。文章の中で序列を表している記号については、全体で1文字となります。

内容証明は修正方法にも決まりがあります。修正したい箇所があれば欄外に「訂正・削除・挿入」と「文字数」を記載します。併せて修正箇所と欄外の記載欄に押印をしますが、この時に使う印鑑は内容証明の中で自分の氏名の欄に押印した印鑑を使用します。

訂正例

内容証明の書き方には決まりがありませんが、一般的な内容証明は以下のような書き方となります。必要な項目は差出人と受取人の二つの項目です。

内容証明には必ず差出人の住所氏名の記載が必要です。内容文書に差出人の記載がない場合には、書類末尾余白に記載しますが内容文書に記載があれば、末尾余白への住所・氏名の記載は省略できます。差出人欄には押印は不要です。住所・氏名のみを記載します。

受取人が個人の場合には、受取人の住所・氏名を記載しますが、法人の場合には住所・会社名とわかっていれば代表者の氏名も記載しておきましょう。受取人も差出人と同じように、内容文書へ記載するかまたは末尾余白へ記載します。

内容証明を作成する時に便利なのがワードです。内容証明はいろいろなケースでつかわれていますが、よく使われているケースでワードで使えるテンプレートをご紹介していきます。それぞれのテンプレートの注意点も添えています。

記載内容の詳細は

 となります。 

返済の期限を決めずに貸してしまい、返済がされていない場合には返済請求が必要です。

家賃滞納による未払い分請求の場合です。

内容証明の書き方がわからない場合には、弁護士ではなく司法書士に依頼するといいでしょう。弁護士は内容証明の作成だけではなく、未払いの回収や離婚訴訟などの手続きのひとつとして作成することが多いです。書類の作成のみではれば司法書士でお願いします。費用は2.5万円～3万円が相場の目安です。

ここまで内容証明について詳しくご案内してきました。内容証明は書式のルールを守れば、テンプレートを利用して簡単に作成することができます。離婚や解雇、交通事故の損害賠償などいろいろなケースで内容証明は使われています。内容証明を書くときにぜひ参考にしてください。