Zoomを使ってweb会議！導入方法や使い方を徹底解説

web会議ツールのZoomですが、Zoomは、パソコンやスマホを使って、会議やミーティングをオンラインで開催するためのアプリです。オンラインミーティング、web会議と呼び方は様々ですが、リモートで画面越しに会話をするコミュニケーション手段はビジネスシーンに定着してきています。

会議室と会議室の接続、デスクからの接続、自宅からの接続と、シーンが増えるにつれ、様々なweb会議ツールが利用されるようになりました。しかも、どれを使えば良いかわからないという声もあります。

web会議を早い段階から導入してきたビジネスマンにとって、Skypeはとても馴染みの深く、代表的なサービスといえます。Skypeはワン・オン・ワンのビデオ通話が前提にされていますが、Zoomはweb会議を前提にして開発されたものなのです。

Web会議ツールでミーティングを行うときに、アカウント登録なしで、ワンクリックで接続できることは、重要な要素になります。例えば、Skypeでミーティングを行うときには、相手のIDを知るところからはじまります。相手にIDがなかったり、PCが苦手な場合などは、ミーティングをはじまるまでに相当な時間がかかってしまいます。しかし、Zoomの場合は、相手にメールなどでURLを送り、会議室に招待するだけではじめることができます。相手がURLをクリックすると、全自動でアプリがインストールされてルームにつながるので、面倒な設定が必要ありません。つまり、ワンクリックで会議室につながることができるのです。

また、インターフェースも単純に作られているので、はじめてでも直感的に操作することができます。

簡単につながるということは、セキュリティについても触れなくてはなりません。ミーティングIDだけで参加できたZoomは、セキュリティに問題がありました。招待されていないユーザーが勝手に参加して、ポルノ画像を共有したり、人種差別的な発言をすることがありました。現在はパスワードなど対応もされています。

オンラインイベントなどを実施するときに、欠席者のためにセッションを録画する場合があります。Zoomが登場するまでは、セッションの録画は別のソフトを用いる必要がありました。設定ミスで音声が入っていなかったり、途中でソフトが固まってしまったり、録画のトラブルもよくあるものです。しかし、Zoomではワンクリックで録画できるようになりました。これはたいへん画期的なことであり、Zoomによってはじめて可能になったものです。

画面を共有する機能です。Skypeではスマホやタブレット端末のモバイルからの画面共有はできませんが、Zoomはパソコンやモバイルのいずれの機器からも画面共有をすることができます。それから、ホワイトボード機能というのもあります。全員が同じホワイトボードを眺めながら会議をすることができますし、グループワークのようにホワイトボードを共有して、書き込むこともできます。

Zoomにはブレークアウトルームという、web会議室上に小会議室を作る機能があります。大人数での会議の中で、少人数のグループを作ってグループワークをしたいときなどに活用できます。少人数のグループなので、発言もしやすい環境が作れますので、主催者の一方的な会議ではなく、参加者の自発的な発言が期待できます。

Zoomでは、100人まで同時に接続することができます。アップグレードすることによって、最大1000名まで接続可能です。通信量を抑えて高品質の画質と音声を実現することで、モバイルでの利用も可能ですし、大人数のアクセスも可能となりました。画質は、相手の表情を読み取るためにとても重要な要素です。また、音声の遅れがとても小さく、ストレスなく会話することができます。

Zoomのはじめ方はとても簡単です。招待された会議室のURLをクリックするだけです。操作もインターフェイスがとても見やすく、使いやすくできています。ここでは、パソコンとモバイルの導入と設定について説明します。

パソコンでZoomを導入するには、カメラ、マイク、スピーカーが必要です。一般的なパソコンであれば、それらは内臓されているものですが、確認しておきましょう。環境が揃ったら、公式サイトから起動します。

「ミーティングに参加する」をクリックします。

会議室に割り当てられたミーティングIDを入力して、「参加」をクリックすると、会議室に入室できます。パスワードが求められる場合もありますので、パスワードを入力してください。

自分がホストとしてミーティングを開催する場合は、「ミーティングを開催する」をクリックします。オンラインミーティングでは、ビデオのオン、オフ、画面共有のみの設定ができます。ミーティングID、パスワードを相手に連絡して、招待します。

モバイルでZoomを導入する場合は、アプリが必要になります。

アプリをダウンロードしたら、アカウントを作成します。あとはパソコンと同じに操作します。

参加するには、「参加」をクリックします。

会議室に割り当てられたミーティングIDを入力して、会議に参加します。

ミーティングを開催する場合は、「新規ミーティング」をクリックします。

「ミーティングの開始」をクリックすると、会議がはじまりますので、ミーティングID、パスワードを相手に連絡して、招待します。

Zoomの最大の魅力は無料という点です。しかし、有料のサービスになるともっと専門的なオプションが追加できるようになります。

web会議ツールとして、Zoomはとても優秀なツールです。アクセスのしやすさ、操作性、コストのどれをとっても他のアプリケーションにはない魅力があります。そういう手軽さから、セキュリティについても問題がありましたが、現在は改善されてきています。

Zoomの一番の魅力である手軽さは、ビジネスだけでなく、教育やレクリエーションの場でも注目されているところです。