給与明細をweb化で簡易的に！メリットと注意点まとめ

銀行口座に入金される給与とは別に職場から渡される給与明細。

そもそも給与明細を渡す意味は何なのでしょうか？

給与明細とは従業員がどれだけ働き、その対価として、いつどれだけの給料を支払ったかを示す重要な書類。勤務日数や勤務時間もちろんですが、基本給や残業代をはじめとする手当の他に社会保険料の控除額なども記載されています。

企業は従業員ごとの給与や社会保険料を管理するためという意味はもちろん、社会保険料などを従業員に通知する必要があるため、従業員へ個別に給与明細を渡しています。

ここ数年で身の回りで急速にweb化が進み、給与明細もweb上で発行・閲覧することが珍しくなくなりました。

では会社側にとって、給与明細をweb化するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？

目に見えて大きな違いは、web化により印刷の手間が省け紙が必要なくなるということ。

従業員が10人の小さな会社でも、給与明細を印刷すると毎月10枚の紙が必要となり年間では120枚。小さな差にも思えますが、大きな会社になればなるほど無視できない差となる経費の一つです。

給与明細をweb化するメリットの一つに、経費を削減する効果が期待できる点が挙げられます。

給与明細をweb化するということはつまり、システムを導入して管理をするということになります。

システムを導入することによるメリットは、給与明細の管理が容易になること。

法改正による社会保険料の負担割合等の変化もエクセル上の手入力で一つ一つ対応していたらミスの原因にもなりますが、システムを導入すると一括で変更が可能です。

一枚一枚印刷していると全社では膨大な書類量となり、必要な給与明細を探したり情報を抜き出すことにも時間がかかってしまいますが、データ上で処理が可能になればいつでも簡単に閲覧や修正が可能となります。

また紙で渡した際に従業員が給与明細を紛失してしまった場合には再発行が必要でしたが、web化するとその手間もかかりません。

会社側、特に経理担当者の負担や手間が大きく削減されると期待されます。

それではここからは、逆に給与明細をweb化することによる従業員側のメリットをいくつかご紹介しましょう。

給与明細をweb化することにより、印刷された紙を持っていない場合でも自分のスマートフォンやパソコンからいつでも給与明細を閲覧することができます。

「先月の給与明細を確認したいけど、家に置いたままですぐに見れない・・・」なんてことがなくなりますね！

また過去の給与明細をいつでも閲覧可能なため、自分の手元に何枚も印刷した紙を保管しておく必要がなく管理も楽。

印刷をしない分、印刷した給与明細を紛失してしまって再発行や個人情報の流出を心配する必要もなくなります。

給与明細を渡す会社側にも、受け取る従業員側にもそれぞれメリットがあるということが分かった給与明細のweb化。

しかしweb化にあたっては、いくつかの気をつけておかなければならない注意点も存在します。

給与明細のweb化について、メリットとその注意点をご紹介いたしました。