在職証明書とは？書き方とWord・Excelで使えるテンプレートまとめ

皆さんは在職証明書という言葉を聞いたことはありますか？在職証明書とは、いわばその人が特定の企業に在籍しているもしくは過去に在籍していたことを示す書類のことです。

これに対して退職証明書という書類がありますが、こちらは退職後にその企業を退職したことを証明する書類となっております。どちらも受け取ることに関しては義務化されておりませんが、退職後に書類を依頼されて際は必ず書類を受け渡さなければいけません。

なお、在職証明書にもテンプレートが用意されているので、作業を効率よく行いたいという方は実際にダウンロードし、wordやexcel、pdf形式で作成すると良いでしょう。

外国人の方であれば、日本へ労働者として一時的に住むというケースもあります。その際は、入国管理局に許可を得た後、ビザを取得するために在留資格を得なければなりません。この在留資格を得るためには、入国管理局からの許可だけでなく先程ご紹介した在職証明書が必要となってきます。

なお、この在職証明書にはいくつか種類があり、外国人が日本で行う活動等に合致した資格を得る必要があるのです。そのため、入国管理局から許可を得てビザを取得するためには適切な書類の提出が必須となります。

どうしても家庭内及び周囲で解決できない場合、一定時間子供を預けられる児童クラブ。皆さんの中にはおそらく通っていたという方もいるでしょう。

そんな児童クラブですが、残念ながら全ての子供を全ての保育士等が面倒をいることもできません。そのため、環境的にも家庭的にもバランスの保てないご家庭のお子さんのみに絞るため、在職証明書の提出が必要となります。というのも、在職証明書ではその人の就職状況や家庭状況を把握することができるので、応募する家庭全てにこの書類の提出が求められるのです。

当時勤めていた企業を退職し、新しい企業へ転職する際にも在籍証明書画は必要となるケースがあります。というのも、企業によっては、企業へ応募する際に個人のより詳しい情報を得たい場合にこの在職証明書を求められることがあるのです。

なお、退職したことを証明する退職証明書に記入されている項目は在職証明書と類似したものですので、企業によっては退職証明書でも可能とされた企業もあります。そのため、どうしても在職証明書を用意できないという場合は、可能であれば退職証明書を提出すると良いでしょう。

まず在職証明書を記入する際必要となるのが自分に関する情報です。具体的には自分の氏名、誕生日、住所を記入します。このような個人情報も個人を識別する重要な情報ですので忘れずに記入するよう心がけましょう。

なお、wordやexcel、pdf形式で在職証明書を作成する際は誤字脱字等がないよう見直しを怠らずに行いましょう。また、こちらの情報は現在の住所等ではなく、当時企業に勤務していた時の情報を記入するので、当時と現在住所などが異なる際はくれぐれも間違わないよう注意してください。

個人識別情報を漏れなく記入できましたら、続いては企業の情報の記入を行います。ここでは、採用年月日や雇用形態及び雇用期間、仕事の具体的な内容、企業での地位、勤務日数、労働形態、給与額を記入します。

その人がどのような企業に在職しているもしくは在職していたかをより明確に把握させるためには、細かい詳細までをしっかりと記入する必要があるのです。なお、退職後であれば、当時勤務していた企業の情報を在職証明書に記載します。

在職証明書の最後の項目では、会社の証明印です。会社の証明印がなければ、在職証明書としての効力が一切無いものとされてしまうので、必ず会社の証明印の押印まで行いましょう。

在職証明書を記入する際の必要となる項目は以上となりますが、これ以外に必要な情報があれば適宜追加をすると良いでしょう。なお、企業が個人の情報を取り扱う際は、個人識別情報である重要な情報を第三者等に漏れないよう十分注意して保管すると良いです。

こちらのサイトで掲示している在職証明書の数はかなり少ない印象が見受けられますが、wordとexcel双方のテンプレートが用意されており、どちらもシンプルかつ余白が充分に使われたすっきりとしたテンプレートとなっております。

比較的シンプルで、項目が一目で分かるようなテンプレートを使いたいという方はこちらのサイトをご利用してみてください。

pdf形式の在職証明書テンプレートを兼ね備えたサイト。中には行型であったり、欄記入型、白黒デザインなど様々なテンプレートが用意されているので、pdfファイル形式で作成したいという方におすすめのサイトとなっております。

なお、こちらのサイトでは会員登録等は一切必要なく、無料で簡単にダウンロードすることができます。

ビジネス向けの書類テンプレートが多く掲示されており、そのボリュームだけでなくテンプレートスタイルも多々用意されているサイトです。

また、こちらで提示している在職証明書の形式はpdfやword、excel全てが用意されているので、大手サイトからダウンロードしたいという方は是非、こちらからダウンロードしてみると良いでしょう。

在職証明書の中でも、word形式のテンプレートのみが提示されているサイトです。提示数はbizoceanほど多くはありませんが、欄記入のものであったり、行形式、ラインなしのものなど様々なスタイルのテンプレートが用意されております。

wordで在職証明書を作成したいという方はこちらをどうぞ！

こちらもwordのテンプレートのみが掲示されておりますが、その数は2種類とかなり少なくなっております。ただ、それぞれのテンプレートを利用した方々のコメントを見ることができるので、実際に記入する前にどのように仕上がるのかなどといった情報を事前に把握することができるサイトです。

テンプレートのレビューが載せられているサイトからテンプレートをダウンロードしたいという方は是非、こちらをご利用ください。

普段様々な場で耳にする在職証明書ですが、内容や用途はしっかりと理解できましたか？在職証明書は外国人が入国管理局から許可を得てビザを申請する際や児童クラブへの応募をする際に必要となります。

そんな在職証明書を自分で一からwordやexcelで作成するのは少々面倒だという方もいるはずですので、その場合は本記事で紹介したword及びexcel、pdf形式のテンプレートをダウンロードして活用するとより効率的に作成することができます。

なお、退職後に退職したことを証明する退職証明書とは全くの別物ですので間違わないよう十分注意してください。