社内SNSとは？失敗しないための方法やメリットまとめ

FacebookやTwitter、Instagramなどの不特定多数に向けて投稿したり、知り合いと雑談するような一般的なSNSとは違い、社内SNSはビジネス利用、社内コミュニケーション用のSNSになります。

メールと比較しても気軽にメッセージを送ることができるので、情報のやり取りが効率的に行え、中小企業でも社内SNSを導入する事例が増えると予測されます。

まず、社内SNSを導入するとどういったメリットが生まれるのでしょうか？

従業員同士のコミュニケーションを行う際、従来は同じ部署内ですることが多かったと思いますが、社内SNSならコミュニケーションがオープンになります。

端末も業務用パソコン以外にも自分のスマホやタブレットからも利用することができるので、24時間、どこからでもコミュニケーションをとることが可能です。

メールで情報や仕事で使う資料を共有することもできますが、相手のメールアドレスを入力したりしなければならないので手間がかかります。

しかし、社内SNSなら社内もしくは特定のグループのメンバー全員に一斉送信ができるようになるので、手間を減らした情報のやり取りが可能です。

もちろん、メールと同じように特定の人だけにも送れる社内SNSが大半なので、メールと比較して情報共有の効率化が実現します。

アメリカのとある調査によると、社内SNSを導入した企業のうち、「成功した」と回答したのは10％だったそうです。

せっかく導入しても失敗する可能性が高いのであれば、コストがもったいないですし、情報漏えいのリスクも高まります。

社内SNSを導入したものの、失敗したという理由の多くが「社内SNS導入の目的が曖昧だったから」。

ただ「コミュニケーションを活発化・効率化させたい」という考えで導入したものの、実際の運用は従業員任せ・・なんてこともあったそうです。

何事もそうですが、導入目的くらいはハッキリさせておかないと失敗する可能性が高いので要注意。

導入目的は企業によってさまざまですが、参考までに社内SNSを導入した企業の主要な目的をいくつか紹介させてもらいます。

もしも目的がハッキリさせることができない、コストに見合うだけの効果が見込めないと考えられるのであれば、導入を取りやめることも大切です。

社内SNSを導入する目的の多くが「社内コミュニケーションを活発化させたい」というもの。

社内SNSならグループメンバー全員の投稿を確認できるので、気軽にコミュニケーションを行うことができると言われています。

営業や出張などで外出が多い従業員は他の従業員と接点が少なく、コミュニケーションが比較的取りにくい環境だと言えます。

最近では新型コロナウイルスの影響もあり、リモートワーク・在宅ワークが推進されており、元々外出が少なかった従業員もコミュニケーションが取りにくくなってしまいました。

こうしたこともあり、自宅でもセキュリティがしっかりしたコミュニケーション・業務連絡、情報の共有ができる社内SNSが求められています。

従業員一人ひとりの仕事の知識やノウハウは企業にとって資産です。

利益を生み出してもらうために研修を行い、従業員に知識やノウハウを身に着けてもらっても、それを社内に残さないまま退職されてしてしまっては意味がありません。

しかし、社内SNSに知識やノウハウを残すことで、グループメンバー全員がいつでもチェックできるようになります。

もしも知識・ノウハウを残した従業員が退職したとしても投稿自体は残ったままなので、新しく入社した従業員も確認できます。

新しい業務にチャレンジしようとすると、先輩従業員や上司から直接業務の手順を教えてもらうことが多いと思いますが、社内SNSに知識・ノウハウが残っているので、それを参考に業務を進めることができます。

機能の豊富さで選ぶならチャットワークがおすすめ。

チャット機能だけで6種類あり、シンプルなので誰でも使いやすく他のサービスとの連携も簡単です。

おなじみのLINEにカレンダーなどのビジネス機能を追加したビジネス版LINEです。

Kintoneはサイボウズが提供するクラウドサービスで「コミュニケーションツール」だけでなく、「業務システム」としても活用できるシステム。

自社業務に合わせてシステムを組み立て、タスクごとにコミュニケーションを行えるので、目的の情報を探すのも簡単。

社外の人間もゲストとして利用できるので、社内SNSとして有名なサービスです。

社外の人とも気軽に連絡を取りたいならトークノート。

LINEのように既読・未読表示機能やスタンプを送る機能もあるので円滑なコミュニケーションができます。

国産の社内SNS・チャットツールとしてNo1を誇るワウトークは基本的な機能だけでなく、14ヶ国語に対応した翻訳機能を備えているので、グローバル企業におすすめです。

Slackはアメリで開発された社内SNSでパナソニックや丸亀製麺、セブン銀行などの大企業が採用しているサービスです。

無料版では機能は制限されますが、それでもかなり使うことができるので、社内SNSがどういったものか試してみたい方にもおすすめです

シンプルさで選ぶならインサークル。

操作だけでなく、料金体系もシンプルでセキュリティが充実しているのも強みです。

業務システムは設定が面倒なことも多いですが、Linkitは従業員の名前とメールアドレスを登録するだけで使いこなすことができる社内SNSです。

高度な暗号化通信を行いながらもシンプルな設計でコストを抑えています。

業務を効率化させたいならdirect。

端末ごとに専用ソフトが開発されているのでどんな端末でも使いやすく、「日報ボット」と呼ばれるシステムの質問に答えるだけで自動で日報を作成できます。

対話と共有、検索を重視した社内SNSです。

チャットワークのように直感的な操作でありながら、自動で発言者ごとに共有したデータ・ファイルを整理・蓄積していつでもどこでも必要な情報を検索できます。

この記事では社内SNSの基礎知識について解説後、おすすめの社内SNSを10つ紹介させてもらいました。

導入に失敗してしまうこともありますが、情報化社会についていくためにも不可欠なツールと言えます。