ビジネスメールの返信のマナーとは？書き方と例文付きで徹底解説

メールがきたら必ず返信しましょう。

メールを返信しなければ、メールを送ってくれた相手が、「メールがしっかりと届いているかな？」、「内容を確認してくれたかな？」と不安になるでしょう。中には、メールが届いていないと思い、再度メールを送ってくれる人や、返信が遅いと催促のメールを送ってくる人もいます。

返信が遅れたりすることで、取引先やお付き合いがある人に余計な心配がかかります。そのため、メールが届いたら早めに返信しましょう。

また、返信が不要と思われるメールであっても、はじめは自分の独断で判断せず、相手のことを考えて行動するようにしましょう。

時には、返信不要ですと記載されたメールをいただくこともあると思います。

返信不要と書いてあるのだから、「返信しなくてもいいよね」、「返信したら失礼だよね」と思うかもしれません。

一つここで知っておきたいのは、「返信不要≠返信したらいけない」ではありません。相手の中には、返信が欲しいけど忙しいだろうから、返信不要と書いておこうや、メールのテンプレートに返信不要とあるから書いておこうという人もいます。

ここまで読んで、結局どうすればいいの！？となったと思いますが、不安な場合は返信しましょう。

返信が必要だと思い返信することは、基本的にはマナー違反にはなりません。

メールは確認したら、すぐに返信するのがマナーです。

メールを送る時間帯や曜日によっては、メールの返信するタイミングを変えなくてはなりませんが、基本的には24時間以内にメールを返信しましょう。

メールの内容によっては、すぐに返信できない場合もあると思いますので、その場合は、返信が遅れた理由やいつまでに返信しますという日時などを明記することが大切です。

返信のメールに対してお礼のメールを送りましょう。

お礼のメールは、遅れたりせず、早めに返信しましょう。

相手が他の業務がある忙しい中、自分のメールに対して時間を作って返信してくれていることを理解し、きちんと感謝の気持ちを込めたお礼のメールを書くことが大切です。

お礼の内容は、「ありがとうございました」だけでなく具体的に行ってくれた業務に対してお礼を述べたり、そのおかげで成功できたことを述べることがよいとされています。

基本的なメールのやり取りは、自分で始まれば自分で終わり、相手で始まれば相手のメールで終わるというのが基本です。しかし、必ずしもこの基本に囚われる必要はなく、返信する必要性がある場合は返信しても問題ありません。

ただし、簡潔にわかりやすく、できる限り少ない回数でメールのやり取りを終えれるように考慮しながらメールを送っていく必要はあります。

上記では、メールの基本的なマナーを紹介してきましたが、これから実際にどのようにメール返信を行えばいいのかを具体的に紹介していきます。

メール返信を行うときは、件名をそのままにして返信しましょう。

件名を変えずに、「Re:」がついていることで、新規のメールではなく返信のメールだと判断してもらえます。

仮に件名に「Re:」がついていなかった場合、返信のメールに気づかなかったり、対応が遅れたりすることがあります。

メールの件名を変えなくては、マナー違反だと言われる方もおられますが、メールの件名を変えることで多くの時間を費やす可能性の方が高いので、メールの件名を変えずに返信するのが賢明かと思われます。

返信の回数が多くなってくると件名の「Re:」の個数が徐々に多くなってきます。

そうなった場合、「Re:」を減らしたり、「Re(数字):」とすると見やすくなります。

ビジネスメールの引用をする際は、「>」もしくは「>>」を使いましょう。

メールソフトで返信する際、自動的に入力されるように設定されている場合もありますが、入力されない場合は設定するか、もしくは直接入力しましょう。

「>」を打ち込む場所ですが、引用したい文章の先頭に持ってきます。

メールの引用には、全文引用する方法と部分的に引用する方法があります。

全文引用は、過去のやりとりなどがわかるので、情報の整理がしやすいです。しかし、全文引用はメールの文面が長くなってしまい、読みづらくなる可能性がありますので、その点意識して全文引用を行いましょう。全文引用が不要な場合、次に紹介する部分的引用を使いましょう。

部分的に引用する方法ですが、不要な箇所を取り除き、必要な箇所のみを引用し相手にわかりやすくします。必要な箇所のみ引用を行いますので、メール自体が読みやすく相手に与える負担が少なくなります。ただ、引用の仕方を間違えば相手に誤解を与えてしまう可能性がありますので注意しましょう。

引用を行う際、どちらが一般的かというと部分的引用を行うことが一般的とされています。

CCで送られてきたメールは、何でもかんでも返信しないことです。

CCは複写された文章のことを指し、情報共有することを目的として用いられます。

メールの返信の必要/不要、返信相手は、そのメールの内容を読んでどのようなメールを送るのかで判断しなくてはなりませんが、その状況によって適切な判断をしてメールの返信を行いましょう。

これから、ビジネスメールの各シチュエーションに応じたメール返信の例文を紹介していきます。

日程調整メールへの返信の例文を紹介します。

各会議やプロジェクトは、日程調整を行って、その日程に向けて準備を行います。

そのため日程調整のメールの返信は遅れたりしないように注意しましょう。

日程調整メールへの返信は、部分的引用を行うことでわかりやすくなります。

次に、お礼メールへの返信の例文を紹介します。

仕事でお世話になった人や商品を購入してくれた人から、お礼のメールが送られてくることがあります。

お礼メールを送ってくれた人には、間違っても遅れたりせず返信しましょう。

お礼メールを送った後、時間が経ってから返信が来ても印象が薄れてしまいますよね。

鉄は熱いうちに打ちましょう。

相手がお礼メールを送ってくれたことに対しての感謝、その感謝のメールを送ってくれた誠意に対してこちらもしっかりと誠意を見せましょう。

退職メールは遅れたりせず当日中に返信しましょう。

退職者が、退職の最終出勤日にメールを送っている可能性があります。

そのため、時期を逃すとせっかく返信してもメールを読んでもらえない可能性があります。

ただ、全ての退職メールに返信する必要はありません。

社内、社外から部署全体に送られているメールに対しては、返信の必要はありません。

しかし、退職メールが個人宛の場合は必ず返信しましょう。

また、一斉メールの例外で、個人的に親しい人、お世話になっていた人、今後も取引が続きそうな人には返信しましょう。

催促メールへの返信は、お詫びとともにすぐに対応しましょう。

催促のメールが届く理由は、催促してきた相手が早く返信を望んでいるからです。

しかし、催促のメールがきたからといって、焦って間違った返信を行わないようにしましょう。

メールの内容から、催促している理由や期限等を確認し、適切な対応を行うこと。自分に期日に遅れた等の不備があった場合は、きちんと謝罪し、その改善方法を提案し対応しましょう。

また、催促のメールは、相手もこちらのことを気遣ってメールを送ってくれることが多いため、催促のメールだと判断できないことがあります。

そのため、安易にメールを確認せず、送信者の意図を汲み取るようにメールをの内容を確認しましょう。

相手に質問するメールを送信し、回答してもらう返信がありますよね。

回答をもらったら、そこで終わるのではなく、回答してくれたことに対しての感謝を伝えましょう。

その感謝の内容を具体的に、また、相手のことを考慮して文を作成することで相手に誠意が伝わります。

ここまでビジネスメールの基本的なマナーや具体的な書き方について紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

ビジネスメールに限りませんが、常に相手のことを考えながら、対応することが大切ですね。

はじめの頃は、マナーや基本を守りながら書くことが窮屈で書きづらく感じると思いますが、書いていくうちに徐々にスムーズに書けるようになります。

今回紹介したメールの例文等を参考にして、ビジネスメールをマスターしていきましょう。