質問メールの書き方とは？書き方や例文まとめ

企業のHPを見ていると「就活に関する質問はメールでお願いします」という注意書きを見たことがあります。電話だと迷惑になる場合も…。

履歴に残るので、トラブルを未然に防ぐことができます。例えば、口約束ですと聞き間違いや記憶違いで、約束と違うじゃないか、といったお互いの意見が食い違う場面に遭遇するときがあります。真実は1つなのに…。もしメールで記録が残っていればこうしたトラブルを避けることができます。 

相手の時間を奪うと生産性の低下を招きます。例えば、資料をチェックしている途中で電話に出て、電話を切ったらまた最初から読み始めていたら時間効率が悪いと思いませんか。電話を切った後に「あれ？・・・どこまで読んだっけ？」というふうに。ビジネスでは相手の仕事の手を止めないように行動しましょう。

上司に質問するときは「ご教授」などの言葉を使うと喜ばれます。ご教授は目上の方に教えを乞うときに使用する言葉です。なので「ご教授ください」と質問すると気分よくいろいろ教えてくれたりします。

内容は簡潔にわかりやすく伝えましょう。長い文章は相手に読みづらさを感じさせストレスを与えるからです。ダラダラと長い質問文は何が聞きたいのかわかりにくかったりします。また質問内容が多いと大変なので、事前に自分で調べて質問内容を減らしておきましょう。

メールで質問すると、回答者は質問を正確に把握して回答できます。口頭で複雑な質問をされても理解できません。「状況が複雑で理解できなかったので、もう一度説明してもらえますか？」というふうに二度手間になります。メールだと質問を聞き返す時間が省けます。

ビジネスの成功者は質問上手です。

質問メールでは内容が一目でわかるように具体的で簡単な件名をつけます。「日程について」や「確認事項」など抽象的で理解しにくい件名は好まれません。また初めてメールする相手には、自分の会社名と名前を入れておくと相手の負担を減らすことができます。 

質問が3つ以上ある場合は、箇条書きにしましょう。パッと見て理解しやすいからです。質問に「・」を使用したり番号をつけるとより見やすくなります。

回答の期日と理由も書きましょう。納品先から急ぎ回答を求められている、取引相手からのクレーム対応など何らかの理由で早く回答がほしいときは、最後の質問に期日を付け加えます。相手に急かす要求をするのですから、期日の理由も一緒に伝えるのがマナーです。またそうすると緊急性を相手に伝えることもできます。

質問メールの回答の書き方を4つご紹介します。

質問や問い合わせをもらったときはまずお礼の言葉を伝えましょう。例えば「この度は、 タッチパネル(型番T-800) の件につきましてお問い合わせいただき誠にありがとうございます。」というようなお礼を添えましょう。一般的なビジネスマナーなので、覚えておいて損はないです。

「引用」とは、人の言葉や文章を自分の言葉や文章の中に用いることです。回答を返信する際は、以下のように相手のメール内容を引用しましょう。その際、見やすくする工夫として「＞」が使われることが多いです。

回答は結論から言い具体的に伝えましょう。質問者は理由や状況よりも結論を聞きたい場合が多いからです。また抽象的な回答や推定で答えるのは避けたほうが無難です。具体的には「上司に確認中なのですが、1つだけ在庫がありそうです。」や「上司によると来週中には納品予定とのことです。」といった回答は避けましょう。できるだけ数字のような具体的な回答が望ましいです。

回答に時間がかかる場合は、遅れる旨を先に伝えるのが一般的なマナーです。答えが出てから返事をすると質問者を待たせることになりトラブルへと繋がるキケンがあります。

質問メールの回答へのお礼の書き方と例文を2つご紹介します。

必ずお礼の言葉を添えましょう。就活の面接時にお礼を言いますよね。ビジネスの現場でも就活の面接時のようにお礼が必須です。就活の面接でお礼を言わない人を見たことがありません。

件名を変えずそのまま返信しましょう。というのは回答者は毎日何十通ものメール対応をしているかもしれないからです。件名に「Re:」がついていれば返信メールだと判断でき、逆に「Re:」がついていなければ新規のメールだと判断します。回答者によっては新規メールよりも返信メールの優先順位を上げて読む人も少なからずいます。なので「Re:」はつけたまま返信しましょう。  

たいてい言葉が原因で対人関係が悪化します。なので円滑な人間関係を築くためにも気持ちのいい言葉遣いを心がけましょう。気持ちのいい言葉遣いとは、他人に対する愛情をもつということにほかなりません。愛情を持って質問メールを作ってみてください。