FAXにも送り状は必要？書き方とテンプレートまとめ

FAXで書類を送信するときに一緒に添付する文書を送り状(送付状)といいます。本の表紙のような役割があり、こういった内容の書類を何枚送りますね、ということを知らせるために一緒に送る文書です。別名「FAX送信表」や「ファックスシート」、または「FAX用フォーム」といった名前で呼ばれたりもします。

FAXを送るときの注意点を3つご紹介します。

FAXで文書を送信するときは、送り状を一緒に添えましょう。礼儀正しく丁寧な印象を与えることができるからです。

ただし事前に電話やメールで「送り状はいらないから」と聞いていた場合は、参考資料など手書きしても問題ない書類であれば、隅に宛名や発信者名を手書きしておくと分かりやすいです。個人宛てに送る場合も用紙代やインク代を配慮して送らないケースもあります。

FAXによる社交・儀礼文書の送信はNGです。

例えば、お悔やみ申し上げますと書かれたお悔やみ状がFAXで届いたら「本当にそう思ってる？」というふうに反感の気持ちを抱きませんか。「祝い状」「お詫び状」「お悔やみ状」などの気持ちを伝える文書は郵送で送りましょう。

送信後は、受信確認の電話やメールをしましょう。もし受信確認を忘れたら、チラシや広告と勘違いされて破棄される、いつまでも気づかれず放置されるなんてことになるかもしれません。それが原因でトラブルへと発展するケースも無きにしも…。すれ違わないように意思疎通しましょう。

FAX送り状に使う紙のサイズは、FAX機にもよりますがA4です。昔は節約でA4の1/2サイズが使われていたこともありましたが今はほとんどA4になりました。

書き方について6つの記載項目をご紹介します。

相手がパッと見て分かる表題にしましょう。フォントサイズを大きくして、目立つ位置に記載しましょう。

送信した書類をすぐ確認するとはかぎりません。なので送信した日付があるとGoodです。いつ送信された書類かが一目で分かると、ちょっとした調べる手間を省けます。相手の時間を奪わない、ビジネスとしての基本です。

送付先の「会社名」「部署名」「役職」「氏名」を書きます。FAX番号があると送信間違いがあったときのための保険になります。名前は「○○株式会社」と略さず、「部長様」などの二重敬語に注意しましょう。部長は敬称なので部長様は二重敬語になります。もちろん社長様もNGです。

会社名や住所、担当者名など送信者の宛名を記載します。送り先の宛名より一段下げて記入して敬意を表しましょう。

「拝啓」+「挨拶文」+「敬具」のテンプレートでOKです。拝啓とは「こんにちは」にあたる言葉で頭語と言い、敬具とは「さようなら」にあたる言葉で結語といいます。

用紙切れで出力されていなかったなどのトラブルを防ぐためにも、送信枚数を記載します。送信枚数の下に送付内容を記載しましょう。 箇条書きでOKです。「お世話になっております」は不要です。

「どんな文章を書いたらいいの？」「エクセルで文章を書いたらいいの？」一から文章を考えるのは大変なのでネットからダウンロードすると楽です。wordやエクセルで使えて無料でダウンロードできるサイトを3つご紹介します。

≫ MEGASOFT

ソフトウェア開発で有名なMEGASOFTが提供しているテンプレートです。ビジネス用と個人用の送り状テンプレートが無料でダウンロードでき、word形式となっているので自由にカスタマイズができます。挨拶文のテンプレートがないのが惜しいです…。

≫ マイククロソフト

マイククロソフトが提供している送り状で、同じようにビジネス用と個人用のテンプレートがあります。個性的でデザイン性が高いものが多いです。挨拶文とエクセルがないのが残念ですが、パワーポイントが使えるのでGoodです。

≫ bizocean

bizoceanの書式の王様というサイトで、wordやエクセル、PDFなどの書式が約60種類あります。個人で使えるテンプレートも多く、挨拶文も記載されているので、文句の付け所がありません。あえて欠点を上げるなら種類が豊富で選ぶのに疲れます。

FAX送り状についての理解は深まりましたか。FAX送信時にFAX送り状も一緒に送信するのが、ビジネスマナーです。手書きで手渡しの時代を考えると便利になりました。書類作成は大変ですが、一度作ってしまえば使い回せるので頑張って作ってみてください。