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せっかくの内定だけど辞退したい、内定辞退のマナーを解説!

いくつもの選考を越えてやっと得ることができた内定。そんな内定をいくつも取ってしまい、他の企業へ行きたいから辞退しなければならないという方が多いはず。そんな方のために、本記事では内定辞退の基本的なマナーに加え、内定辞退の例文をいくつかご紹介していきます。

せっかくの内定だけど辞退したい、内定辞退のマナーを解説!

目次

  1. 内定の辞退は電話とメールどっちでするべき?
  2. 内定の辞退はいつまでできる?
  3. 内定辞退に関するマナー
  4. 内定の辞退メールの書き方
  5. 内定辞退の例文
  6. 内定辞退の連絡をした後は手紙でお詫びをしよう
  7. 内定の辞退まとめ

内定の辞退は電話とメールどっちでするべき?

学生さんや転職エージェントを介して転職する方の中には、いざ内定を辞退しようとしても、電話もしくはメールのどちらで連絡すれば良いのかと考える方もいるはず。結論から言いますと、内定辞退の旨を伝える手段というのは特に決められていません。しかし、リアルタイムで話すことができ、誤解を招いてしまうリスクを抑える電話での連絡がマナーとされています。

なお、内定の管理等は早急に済ませておきたいと考える企業も多いので、内定辞退が決定しましたら早急に内定をいただいた企業へ電話にて内定辞退の報告とその理由等を連絡しましょう。また、電話した後再度お詫びの意を込めたメールを送るとより丁寧な内定辞退の連絡となります。

これまで電話でやりとりしたことがある方はまず電話で内定辞退の連絡をしましょう。

内定の辞退はいつまでできる?

「内定の辞退はいつまでにすれば良いのか」という質問に対する適切な回答は「いつまでという正確な期限はないが、できるだけ早く」という回答です。というのも、入社2週間を切ってからの内定辞退は法的には定められていないものの、厳禁とされています。内定辞退の連絡がいつまでたっても来なければ企業側の管理が大変になってきてしまうので、本命の企業が決まり次第早急に連絡をしましょう。

もちろん、本命の企業から内定がもらったから他の企業はいつまでも放っておいてもいいやという考えは有り得ません。1つの企業を本命としたのなら、いつまでも先延ばしにはせず他の企業の内定が10個あろうと内定辞退はそれぞれの企業に早急にしなければなりません。早急な連絡こそ、自分にとっても企業にとってもベストな回答なのです。

内定辞退に関するマナー

就活において重要となる内定辞退の連絡をする際のマナーを皆さんはご存知ですか?中には誰でも知っているようなものもありますが、知っているようで知らないマナーもあるかと思われるので是非、目を通してみてください。

内定辞退に関するマナー①内定辞退の理由を添える

内定辞退を連絡する際、企業の方から理由等が聞かれる場合がありますが、事前にこちらから内定辞退の理由を述べておくと良いです。

ただ、内定辞退をした理由として企業を悪くいうのは厳禁です。無難な断り方としては「他の企業と縁を感じた」などというメッセージが適切でしょう。人によっては、特に理由は述べなくても良いという方もいますし、企業側も理由を言わずとも察してくれます。

しかし、より丁寧な辞退連絡にするためには内定を辞退する理由も念のため添えておくのがマナーです。

内定辞退に関するマナー②時間帯に気をつける

いつまでも辞退連絡を伸ばさないというマナーもありますが、内定辞退を電話もしくはメールで伝える際、伝える時間帯にも注意しなければなりません。というのも、企業に夜遅くに電話やメールを送っても当然返信は返ってきませんし、仮に残業をしている方がいては迷惑でしかありません。

内定辞退の連絡をするのであれば、採用担当者が対応できるお昼前もしくは夕方ごろに連絡するのが無難です。また、どうしてもお昼頃から夕方にかけて連絡することができない場合は、平日のお昼から夕方に採用担当者へメールもしくは手紙を送ると良いです。

なお、電話で連絡できずメールや手紙で返信する場合は、電話で連絡できないことに対して謝罪の文を記載しておくと良いでしょう。

内定辞退に関するマナー③適切な敬語を使う

転職する方ならあまり問題ないとは思いますが、内定辞退を伝える際、最低限のマナーとして適切な敬語を使用することが求められます。少しぐらい敬語が間違っていても問題ないと考える方もいるでしょう。しかし、敬語の間違い方によっては相手が誤解してしまうリスクもあるので、メールで内定辞退を伝える際は適切な敬語を使用しましょう。

敬語といっても、歳上の人に使用する尊敬語や自分をへりくだす謙譲語などがあるので、実際に文を記載する前に適切な敬語についておさらいしておくと誤った敬語を使わず、相手にとって理解しやすい丁寧な文に仕上がるはずです。

内定の辞退メールの書き方

内定の辞退メールの項目①件名

内定辞退メールを返信する際、つい忘れてしまいそうになる件名。この件名がなければ、このメールがどういった件に関するものなのかが一目で判断することができないため、迷惑メールか何かだといって企業に読まれずに終わってしまう可能性があります。そのようなリスクを抑えるためにも、件名は必ず記載しましょう。

