業務代行を利用して効率化！業務代行の種類やおすすめの代行業者をご紹介

ビジネスに関わっている方であれば一度は耳にしたことがあるであろう業務代行ですが、これがどのようなシステムのサービスかが分からないという方もいるでしょう。業務代行とは、いわゆる企業の中で時間やコスト的に行うことのできない業務を代わりに請け負ってくれるサービスのことです。ちなみに、似た用語でアウトソーシングや外部委託という言葉もありますが、これらは全て類似した意味です。

企業内で業務を全てこなすことができないのは珍しくありませんし、近年あらゆるサービスが登場しており、業務代行を利用する企業もかなり増えているため、業務代行サービスの需要も年々増えてきているのです。

それでは、ある程度業務代行サービスのシステムについて理解できたところで早速、そんな業務代行サービスを利用するメリットについて触れていきましょう。

業務代行サービスを利用する上で考えられるメリットとして第一にあげられるのがコストを削減することができるという点です。というのも、業務代行サービスを利用する場合にも当然代行料としてそれなりにコストがかかってしまいますが、高度な知識やスキルを持つ人材を正社員として雇えばサービスを利用するよりもはるかにコストがかかってしまうのです。

そのため、企業でこなすことが難しい業務をこなすためのコストを極力最低限に抑え、人材を正社員として雇いたくないという場合はこちらの業務代行サービスを利用することを強くおすすめします。

業務代行サービスを利用するケースの中には、自社の中心業務で手一杯な場合だけでなく、業務をこなす上で必要となるスキルや知識を持つ人材が企業にいない場合も利用するケースとして挙げられます。

企業の中には、ある程度の必要スキルや知識を持った方もいるでしょうが、高度な専門的なスキルや知識を必要とする業務をこなすことのできる人材がいないとなると、それは企業の弱点となってしまいます。

そんな弱点を補強するために有効な解決方法が、業務代行サービスを利用することです。このサービスを利用して業務遂行に必要となる専門的な知識やスキルを持つ人材を一時的に雇えば企業の弱点もかなり補強することができ、すべての業務を満遍なくこなすことができるようになります。

先ほど、業務代行サービスを利用するケースとして中心業務で手一杯な場合を例として挙げましたが、このケースに当てはまる企業がこのサービスを利用すれば中心業務により集中することができるという結果となります。

企業によって中心業務は当然異なりますし、同じ系統のA社とB社2つの企業があったとしても、A社はB社とは違った業務を中心としており、こなすことのできない業務もそれぞれ異なるというケースも珍しくありません。そのため、全ての企業に対応したサービスというのはあまり存在せず、業務の系統に応じたサービスが何種類か提供されているので、依頼したい業務の系統が何かを事前に把握しておくことをお勧めします。

実際に企業の弱点の埋め合わせとして正社員雇ってしまうと、どうしても最初の段階では企業で必要となる知識やスキルを養うために育成するコストや時間がかかってしまいます。

しかし、これまでご紹介してきた業務代行サービスでは高度な知識やスキルを既に兼ね備えている人材がほとんどですので、社員を育成する必要もなくなり、それに応じて育成にかかるコストや時間をさらに削減することができるのです。ただ、企業独自の専門的なノウハウ等を必要とする業務は十分な育成が必要となるので、育成することのできない業務代行サービスにとっては専門的ノウハウを使用する業務は不向きであることが言えます。

業務代行サービスを利用するメリットとして最後にあげられるのが、優秀な人材を確実に確保できるという点です。企業が請求する業務は企業によって異なり、当然それぞれの業務に適するスキルや知識も違ってきます。

実際に人材を採用する際、その人が適したスキルや知識を持っているという確証はできませんが、このサービスではそれぞれの業務に適した優秀な人材が多く用意されているので、簡単にその業務に適した人材を確保することができるのです。

利用することで様々な利が出る業務代行サービスですが、闇雲に業務を代行依頼することはおすすめできません。というのも、自社で行う業務の中には必ず自社で行わなければならない業務が1つ以上はきっとあるはずですので、その重要な業務を依頼するのはかなり失敗してしまうリスクが高くなってしまいます。

そのため、自社で行わなければならない重要な業務ではなく、作業量はあるもののタスク的に簡単なものや専門的なスキルや知識の必要となる業務を代行すると先程ご説明したメリットが生じやすくなるので、利用する際はその業務が任せられる業務かどうかの確認をしてから依頼すると良いでしょう。

業務代行サービスといっても、その種類は様々あります。中には契約書といった書類の作成や受付の代行をしてくれる総務業務代行サービスというものがあります。

総務代行を行ってくれるサービスとしては、「ビシスタント」というサービスなどがあり、企業で必要となる最低限の総合業務を代わりに行ってくれます。管理部門などの業務が間に合っていないという企業は是非、ご利用ください。

業務の中には、当然IT部門の業務も存在し、その業務にあてる人材を正社員として雇って育成するとなると相当な時間とコストがかかってしまいます。

そんな時に便利なのが「シェアード」というサービスです。こちらのサービスでは、webの運営や集客代行といった業務を代行してくれるので、webサイトまで手が回らない際は一度こちらのサービスを試してみると良いでしょう。

経理業務もIT業務同様に、それなりの高度なスキルと知識が必要となり、並程度のスキルであれば完全に業務をこなすことは困難となってしまいます。

そんな経理業務を代わりに行ってくれるのが「Q-TAX経理代行センター」です。こちらで用意されている人材は全て優れた人材ばかりですので、業務全てを丸投げしてもスピーディーに対応してくれます。

業務代行の種類として最後にあげられるのが営業業務です。営業はITや経理に比べて比較的育成時間やコストは抑えられますが、そもそも人材がかなり少ないとなると対応するまでにそれなりの時間がかかってしまいむす。

もし、人材が少なかったり優れた人材があまり企業にいないという場合は、「ambient」というサービスを利用することをおすすめします。こちらのサービスでは、キャンペーン告知やイベント案内といった営業業務を代行してくれます。

企業でこなしきれない業務を代わりに行ってくれる業務代行サービスですが、大体このサービスの内容や利点については把握できましたか？

業務代行システムを利用することで、正社員として雇うことで発生するコスト分を大きくカットすることができますし、育成も全く必要としないので、企業は自社の中心となる業務に集中して取り組むことができ、すべての業務を漏れなく的確にこなすことができるのです。

そんな業務代行サービスにもいくつか種類があり、それぞれ違った特徴を持つシステムとなっているので、実際に業務代行サービスを利用する際は自社のニーズにあったサービスを利用することをおすすめします。