事務作業を効率化！今すぐできる改善方法をご紹介

どんな仕事にも事務仕事は欠かせません。

しかし、こう考えたことはありませんか？

「めんどくさい・・・」

「できるならやりたくない・・・」

「早く終わらせたい・・・」

このような仕事をできるだけ減らすためにも、効率化の方法を紹介させてもらいます。

事務仕事を効率化するためになによりも大切なことはなんでしょうか？

それは「日頃から仕事を見直そうとする」ということ。

10年前と同じ手順で仕事をしているなら、なんてもったいない！

便利なIT技術やサービスがでてきていますので、活用しない手はありません。

事務仕事を効率化するための方法を5つ紹介させてもらいますので、ご参考ください。

仕事で文章を入力していくときに必ずといっていいほど、使う言葉がありますよね。

例えば、会社名

例えば、電話番号

例えば、住所

例えば、あいさつ

どれも長く、入力するのは一苦労です。

これらを定型文として登録すれば、半自動化で入力ができるようになるので便利です。

「単語登録機能」を使うだけで登録ができます。

電話番号を下のように入力するときには17文字を打ち込む必要があります。

Tel：〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

しかし、「てる」で単語登録すると、て（te）る（ru）と入力したあとに変換キーを押すだけ。

最短5クリックだけで電話番号を表示できます。

こういった手法を使うことで、文字入力を半ば自動化することができます。

意外とバカにならないのが、パソコンのちょっとした機能を使うための時間。

キーボードとマウスの移動だけに思いますが、ショートカットキーを使うことで効率化につながります。

主要なショートカットキーですが、いくつか紹介させてもらいます。

「Ctrl」キー+「A」キーでアクティブ画面の文字をすべて選択してくれます。

選択する範囲が広いほど重宝しますね。

「Ctrl」キー+「C」キーで選択した範囲をコピーし、「Ctrl」キー+「V」キーでコピーした内容を貼り付けてくれます。

かなり使い勝手のいい操作なので覚えておいて損はないです。

 「Ctrl」キー+「S」キーで保存ができます。

これら3つ以外にも、多くのショートカットがありますが、紹介しきれませんので、「137個のWindowsショートカットキー一覧表」を参考にしてみてはどうでしょうか？

仕事ができる人ほど、仕事の段取りがシッカリしており、仕事を達成させようとする意識が強いです。

スピード感を大切にしながら仕事をしているため、仕事のスピードがドンドン上がります。

私はTodoistというアプリを使ってタスク管理をしています。

しなければならない仕事や調べたいこと、仕事のネタ・アイディアを一元管理できますし、カテゴリ分けや優先順位も設定できるからです。

目標を達成することでレベルUpできるので、モチベーションを保つのに最適です。

他の人に任せることができるなら、任せてしまいましょう。

仕事には「自分がしなければならない仕事」と「他の人に任せてもいい仕事」があります。

まずは、自分がしなければならない仕事を正確に把握しましょう。

他の人に任せてもいい仕事があったら、自分は自分の仕事に専念し、空いた時間で他の人を手伝ったり、その人の仕事を引き受けてしまいましょう。

一番ダメなのは、自分の仕事を1人で抱え込んだ末パンクし、周りに迷惑をかけてしまうこと。

他の人に任せることができるなら任せてしまい、自分が余裕あるときに同僚を助けることで、職場全体の効率化につながります。

いつも同じような作業を繰り返していませんか？
こういった仕事の多くは、「単純なのに、仕事量が多い・・・」という特徴があります。
そういった仕事を「自動化」でできるようにしてみませんか？
「自動化」とは、ボタン一つで作業が簡単にできるようにすることです。
Officeソフトで言うと、「マクロ」機能があり、設定することで、パソコンが勝手に作業を終わらせてくれるので、一気に生産性向上できます。
使い方は「マクロ記録で作業を自動化する」をご確認ください。

これら5つの方法以外にもたくさんの効率化の方法がありますので、ぜひインターネットで調べてみてください。

事務作業なんてしたくない！

事務作業に人員を回せない！

という会社は外注してしまうのもありです。

従業員や予算などの経営資源を売上部門に集中させることができますし、コストダウンにも繋がります。

情報漏えいやノウハウが蓄積されなデメリットなどがありますが、適切に業務をしてくれるのは、人手不足の会社にとってかなりありがたいですね。

一言で「事務」といっても、業務は、経理や人事、総務、営業事務、広報、秘書など多岐にわたります。

経理など専門性が高い仕事が必要になる仕事も多く、事務業務に特化したサービスを提供してくれるのが事務作業の代行サービスです。

業務のアウトソーシングを受注している会社をいくつか紹介させてもらいますので、検討してみてはいかがでしょうか？

「箱のそとに、優秀なオンラインアシスタント。」を掲げるCASTER BIZでは、秘書や人事、経理、ウェブサイト運用、オフライン業務に優秀なスタッフが対応してくれます。

問い合わせからサービス利用開始まで最短5日、オンラインで外注できるのが嬉しいですね。

フジ子さんは高い実務能力がありながら、圧倒的にリーズナブルな料金でアウトソーシングできるサービスです。

例えば、オンラインアシスタントを1ヶ月（30時間）利用した時の料金は、9万円台～12万円と高額なサービスが多いですが、ふじ子さんなら7万円を切ります。

外注スタッフの実力も無料で確認してから契約更新ができるのもGood。

最新のセキュリティ技術と徹底した情報管理で大切な情報を守ってくれます。

実績を大切にしたいならビジスタントがおすすめ。

経験豊富な専属アシスタントが庶務や総務、ウェブサイト運用、マーケティングまで対応してくれます。

オンラインだけでなく、オフラインでも柔軟に対応してくれるので、何でも相談できる安心感が嬉しいですね。

アウトソーシングするには、必要項目を入力して問い合わせ、WEB面談で会社の状況をついて把握してくれたあとに業務が始まります。

お試しプランで月10万円（最低3ヶ月以上の契約）ですが、平日30時間サポートしてくれます。

契約期間が長くなるほどお得に利用できるのも嬉しいですね。

面倒くさい事務仕事をできるだけ減らすためには、普段からどうやって効率化ができるか考える必要があります。

せっかく便利なIT技術やサービスがありますので、自動的に入力できるようにしたり、専門のアウトソーシング会社に外注してみてはどうでしょうか？