なお、件名にはそのメールが何かがすぐに分かるよう、具体的かつ簡潔にまとめると良いです。

内定の辞退メールの項目②宛名

件名を記載できましたら、次はメールの本体に入ります。メールの本体といっても、いきなり内定辞退の報告をするのではなく、このメールが誰宛なのかを明確に記載する必要があります。一般的な企業であれば、社名・部署の名前・個人の名前、という順で宛名を書き上げます。

この宛名がなければ、場合によっては誰に宛てて書いているか分からないということも起こりうるので、件名及び宛名もしっかりと明記しましょう。

内定の辞退メールの項目③内定辞退の本文

件名と宛名が書き終わりましたら、ようやくメールの中心でもある本文の記述に入ります。本文を書く際、内定辞退の報告だけでなく、その理由も添えて報告するとより丁寧な内定辞退となります。

ただ、メール本文が異常に長すぎてしまうと、相手も読む気をなくしてしまうこともあるので、極力簡潔にかつより丁寧にまとめると良いでしょう。また、結びの文を最後に記述すれば、なおメールにまとまりができるので是非、結びの文まで書き上げてみてください。

内定の辞退メールの項目④署名

メールの本文まで書き上げることができたら、最後に署名に移ります。学生さんの方であれば、よくこの署名を忘れてしまう方も多くいますが、署名は自分に関する細かな情報が記載されるので重要な部分なのです。

学生さんの方は、自分の氏名や住所、大学名、対応可能なメアドを書き上げますが、転職する方であれば大学名は必要ありません。なお、転職する方も署名以外は学生さんと同様の書き方で問題ありません。

内定辞退の例文

内定辞退を電話で伝える時の例文

恐れ入ります。私〇〇大学の(氏名)と申します。内定の件でお話ししたいことがあるので、採用担当者の△△様にお繋ぎできますでしょうか?

(電話が代わる)

お世話になっております。先日お世話になりました(氏名)と申します。内定の件でお話ししたいことがあるのですが、今お時間大丈夫でしょうか?

大変申しにくいのですが、別の企業との縁を感じ、先日いただいた内定を辞退したいとのことでご連絡させていただきました。

選考の機会ならびに貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。なお、内定を辞退したことによりご迷惑をおかけしたこと、深くお詫び申し上げます。

失礼致します。

全体的に長すぎず、内定辞退の報告だけでなく内定辞退をする理由も簡潔に添えた丁寧な例文となっております。また、「今お時間大丈夫でしょうか」という文は、相手が今時間に余裕がない可能性もあるので、転職する方や学生さんの方も必ずお伺いしましょう。

なお、転職エージェントを介して転職する方は大学名は不要ですので、氏名及び企業との関わりを伝えると良いでしょう。

内定辞退をメールで伝える時の例文

社名 部署

個人の名前

先日お世話になりました〇〇大学〜学部学科の(氏名)と申します。

以前いただいた貴重な内定なのですが、他の企業との縁を感じ、辞退したいとのことでご連絡させていただきました。

御社には貴重な選考の機会ならびに内定をいただきましたが、このような判断になってしまい申し訳ございません。

貴社の今後のご発展を心よりお祈りしております。

(署名)

辞退の報告及び理由を簡潔に述べ、企業にお世話になったことと謝罪を綴った例文です。

結びの文も添えているので、全体的にまとまりもあり、比較的見やすいメールに仕上がります。今後内定の辞退をするであろう学生さんの方や転職する方は是非、こちらの例文を参考にして返信してみてください。

なお、エージェントを経由している方であれば、エージェントに対してご連絡しなければなりませんが、企業同様に辞退報告だけでなく、理由もしっかりと述べると相手も対応がしやすくなります。

内定辞退の連絡をした後は手紙でお詫びをしよう

ここまで内定辞退のメールの構成やマナーについてご紹介しましたが、中には電話で連絡した後手紙でお詫び状を返信するケースもあります。企業によっては不要と言われる場合もありますが、特に何も言われない際は手紙でお詫び状を返信するとより丁寧な内定辞退連絡となります。

なお、手紙でお詫びを記述する際もこれまでに紹介したいくつかのマナーに注意し、お互い気持ちよくやりとりができるよう意識する必要があります。万が一、企業の方から不要だと事前に告げられたのであればお詫び状を返信必要はありません。

また、手紙であれば基本手書き式となるので、相手にとって読みやすい丁寧かつ小さすぎない字で記載しましょう。ちなみに、エージェントを経由している方であれば、手紙ではなく、メールで転職エージェントに伝えるのがベターかと思われます。

内定の辞退まとめ

これから内定辞退の連絡をしなければならないという学生の方やエージェントを経由して転職する方は内定辞退の連絡に関して十分に理解することはできましたか?

内定辞退は基本電話で連絡しますが、お詫びとしてその後に手紙やメールを返信するのがマナーです。また、ただ内定辞退を報告するのではなく、なぜ辞退するのかという理由も添えて返信するとより丁寧なメールとなります。

これから内定辞退をする学生さんやエージェントを介して転職する方はいつまでも内定辞退を引き延ばすのではなく、企業にとって負担のかからないよう極力早急に丁寧な内定辞退の連絡をしましょう。

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鈴木健太

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