エクセル初心者必見！表計算の方法を徹底解説

エクセルとは、 Microsoft 社が開発した、表計算ソフトです。microsoft officeというソフトの中のひとつで、 計算に特化しているため、ビジネスソフトとして広く利用されています。掛け算・引き算などの簡単な計算から、関数を使用した複雑な計算が可能です。

また、コピーしなくても計算結果を、ほかの場所に同期させることができたり、表に入力したデータや、計算結果を利用して、様々な資料に変換できることも、大きな特徴です。エクセルを使いこなせれば、仕事の効率が格段に上がることは、間違いありません。

エクセルは縦の「行」と横の「列」からできている表で、ひとつひとつのマスを「セル」と呼びます。エクセルはこのセルに数字や文字、計算式を入れて表計算ができます。計算ができなければただの「表」ですが、そこに計算式が入力できる、表計算ソフトなのです。

エクセルは掛け算や引き算のような、簡単な四則計算から、関数を使う高度な計算まで、さまざまな表計算をおこなうことができます。その他にも文書・グラフ：図形の作成やデータ分析、プログラミングやデータベースも作ることもできます。基本とされるエクセルの機能をご案内していきます。

掛け算や引き算などの四則は、最初に「＝」を入れ、「+」「-」「*」「/」の四則記号を使って簡単に計算できます。また関数を使えば、平均値やパーセンテージの計算、必要なデータだけを抽出しての計算や、違うシートへ同期させて、計算結果をコピーさせることもできます。

数式の作り方はいたってシンプルです。足し算は「＝A+B]、引き算は「＝A同じように掛け算は「＊」を使い、割り算は「/」を使います。長い数式の作り方も同じです。「＝A＊（B+C)」や＝「A-B+D/E」などとなります。

表計算はエクセルの中でも、最も使われる機能だと言えます。表の作成においては、セルの結合や書式の設定などで、表のスタイルを設定もできますし、計算だけでなく、データの並び替えや、形式を指定してのコピーなどの、多彩な機能も持っています。

グラフ作成は、表に入力したデータを同期させ、グラフに変換したものです。グラフの基本は、円グラフと縦線のグラフで、それを応用していろいろな種類のグラフを作成するこちができます。グラフにはテンプレートも多数取り揃えてあるので、種類の変更や、複合したグラフの作成もできます。

会議の資料作成や、プレゼンテーションなどには、わかりやすいグラフを利用することが効果的ですが、エクセルを使えば、膨大なデータであっても、簡単な作り方で、グラフを作成することができるのは、ビジネスシーンにおいて、とても有効だといえます。

エクセルは、オートシェイプという機能を使って、丸や三角、矢印などの図形を作成できます。オートシェイプを使えば、手書きでは曲がってしまう線も、まっすぐ引くことができるので、線や図形を組み合わせて、地図などを作成したりしたり、資料などを作成するときに使ったりします。

さまざまなデータから、何か傾向を見つける統計は、顧客のニーズをつかむなど、ビジネスでよく使われます。専門的な分析のためのツールはありますが、簡単な分析であれば、エクセルの「分析ツール」と「関数」を使って行うことができます。

エクセルの関数は、なんと400種類以上あります。しかし、仕事などでよく使われている関数は、意外に限られています。それでは、一般的によく使われていて、しかも知っていると、作業の効率がぐっとUPする、便利な関数をご紹介したいと思います。

SUM・SUMIF関数は、合計を求める関数です。SUM関数は指定した行や列の合計を計算してくれます。またSUMIF関数は指定した、検索条件の値だけの合計を計算してくれます。エクセルを使い始めると最初に使う関数、と言って間違いないでしょう。

SUM関数は、本当に頻繁に利用されるため、エクセルには「オートSUM」という機能が付いていて、画面の右上にある「Σ（シグマ）」を押して、計算範囲を指定すれば、簡単にSUM関数が使えます。とても便利な機能ですね。

AVERAGE関数は、平均値を計算してくれる関数です。計算では一度合計をだして、それを足したデータの個数で割るという、面倒な計算をしなければなりませんが、ABERAGE関数ならば、計算範囲を指定するだけで、簡単に計算をしてくれます。

さきほど平均値を計算する、AVARAGE関数をご紹介しましたが、その結果が小数点以下の値になったときなどで、結果の表示を繰り上げたり、繰り下げたり、四捨五入したりが簡単にできる関数です。どの桁で繰り上げなどを行うのかも、指定することができます。

COUNT関数は、指定した範囲のセルにある、データの数を数える関数です。またCOUNTIF関数は、検索条件と一致するデータの数の数を数えてくれます。集計したデータの「YES」｛NO｝の数を数えたり、年齢が70歳以上の人の数を数えたりするときに、便利に使えます。

VLOOKUP関数は、指定した範囲の先頭の列を、縦に検索して条件に一致したデータを取り出してくれる関数です。指定したセルに、他の表のデータを同期して検索結果を反映できるので、住所や在庫管理、請求書の作成など、幅広く利用できます。

INDIRECT関数は、参照するセルを文字列で指定する関数です。指定した文字を、「セルの名前」として参照してくれるので、他の関数と組み合わせて、使うことが多い関数です。他のシートからも参照して、同期させることもできますので、覚えておくと、とても便利に使えます。

最初にご紹介した、SUM関数は指定範囲の足し算ができます。同じように掛け算ができるのが、 PRODUCT 関数です。指定した範囲のすべての数を掛けて、籍を求めることができます。SUM関数はよく知られていますが、 PRODUCT 関数もつかえれば、計算の速度がぐんと上がります。

エクセルでの計算式の作り方や、よく利用される便利な関数について、ご説明してきました。表計算以外にも、使い方は多数あり、奥の深いソフトです。裏返して言えば、エクセルが使いこなせるようになれば、効率よく楽しんで仕事ができるようになる、ということでもあります。

上記にご紹介した関数以外にも、「こんなことまでできるんだ！！」と目からウロコの関数もあり、ご紹介しきれないのが残念です。これを機会に、皆さんがエクセルに興味を持たれて、楽しくエクセルを使っていただければ幸いです。