これで完璧！プレゼン資料の構成と構成を考えるポイントを徹底解説

プレゼンテーションのそもそもの目的と役割は自分の考えを相手に「伝える」ということです。そのためには自分は「何」を「誰」に「何のために」伝えたいのかを明らかにしておくことが重要になります。

「何のために」というのは自分の考えを相手に伝えた後で相手に求める行動になります。

ビジネスの現場で恐らく一番立ち会うことが多いであろうプレゼンの目的がこの「報告する」というものです。

自社の進行中のプロジェクトの進捗状況を上司や場合によっては役員に報告する。経営者が自社の活動を株主に報告する。日常的なところでは営業活動報告、会社によっては定期的に社内で活動報告会を開催しているところもあるでしょう。これらの目的は学問的には「管理会計」や「経営管理」と言われる分野で、経営者層が経営の判断材料になるサンプル情報を社員に求めるのが目的です。

ここで相手に求めるアクションは自分のプレゼンを承認させることです。

プレゼンター自身が実行したいプランがあってそれを実行するためにキーパーソンにプレゼンするのがこれに当たります。

起業家が投資家にするもの、企画部の人間が会社の上層部にするもの、企業のCEOが新製品の新商品を社外に発布王する場合などがこれに該当します。

いずれのケースでも、企画を承認してもらう、投資をしてもらう、新商品を顧客に買ってもらう。　相手に求める行動が非常に明確です。

プレゼンの際には自分が一所懸命作ってきた資料をアピールしがちですが、ここは資料ではなく話しているプレゼンターが主役であることを憶えておきましょう。では資料は何のためにあるかというと、自分が話すための「きっかけづくり」くらいにむしろ楽に構えた方がいいプレゼンが出来ます。

プレゼンテーションというと事前に資料を準備してそれをスクリーンに映してその前でしゃべること、という風にとらえている人が多いですが必ずしもその限りではありません。

エレベータープレゼンテーションといってエレベーターに乗っている僅か２０秒程度の時間で要件をまとめて、それを社長に話して承認を得るというものもあります。これも立派なプレゼンテーションです。

つまりビジネスパーソンたるもの「要するに自分は何が言いたいのか」「どうすれば伝わるか」「伝えた後相手に何をしてほしいのかを」考えることはビジネスマンにとって非常に大切なことです。

余程の事がない限り、プレゼン資料作成にあたって最初からPCに向かうのがNGです。なぜなら明確な構成がないまま作成を始めてもただ無駄に時間を浪費するだけです。筆者もかつてそうでした。

ではどうすれがいいかというと、紙にスライドにみたてて四角をいくつか書いてそこに必要な情報をメモします。これがプレゼン資料のになります。

一度下書きしたプレゼン資料の構成を眺めてみれば自分は何を言いたいのかが客観的にわかります。

とにかく一度紙に構成を書いてみるのは超おすすめです。

起承転結というのは４コマ漫画を連想するとわかりやすいかと思われます。物語を書くときに使われるフレームワークですがビジネスでも非常に重要な要素になります。

起：起承転結の”起”、文字通り物語が始まるフェーズです。ここでは自己紹介、これから話す概要、目次などを聴衆に伝えるの良いでしょう。

承：プレゼンの中身になります、起承転結の中で一番情報量が多いと思われます。

転：物語ではこのフェーズでは意外な展開を迎えます。解決したい問題点をオーバーに言って「どうやってそれを解決するの？」と聴衆に思わせるとさらに良いでしょう。

結：結論まとめのフェーズです。要するに自分は何が言いたかったのか、始まりと同様自分が発表したプレゼンテーションをおさらいするのがいいでしょう。

まず基本中の基本として、プレゼンに使うスライド一枚の中で”タイトル”、”中身”、”結論”がきちんと筋が通っていることが重要です。

特に話の中身と結論がイコールの関係になるように考えるのがコツです。

まず初めに目次を聴衆に見せてこれから話す事を述べます。そして話の要所で再度目次を見せ、「今何の話をして、現時点はどこか」ということを聴衆に常に明らかにしておくことは非常に親切なサンプルの一つです。

例えば見知らぬ土地に地図なしで行くのは少々怖いものがありますから、「今ここだよ」と伝えてあげると聴衆は安心して聞いてくれます。

一度作ったプレゼン資料は使ったら削除するべきでしょうか？

いえいえ、USB等に保存して自分だけのポートフォリオを蓄えておきましょう。全く同じプレゼンというのは少ないかも知れませんが、同じようなプレゼンテーションをする機会はまた訪れるでしょう。その時には保管してある資料を参考に、これまでよりも短い時間で資料が作成できます。たくさんサンプルを持っておくとコツがわかってきます。

沢山資料を作れば、「この資料はうまくいった、あの資料はだめだった」というようなコツがつかめてくると思います。また、先輩や同僚のフレームを参考にしながら作業を進めるのもアリでしょう。

資料を追いかけるだけのプレゼン、ただスライドに書かれている文字を追いかけていくだけで非常につまらないです。聴衆は眠たくなります。このようなプレゼンテーションを拝聴したことは誰しも一度はあるのではないのではないでしょうか。

その理由としては

・スライドの情報量が多すぎる

・全体的に話が長い

とにかく「要は何が言いたいのか」が明確ではないプレゼンです。　

これはプレゼンというよりも資料作成のフェーズでのお話ですが、何も考えず、PCの前に座りパワポをいじくりまわしていると、とりあえず仕事をした気になるのですが何のバリューも生み出していません。非常に良くないです。

経営とかビジネスというのは実は結構言ってみれば簡単なことだったりします。自分は「何を伝えたいのか」、「伝えた相手に何をしてほしいのか」を明らかにする必要があります。

それを分かりやすく上司や融資を受ける相手に伝え、是非とも実行を勝ち取り自分の夢をかなえるための一つのツールとして使えるでしょう。