業務効率化で生産性向上！すぐに試せるアイディアや事例まとめ

業務効率化で生産性向上させたいと思っていても、従業員が目的や意義を理解を深めないまま実践しても効果は小さいだけでなく、むしろ負担がかかってしまいます。

まずは「なぜ、業務効率化をするのか」について、目的をハッキリさせてほしいと思います。

なぜ業務効率化をしたいのか、どうやって生産性を向上させるのか、理解してもらうことで成果があがりやすくなるので、「効率化」というテーマに目的を設定していきましょう。

業務効率化のメリットを大まかに言うと「コストを抑えることができる」こと。

これだけ聞くと、会社にしかメリットがないように思えますが、実は従業員にも大きなメリットがあるんです。

業務効率化を実践することで、どんなメリットがあるのか紹介していきます。

従業員が業務効率を改善することで、コストが抑えられたとします。

すると、給与が上がりやすくなりますし、福利厚生が改善することも。

職場が人手不足なら、実践するだけである程度改善しますし、従業員を増やすことも考えられます。

企業側だけでなく、従業員にもメリットがありますね。

単純にコストを削減できるだけでなく、従業員のモチベーションUPで全体のレベルが上がったり、離職率を下げることが期待できます。

業務がスムーズに進みますね。

従業員からの理解を得ることも、コストも抑えることができたら、さらなる改善案を実施することもできます。

少ない人手で仕事を回したり、自動化することで、働き方改革に繋がります。

いつも同じような作業を繰り返していませんか？

こういった仕事の多くは、「単純なのに、仕事量が多い・・・」という特徴があります。

そういった仕事を「自動化」でできるようにしてみませんか？

「自動化」とは、ボタン一つで作業が簡単にできるようにすることです。

Officeソフトで言うと、「マクロ」機能があり、設定することで、パソコンが勝手に作業を終わらせてくれるので、一気に生産性向上できます。

使い方は「マクロ機能で作業を自動化する」をご確認ください。

「データベース」とは、今までに社内で使われたデータをにまとめて、整理した情報の塊のことです。

たとえば、顧客情報や商品の在庫情報、過去のトラブルの原因とその対応方法をまとめておくことで、データを探してそのまま取り出したり、加工することで資料を作ることが簡単になったりします。

