タブレットの活用でペーパーレス化を促進！メリット・デメリットをあわせて解説

そもそも、最近話題となっているペーパーレス化というワードを皆さんはご存知でしょうか。簡単に説明すると、普段紙を媒体として使用していた書類をPDFなど電子ファイルとして活用または保管することをいいます。

このペーパーレス化を実現させる方法は様々で企業や工場によってその方法は異なります。今回はそんな中でもタブレットを使用したペーパーレス化に焦点をあて、タブレットを使ってペーパーレス化を実現させるメリットやデメリットについて詳しくご紹介していきます。

結論から言うと、タブレットでももちろんペーパーレス化は実現可能です。端末内でPDFとしてフォルダを保存することもできますし、タブレットでダウンロードできるアプリなどを使用して、電子化した資料を保存するのも一つの手です。

先ほども述べたように、ペーパーレス化を実現させる方法はこれだけではありませんが、そんな中でもタブレットは現代に浸透しており、使いやすくかつより広い範囲のフォルダを簡単に保存できます。

それでは早速、タブレットを活用してペーパーレス化を実現させるメリットについて確認していきましょう。これからタブレットを使用して資料等を管理したいと考えている方は特に、メリットについてもしっかりと把握しておいてください。

まず第一に考えられるメリットが、紙を印刷する際の印刷代や不要となった書類を破棄するシュレッダー代の削減です。紙の資料を複数必要となる場合、その分印刷代がかかってしまいますし、お金だけでなく時間もの余計にかかってしまいます。

しかし、タブレットやアプリを使用することによって、印刷機を使用することなく容易に複製が可能となるのでわざわざ印刷する必要もなくなりますし、必要ではなくなった不要な資料はタブレット内で簡単に削除できるので、かなりコストを削減することが可能となります。

さらに、タブレットを使用してPDF形式などでファイルを管理することで、後々特定のファイルが必要となった時検索をかけることで、簡単に特定の資料を見つけることができます。

残念ながら、紙を媒体とする書類の場合、検索機能を搭載したシステム等を導入しない限り検索しても特定の資料は見つかりませんし、自力でその資料を見つけ出さなければなりません。

また、システムを導入するとなると、タブレットで管理するよりも余計にコストがかかってしまうので、特定の資料をすぐ探し出したいというケースが多々ある場合はタブレットやアプリでの管理をおすすめします。

紙媒体で資料を管理する際、おそらく重要な書類はパスワードロックのかけられる室内等に厳重に保管すると思いますが、それでも情報漏れが心配だという方もいるでしょう。

タブレットやアプリで資料を管理すれば、外部に流さない限りは情報が漏れるということはあり得ませんし、アプリ内でもパスワードでのロックをかけることのできる資料管理アプリもあるので、二重に資料を保護することができます。

もちろん、それでも漏れるリスクは0ではありませんが、紙媒体のものを社内に置くよりかは断然リスクは抑えられます。

さらに、タブレットの場合ご自宅にいようが外出先にいようがいつでもタブレットで資料を確認することもメリットとして挙げられます。

紙を媒体とする書類の場合、その資料を確認できるのはその資料を保管している場所に限られてしまいますし、外出先で今すぐ確認したいとなったとしても、わざわざ保管先まで資料を取りに行かなければならないので、かなりのタイムロスとなってしまいます。

手軽にどこでも資料を確認でき、保管場所にも困らないようにしたいという方は是非、タブレットを使用してペーパーレスを実現させてみてください。

タブレットを使用してペーパーレス化を実現させるメリットについてここまで触れてきましたが、もちろんタブレットを活用することで考えられるデメリットというのもあります。ここからは、タブレットでペーパーレスを実現させることで起こりうるデメリットについて解説していきます。

さて、タブレットを活用してペーパーレスを実現させることで考えられる第一のデメリットは、同時に複数の書類を閲覧することが難しいという点です。紙の書類であれば、テーブルに広げれば瞬時に複数の資料が確認できますが、タブレットの場合一画面に複数枚の資料を映すことはかなり困難となってしまいます。

ですので、一度に複数の資料を確認しなければならない場合、あまりタブレットで資料を保管することはおすすめできません。

紙の資料の場合、メモが必要な際にはペンなどで簡単に書き込みができますが、PDF形式などデータ化した資料の場合直接メモに書き込みを入れる場合アプリやその他ツールを介して行う必要があり、少々手間がかかってしまいます。

メモの書き込みは工場や一般企業などあらゆるシーンで必要なものですが、それがすぐに行うことができないのはかなりの難点ではないでしょうか。あまりメモを書き込まない資料であれば、タブレットで管理することをおすすめしますが、メモを書き込むシーンが多々ある場合にはおすすめできません。

紙の書類の場合、破れてしまったりそもそも紙自体をなくしてしまうこともありますが、タブレットでもデータそのものがなんらかの原因で破損してしまい、データが紛失してしまうリスクがあります。

さらに、誤操作で誤って削除してしまうこともあり得るので、必ずしも保存したファイルが永久的に保存され、絶対に削除されないというわけではないので、誤操作などに特に注意して活用するようにしましょう。

また、アプリの中には特定のファイルをお気に入り登録することで、誤操作によるファイルの削除を防止することもできるので、そういった工夫をこらすのも必要となります。

今回は、最近多くの企業や工場で活用しているタブレットによるペーパーレス化について解説しました。タブレットで資料をPDF形式など電子ファイル化することで、印刷代などのコスト削減や資料の検索などが容易となります。

ただ、紙を媒体としないためメモの書き込みを直接することができず、複数の資料を同時に閲覧するのが困難というデメリットが挙げられます。そのほかにも、データの破損による資料の紛失リスクも可能性としてはあり得るので、今回ご紹介したメリットをタブレットを活用して最大限に活かしたいという方にはこのペーパーレスの方法がおすすめです。

ただ、同時に資料を閲覧したり、メモを書き込む必要のある業務を行う場合は、タブレットでのペーパーレスはおすすめできないので、そのほかのペーパーレス化を実現させる方法を活用することを強くおすすめします。