定常業務とは？定型業務との違いやプロジェクト化の勧め

定常業務とは何なんでしょう。説明していきます。

定常業務とは、常に同じ内容の普段行う仕事のことです。

同じ製品を生産したり、サービスを繰り返したりする活動のことであり、具体的に例を挙げれば、生産部門ならば同じ製品を作るための材料の仕入れから、製品を作るという、一連の作業です。

その他にも、営業職であれば、営業業務、サービス業であれば、顧客対応などのサービス対応が定常業務になります。

定常業務と定型業務同じような言葉ですが、どのような違いあるのでしょう。

これから、解説してきますね。

定型業務とは、作業内容が決まっている仕事であり、試行錯誤したり、臨機応変に対応することがほとんどない業務です。

データ入力や経費集計、伝票整理や申告書の作成などが挙げられます。

定常業務と似ているようで、少し違うところがあります。

それは、同じ内容の仕事をやるにしても、自分で臨機応変に対応したりしなくてもいい点が違いとしてあるでしょう。

例を挙げれば、商品を仕入れるにしても、ただ単に毎月決まった数を注文すればいいのか、反対に需要や供給を考慮して注文するのか。

営業でも、決まったサービスを提供するのか、その人に適したサービスを提供するのか。そういった違いがあります。

定常業務とプロジェクトよく対比されるけど、その二つの関係性は？

この二つは反対の意味を持っているようで、とても密接な関係性にあります。

解説していきますね。

定常業務とプロジェクトの関係性ですが、この二つは切っても切り離せない関係性にあります。定常業務はプロジェクト業務になりますし、プロジェクト業務が定常業務になることも。

定常業務とプロジェクト業務に視点を合わせた説明をすると

定常業務は、期限がなく、独自性のない継続的に行う仕事になります。

プロジェクト業務は、期限があり、独自性のある仕事。新規事業の立ち上げや新たなサービスの展開、現状の問題を解決するために定常業務とは別に行われる業務です。

このように、定常業務とプロジェクト業務は反対の意味を持っています。

密接な関係にあると言いましたが、それは、

定常業務内の問題を解決するためにプロジェクトを立ち上げ、その業務改善を図れば、プロジェクト業務になります。

反対に、それによって業務が改善され、そのプロジェクトが定常業務内に組みこまれれば定常業務になります。

定常業務とプロジェクトは、仕事上同時に進行していき、互いを行き来する。

このため定常業務とプロジェクトの関係は密接していると言えます。

定常業務とプロジェクトは密接な関係にあると言いましたが、普段行う定常業務を効率化させるためにプロジェクトをどのように運用すれば良いのでしょうか。

運用の効率化を図る方法について解説していきます。

日々行っている業務、定常業務を効率化するには、まず現状がどうなっているのかを判断しなくてはなりません。

現状から現在の業務の問題点を洗い出し、その問題点をいつまでに、どう改善したいかを検討する必要があります。

仮に、書類の郵送で業務改善を例に挙げると

今まで、郵送などで送っていた申込書などの書類をペーパレス化すると、郵送する封筒の作成やポストまで行く手間を省けます。

また、マニュアルなどがある業務は、自分達が行わず、外部の人に仕事をしてもらうこともできます。

ノンコア業務で他の会社に委託しても問題ない作業は、すっぱりとやめて、他の会社に委託する（クラウドワークスやBPO事業の活用）。

そうすることで、今までノンコア業務に当てていた時間をコア業務に当てれるようになります。

こうしたことを会社内部で話し合い、問題点を見つけ、改善していく方法を探していくことが大切です。

改善した業務を定常業務に移行すれば、日々行う定常業務の効率化が図られ、コア業務に割ける時間が増え生産性が向上します。

定常業務は、日々行う仕事であり、会社の利益を上げるためにも必要不可欠なものです。

その業務を効率化するためにも、日頃から業務を改善できないかを考慮し、会社というチームで改善案を出していくことが大切だと考えられます。

そしてその問題点が浮かび上がったとき、その問題点を放置するのではなく、期間を定め改善すること。

会社全体で協力しながら、プロジェクト化し進めていくことが早期解決に繋がり、その結果、会社の業績も伸びると考えられます。

日々行う仕事だからこそ、より効率化が図れないかを考え、効率化していくことが地道ではありますが、会社の利益を上げることになります。

大きな目標を掲げて達成するのもいいですが、その土台となる足場をしっかりと構築することも大切なことを念頭において、日々頑張っていきましょう。