内容証明郵便とは？無料で使えるテンプレート5選

突然ですが、皆さんは内容証明と呼ばれる文書の具体的は意味をご存知でしょうか？ビジネスシーンでは売掛金請求書など様々な場面で使用される文書ですが、中にはどういった書類なのかいまいちピンとかないという方もいるでしょう。

内容証明とは、売掛金請求書などでよく使われる手段でもあり、別名「内容証明郵便」とも呼ばれており、過去に送った郵便の内容や送った時期などを日本郵便が証明するという郵便のことをいいます。この事実に対する証明によって、未払いの残業代や契約解除を求めるクーリング・オフなどあらゆる場面で活用されています。

今回は、そんな内容証明の基礎的な知識に加え、Mac等で作成が可能なワードではなくエクセルに限定した実際に使えるテンプレートをご紹介していきます。

内容証明郵便の効力としては、先ほども説明したように、売掛金請求書など送られてきた文書の内容自体や受取人及び差出人、差し出した日付が日本郵便によって事実として証明されることが効力としてあげられます。

ただし、送られてきた文書の内容が法律上適切であるということを証明するためのものではありませんので、必ずしも起訴を行う際に一つの証拠としてこの内容証明をあげたとしても、それが絶対的に正しい証拠としては扱われませんので注意してください。

内容証明郵便には、当然表題の作成が必須ですが、その他にも文書の内容の記載と必須となります。具体的には、内容証明を作成するまでに至った経緯等をここで記載します。

例えば、ある商品の購入契約の解除をしたい場合、いつ何をいくらで購入したのかを記載して契約解除の旨を、残業代の未払いであれば未払いだったという事実を記入します。日付等が抜けてしまうと、内容証明としての効力が無効となってしまうので、記入漏れのないよう注意してください。

続いては、この内容証明を通して差出人に要求したいことを記入します。先程の例をあげて説明すると、お支払いした代金分の返金を要求したり、商品を既に受け取っており、手間取りある場合は商品の引き取りを要求した文章を記入します。

もちろん、支払いやその返金、商品の引き取りが必要ない場合は記入する必要はありませんが、要求内容の記載が必要となる場合は忘れずに記載しましょう。

さらに、先ほどの代金の返金が必要となる際、その代金の支払い先として自分の銀行口座の記入が必要となります。銀行口座を記入する際は、差出人が振り込みの際に必要となる情報をしっかりと記入しておきましょう。

ただ、Macでワードやエクセルのテンプレートを使用して作成する場合、ある程度の必要項目は設けられているので、それぞれの項目をしっかりと記入しておけば効力が無効とされるリスクもかなり抑えられますので、これからご紹介するテンプレートを活用してMac等で作成してみてください。

真ん中の表題が薄いオレンジで塗りつぶされ、や」明るさが感じられるテンプレートです。見やすさを重視したい方はこちらのテンプレートをどうぞ。

白と黒のいたってシンプルかつ常識のあるテンプレートです。表題を見やすくするため、枠を赤で引いているので、表題と文章の区別ができないということは避けられるはず。

濃い紫で表題が塗りつぶされており、全体的にクールなイメージを感じさせる内容証明郵便に仕上がります。

先程のテンプレートは異なり、表題が薄い紫で塗りつぶされており、スッキリとして清潔感のある内容証明郵便テンプレートです。

こちらは、文字と枠がブルーをベースとした色で塗りつぶされており、全体として爽やかな印象を与える内容証明郵便に仕上がります。

ここまで、内容証明とは一体どのような文書なのか、今回はワード向けのテンプレートではなく、エクセルに限定したテンプレートをご紹介しました。内容証明郵便とは、主に売掛金請求書に使われる手段の一つでもあり、過去に送られた文書の内容やその日付等を日本郵便が証明する文書のことをいい、主にクーリング・オフや残業代の未払いの際に作成が必要となります。

今回はワードではなくエクセル向けではありますが、今回ご紹介したエクセル用のテンプレートを活用してMac等で文書を作成すれば簡単にかつ短時間で内容証明が仕上がります。