人事システムを導入するメリットとは？おすすめのシステム12選もご紹介

人事の仕事は多岐にわたります。

勤怠管理や採用、社員教育、人事評価、人事配置などなど・・・。

これだけの業務を少ない人員で回すのは大変なので、「人事システム」を導入してみませんか？

人事システムとは、こうした人事の業務をサポートするシステム。

人事の情報を管理したり効率化してくれると評判です。

先ほども伝えたとおり、人事の仕事は多岐にわたります。

各種業務に特化したシステムを使ってみてはどうでしょうか？

機能数が少ないので、機能が多いシステムと比較して使いやすく、価格を抑えることができます。

勤怠管理をはじめとした人事の各種業務の管理を行います。

従業員ごとの業務成績を記録したり査定や人事配置の決定などに活用されます。

求職者や採用スケジュールなどの選考時の情報を管理します。

従業員の出退勤の記録したり休日を管理することで、効率的に給与計算や人事査定につなげることができます。

従業員の個人情報だけでなく、福利厚生関係の手続きを担当します。

各従業員の給与や所得税、年金、社会保険関係、年末調整等の一括管理をすることができます。

デジタルで処理することで、システムの導入前と比較して業務の効率化を実現。

業務量を減らすことで、他の仕事を担当したり労働時間を削減できます。

担当者が個別に評価を下していると担当者の個人的な好みが評価に入り込むことがあります。

しかし、システムを活用することで、好みは反映されず、評価基準が統一され評価が平等になったと評価されています。

人事の業務は法律関係や細かい数字を扱ったりするのでミスは許されませんが、手作業、手入力で業務を処理することでリスクが高まります。

システムを利用することで、そうしたリスクを減らすことができたと評判です。

主な人事システムには「パッケージ型」と「新規構築型」の2タイプがあります。

それぞれにはどういった特徴があるのでしょうか？

その名の通り、パッケージ化された人事システムです。

低コストで短期間のうちに導入できる特徴がありますが、カスタマイズやほかのシステムとの連携が難しく、搭載されている機能しか使うことができないという課題がありました。

しかし、最近ではそうしたパッケージソフトも減ってきています。

パッケージ型と比較して時間とコストがかかりますが、自社に合わせた設計を構築できるのはパッケージ型にはない大きな魅力。

実際に人事システムを運用するにあたっても「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があるので、特徴を比較して解説していきます。

クラウド型ではデータをクラウドで管理します。

セキュリティはサービス提供側に依存するので、セキュリティが社内規定と比較して低かったり、高すぎてコストが増したりする課題があります。

クラウドではなく、自社でサーバを管理、システムを構築します。

コストという課題がありますが、セキュリティなどを自社に合わせて設計できるのが特徴です。

機能が多すぎて操作性が低かったりして、「高いコストをかけたのに、あんまり使わなかった・・・」なんて評判も聞こえてきます。

人事システムは人事部だけでなく、経営陣などの他部署でも利用されることがあるので、誰もが使いやすいシステムを選べるかが課題です。

導入した人事システムの機能を増減させたり、法改正にも対応できるシステムを選ばねばなりません。

人事業務の特徴として、法令や制度の変更が頻繁にあるため、それに対応できるシステムを導入しなければなりません。

採用する人事システムを決定しても、今まで人事で管理していたデータを移したり、カスタマイズやらなんやらで実際の運用まで最短で3ヶ月、普通のものなら半年から1年、大規模なものでは数年かかった・・・なんて評判も聞きます。

このように人事システムを採用しても実際の運用まで期間が長過ぎる課題があるため、中長期的な視点で取り組まねばなりません。

自分たちにとって最適なシステムを選ぶために、導入目的や課題を明確にし、目的や課題を達成できそうなシステムをいくつか候補として選びます。

候補のシステムの無料体験などを通じて、目的を達成できそうか、操作性、機能性、料金やサポート体制などを比較検討します。

実際に運用できるようになるまで、数年かかることもあるので、慎重にシステムを選びます。

導入するシステムを決めたら、あとは自社のデータを入力したり、設定を変更したりして実際に運用して、目的達成や課題解決に向けて準備していきます。

jinjer人事は1ユーザー月額500円から利用することができます。

アイコン化した従業員の顔を見ながら直感的に操作します。

もちろん無料トライアルも実施中。

カオナビはクラウドを利用するので、テレワークでも利用できる人事システムです。

優秀な人材が能力を発揮しやすいような配置転換や目標設定まですべての進捗管理が可視化され、ペーパーレスを実現します。

HRBrainは効果的な人事評価や目標管理を簡単にシンプルに実現できるクラウドサービス。

人事評価管理から人事制度構築までの幅広い人事業務を行うことができ、料金体系もシンプルです。

大企業だけでなく、ベンチャーも導入中。

Uniposは従業員が「感謝の言葉」と「ピアボーナス」を送りあえるサービスで気持ちの良いコミュニケーションができると評判です。

セキュリティ対策も第三者機関による認証を受け、安全な情報管理に努めています。

ジョブスイートキャリアでは、採用の応募から内定までを一貫してクラウドでサポートするシステムです。

紙の書類の紛失や選考漏れがなくなった、情報共有がスムーズ、使いやすい、業務のミスや遅れを防ぐことができると評判です。

初期設定や操作が簡単なので、導入時から簡単に始めることができるのは嬉しいですね。

各種のナビサイトや採用HPに掲載しているコンテンツの更新・編集だけでなく採用活動を数値化して翌年の計画立案に役立ちます。

LINEとの連携もできるので、気軽にコミュニケーションできるのが特徴。

kinconeは交通系ICカードを利用して勤怠管理がされると同時に交通費が自動的に清算されるので、経費精算業務が軽くなります。

googleやOutlookとの連携で利便性が高いシステムが特徴です。

最大で3ヶ月無料でお試しできるので、勤怠管理システムに興味ある方はぜひ。

ジョブカン勤怠管理1つであらゆる勤怠管理に対応できます。

必要な機能だけを自由に組み合わせることができるので、低コストに運用ができ、電話だけでなく、メールやチャットで随時無料のサポートを受けることができます。

こちらもICカードやGPSで手軽に打刻が可能。

クラウド型の人事労務ソフトをお探しなら、SmartHRがおすすめ。

手間な労務手続きや情報管理をペーパーレスで行うことができ、外部サービスとの連携も充実しているので、最適な活用方法が見つかります。

会計ソフトで有名なfreeeでは労務管理や給与計算、勤怠管理ができます。

年末調整や勤怠管理などの労務業務を一元的に管理できると評判です。

HPでは主な機能だけで12機能が紹介されており、他社の勤怠管理ソフトからデータを取り込んだり、Slackから給与明細発行通知も行えます。

こちらも会計ソフトで有名なMFクラウドの姉妹製品。

従業員数に応じて最適なサービスを選ぶことができます。

HPでは導入によって削減できるコストもケース別に紹介されており、連携サービスも豊富です。

 IPKNOWLEDGE 人事給与は給与管理の他に福利厚生など幅広い人事業務をカバーしています。

統合型の内部情報パッケージが特徴なので、ほかの事務システムも追加導入ができ、これから成長していく企業におすすめです。

この記事では人事システムについて解説しました。

人事システムには各業務に特化したものが多く、コストを抑えたり使いやすくなります。

各ソフトはパッケージや新規構築型などがあり、自社にあったシステムを選べるように比較検討します。