初期費用無しで始められる！エクセルを使った勤怠管理表

勤怠管理は企業が従業員の勤怠を把握するために必要です。

従業員の正確な勤怠を管理することによって法律により定められた労働時間・残業時間を管理します。

また正確に勤怠を管理することによって従業員の労働時間を管理し適正な賃金の計算を行い従業員の給料を正確に払うことができます。

エクセルは非常にメジャーなソフトであるため使える人が多く簡単に使用することができます。

残業時間や休憩時間などマクロや関数により自社にあったカスタマイズができることもあるため適切な勤怠管理を行うことができます。

エクセルを使った勤怠管理のメリットはパソコンにエクセルがインストールされていれば初期費用もかからず打刻に必要な備品や端末が必要なく導入できるため無料で使えることです。

インターネット上には既に関数・マクロの組み込まれたフォーマットが多数存在するので会社の状況にあったフォーマットがあればすぐに使い始めることができます。

エクセルは身近なソフトであり使える人が多くマクロや関数によりカスタマイズができます。

残業時間、休憩時間などにも対応できるので自社にあったシステムにカスタマイズすることができます。

関数・マクロを使用して１からフォーマットを作ることができますし既存のフォーマットをカスタマイズすることでより使いやすくすることもできます。

エクセルを使うことで会社内での共有もしやすいです。

従業員の勤怠のデータは３年間の保管が義務付けられており保管・管理しておかねばいけません。

しかしエクセルによる勤怠管理の場合はパソコンのデータであるため保管・管理が容易です。

定期的にパソコンのデータをバックアップするなどすれば安全に保管・管理することができます。

エクセルによる勤怠管理の最大のデメリットは手入力によるために入力ミス・入力漏れ・不正申告が起こりやすいということです。

誰でも簡単に使えるためこのようなことが起こりやすいということです。

そのため適正に管理することが難しく厚生労働省の発表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録」が適切であるとされており、いつでも誰でも内容を変更することのできるエクセルによる勤怠管理の記録は推奨されていません。 

エクセルによる勤怠管理は従業員が正しく入力することが大前提となってきます。

管理者によるチェックが必要になりトラブルなどがあれば膨大な手間がかかります。

例えば不正申告があった場合などには管理者が当事者または第三者への聞き取り調査をしなければならないなど不正が無ければ発生しないはずの手間が発生し通常業務に支障をきたす場合もあるでしょう。

従業員の働き方が多様であると対応できない可能性があります。

従業員それぞれの出勤時間・退社時間に違いがあるなどの場合です。

会社に設置されたパソコンで共有する場合、営業職やリモートワークやなどの働き方には対応できません。

そしてフレックスタイム制など働き方が多様であるとそれだけ高度な管理技術、複雑な関数・マクロが必要になってしまいます。

簡単に導入できる反面、複雑な事柄には対応することが難しいという側面があります。

 シンプルな勤怠管理表もあれば給与計算と連携した表までと、多種多様なフォーマットが揃っているサイトです。

300点を超えるフォーマットが揃っているためあなたの会社に合った勤怠管理表があるかもしれません。

就業時間の自動で計算など関数・マクロで設定されているフォーマットです。

基本就業時間や早出・残業時間、早朝・深夜業務の時間、休憩時間なども設定することができます。

関数だけを用いてシンプルに作成されたフォーマットです。

会社内の事情に応じてカスタマイズする事が可能です。

このフォーマットは関数・マクロなどは組み込まれていなくシンプルな表形式の勤怠管理表フォーマットです。

様々な状況に応じてカスタマイズすることが可能です。

シンプルで実用的なフォーマットです。

項目としては始業・終業時間・休憩時間・労働時間・残業時間です。 

労働時間と残業時間の１カ月分の合計時間は関数・マクロで自動的に集計されるそうです。

勤務日数も自動的に集計されるようになっているそうです。

足りない項目は適宜にカスタマイズすることができます。

８時間の勤務を超えたら残業手当として時給が割増される場合に対応できる勤怠管理表フォーマットです。

店舗のアルバイト向けの勤怠管理表として時給の給与計算に特化したフォーマットです。

エクセルによる勤怠管理は簡単に導入できる反面、多様な働き方には対応できず限界を感じることもあるかもしれません。

そんな時は勤怠管理システムを利用することを検討するといいでしょう。

勤怠管理システムであれば従業員による打刻から自動的にデータを集計することができ管理者による管理の簡略化をすることができます。

フレックスやリモートワークなどの多様な働き方にも対応できます。

また打刻漏れや入力のミスや不正ができにくく客観的な勤怠管理データとして活用することができます。

エクセルによる勤怠管理は無料で簡単に導入することができます。

無料で使うことができ知識があればカスタマイズすることができデータのため保管場所を取らないなどのメリットがあります。

しかし打刻の入力漏れ入力ミス不正申告が起きやすい。不正申告などのトラブルがあった場合、事実関係を調査するなど管理者の手間がかかる。フレックスやリモートワークなどの多様な働き方には対応できないなどのデメリットがあります。

エクセルによる勤怠管理には限界があります。

打刻の正確性や客観性。

フレックスやリモートワークなどの多様な働き方にも対応したい。

従業員数が多い。

管理の手間を省きたい。

ということであれば勤怠管理システムを導入することも検討してはいかがでしょうか。