データベースから取り出した「問い合わせ情報」を整理・加工することで、問い合わせ対応の手間を減らしたり、顧客への対応も統一したりすることができます。

「マニュアル」とは仕事の取り組み方やルールを明文化することです。

これにより、生産性向上を図ることができます。

業務に不慣れな読み手が読みやすく、理解しやすいマニュアルほど、より早く効率化できるので、図や表、イラストなども挿入して理解しやすい文面が望ましいです。

このとき、マニュアルはできるだけ早く準備しておくことをおすすめします。

マニュアルが必要となるタイミングは、従業員が入社したときや新しい機材を導入したとき。

時間をムダにしないためにも、すぐに実践できるようにマニュアルを作っておきたいですね。

「業務を減らす」とは、ムダな仕事をしないこと。

あまり活用しない資料作りや、結論ありきのダラダラした会議は真っ先に廃止しましょう。

空いた時間で必要な仕事をしていれば、生産性向上ができ、残業を減らすこともできます。

ムダな仕事かどうかを判断するためにも、まずは一つ一つの仕事に優先順位をつけましょう。

たとえば、期限が近い仕事とそうでない仕事、もしくは時間がかかる仕事と時間がかからない仕事。

この場合、期限が近い仕事や時間がかかる仕事を優先しましょう。

時間がかかる仕事から取り掛かることで、連絡待ちなどの合間に時間がかからない仕事を片付けることができます。

ただし、簡単な仕事でも、量が多ければ終わらなくなるかもしれませんので、優先順位は臨機応変に変える必要があります。

紹介したアイディアを元に、実践することはとても大切です。

一方で、効率化にとらわれるあまり、逆効果になってしまうことも・・・

パソコンが苦手なのに、ムリにデータベースを組んだり、マクロを設定するのは、時間がかかってしまうかもしれません・・・

どんなことに注意するべきでしょうか？

「千里の道も一歩から」

一度に10のアイディアを100％実践しようとしても、混乱したり、中途半端になってしまうだけ。

1つのアイディアだけを着実に実践できたら、次のアイディアを試してみて、コツコツと改善していきましょう。

大切なのは、働く人達、個人個人の「得手不得手」に合わせた計画を確実に行うこと。

焦らずに、少しずつでいいので、改善していきましょう

仕事をする上で失敗することはしかたがないです。

新しいことに挑戦するなら、なおさらです。

大切なのは、「なぜ失敗したのか」「今後同じ失敗をしないためには、どうしたらいいのか」考えること。

同じミスが何度も起きると、そのたびに仕事が中断されてしまいます。

フィードバックしながら、アイディアを試してみてください。

どんな業務効率化のアイディアを実践するにしても、これだけは必須です。

以上の点を踏まえて、具体的な業務効率化の事例を紹介させてもらいます。

健康食品やサプリメントで好調な株式会社えがおですが、裏では長時間労働や有給が取りにくいといった問題がありました。

主な原因は上司とのコミュニケーション不足です。

業務内容を確認しながら仕事をしたり、業務を洗い出し可視化したことで、残業時間を55％削減、有給休暇の習得率が大幅にUPしました。

大塚製薬の商品管理や配送を担当している大塚倉庫株式会社では、業務効率化の鍵は配送担当のトラックドライバーにあると考えました。

ドライバーの長時間労働が常態化し、一斉に辞められてしまうと配送が滞ってしまうためです。

専用アプリなどの導入により、手続きの電子化を進め、ドライバーのトラック滞在時間を55～70％も削減することができました。

クラウド型のソフトウェアサービスを提供しているサイボウズ株式会社では、従業員のワーク・ライフ・バランスを重視した勤務制度を採用しています。

さまざまなアイディアを取り入れたことで、2005年には25％だった離職率が、4％以下まで低下し、人材採用と教育にかかるコストを抑えている事例になります。

格安SIMで有名なUQコミュニケーションズは2014年に新事業「UQモバイル」を立ち上げました。

社内は忙しくなりましたが忙しい時期だからこそ、仕事内容を見直し生産性向上を目指すことに。

具体的には「業務を洗い出し、基準に満たない業務は廃止」、「朝方勤務の推奨」などのアイディアを実行し、空いた時間を新事業に当てることにしました。

結果、新事業を立ち上げたにもかかわらず、残業時間を平均1時間削減することができました。

業務効率化の効果を確認するには、上司が確認するだけでなく、実践している従業員個人個人からみても、効果が確認できるようにする必要があります。

そのために必要なことが「効果検証」です。

成果をシッカリ確認できたら、モチベーションやレベルの向上につながります。

ポイントは、最終的な目標だけでなく、現時点の自分たちが目標に対してどのくらいの位置にいるのか把握させること。

かけたコストに対して、どのくらいの効果があったのか検証しながら、実践してみてください。

IT技術の発展と普及により、最近ではたくさんの業務効率化のツール・アプリがつかえるようになりました。

これらをうまく使うと、一気に効率的になるので、試してみませんか？

RPAとは、近年注目を集めているロボットによる業務自動化のことです。

定型的な作業の多くを自動で行ってくれます。

とくにおすすめしたいのが、Robo-Pat。

現場向けに特化したRPAソフトで、直感的にわかる操作で、いつものPC処理をそのまま自動化することができます。

1. IT技術に詳しくない担当者でも簡単に導入できます。

ビジネスに特化したクラウドストレージサービスです。

情報漏えいや流出といったリスクが低く、データの共有を手軽にすることができます。

今話題のテレワークを安全に行うために、セキュリティ性をさらに高めたい、という方はセキュアSAMBA Proがおすすめです。

テーマにそって作成したチャンネルごとに、コミュニケーションを取ることができるツールです。

メッセージに基本的な装飾をしたり、資料を添付できるので、コミュニティー別に自由度が高いコミュニケーションがとりたい方におすすめです。

仕事でiPadを活用している方も多いと思います。

手元の資料をPDFファイルにしてMacOSに取り込みたいとき、「連携カメラ」を使うことでiPadでスキャンしたデータをMacOSに簡単に取り込むことができます。  
1）MacOS側のデスクトップ画面を右クリックし、メニュー内の「iPhoneまたはiPadから読み込む」を選択
2）iPad（もしくはiPhone）の項目の「書類をスキャン」をクリック
3）デスクトップ上に「連携カメラ」の待機画面が表示され、同時にiPadのカメラが起動
4）iPadのカメラで書類を読み取り、完了したら画面右下の「保存」をタップ 
5）デスクトップにスキャンしたデータが保存
簡単なので、ぜひお試しください。 

「業務効率化」「生産性向上」といっても、目的を伝えて従業員個人個人に理解してもらわないと、むしろマイナスになります。

コストを下げるだけでなく、労働環境の改善、離職率の低下など目的を理解してもらった上で実践してもらうことで、より効果的です。

生産性向上は自動化やiPadなどのツールを導入することが望ましいですが、得手不得手があるため、従業員個人個人にあっているのか、検証しながら少しずつ試していくのがいいでしょう。