Googleの表計算ソフト【スプレッドシート】とは？使い方を徹底解説

スプレッドシートとは、オンラインで使用する表計算ソフトのこと。Google社が無料で提供しています。「表計算ソフト」と文字にすると難しく感じますが、数値のを集計やデータを分析するツールのことです。従来非常によく使用されてきた「Excel」も表計算ソフトです。

Googleアカウントを持っていることが、スプレッドシートの利用に必要なたった1つの条件です。アカウントは無料で取得できます。

ソフトを使用するときに、インターネットを経由するかどうかが一番の違いです。Excelはオフラインで使用し、スプレッドシートはオンラインで使用します。

Excelとスプレッドシートには互換性があります。Excelからスプレッドシートへアップロードすることもできますし、スプレッドシートからExcelへダウンロードすることもできます。

ほとんどのデータは移行可能なので、安心してくださいね。ただし、一部だけ互換不可能な関数があります。マイナーな関数を使用している人は、データを移行できるのか事前に確認しましょう。「スプレッドシート　関数一覧」「エクセル　関数一覧」と検索すれば確認できます。

スプレッドシートは、データを簡単に共有できます。シート右上の「非公開」あるいは「共有」と表示されているボタンをクリックしましょう。共有したい人のアドレスを入力するだけで共有の手続きが完了です。

スプレッドシートを共有後は、メンバーの権限を設定可能です。以下の4つの権限があるので、メンバーごとに適切な権限を設定しましょう。

スプレッドシートを共有後は、複数人で同時に編集することができます。すでに作業している人のログアウトを待たずに使用できるので、仕事のタイムラグが生じません。

言うまでもなく、自動保存は非常に便利な機能です！従来のパソコン作業は、保存前にトラブルが起きると、作成したデータが無くなってしまいましたよね。スプレッドシートは随時自動的にデータが保存されるので、データの紛失は最小限に抑えられます。

過去のシート内容を復元できる機能も非常に便利です！「間違えて重要なデータを消してしまった！」なんてことが起こっても、復元できるので安心してください。復元方法は以下の通りです。

スプレッドシートで新規書類を作成する流れをご紹介します。

まずは、検索エンジンの画面右側にある「Googleアプリ」をクリックします。

クリックしてスクロールすると、「スプレッドシート」があります。こちらをクリックしましょう。

画面上部に「新しいスプレッドシートを作成」の文字が表示されました。便利なテンプレートがいくつか用意されていますが、今回は一番左の「空白」をクリックしましょう。

まっさらな状態です。これで新規書類はほぼ完成しました！スプレッドシートにはURLが与えられた状態になっています。

URLがあっても、題名がないと心許ないですよね。さっそく題名をつけましょう。画面右側の「メニューを表示」をクリックしてください。

新規書類なので、暫定で「無題のスプレッドシート」と名づけられています。左上部をクリックして、シートの名前を変更しましょう。

なお、右上部の「共有」ボタンをクリックすると、シートの共有やメンバーの権限を設定機能が利用できます。

スプレッドシートは無料で使用できるのに、非常に便利な機能が備わっている表計算ソフトでしたね。個人で利用するのももちろん有用ですが、複数人で使用することに長けたビジネスツールです。

Googleアカウントは5分程度で取得できます。持っていない人はさっそくアカウントを作成して、スプレッドシートを利用してみてください！