更新

社会人必見!ビジネスメールにおけるマナーとは?

社会人であれば誰しも一度は気にするであろうメールのマナー。社会人の中には、メールのマナーをあまり理解できていないという方もいるでしょう。今回はそんな方のために、ビジネスメールの基本的なマナーをいくつかご紹介していきます。

社会人必見!ビジネスメールにおけるマナーとは?

目次

  1. ビジネスメールとは?
  2. ビジネスメールにおけるメールのマナーとは?
  3. ビジネスメールの書き方
  4. ビジネスメールの例文
  5. メールのマナーまとめ

ビジネスメールとは?

相手と連絡を取り合うメールは仕事やプライベートなどといった場面で多々活用されています。中でも、ビジネス用途として使われるメールは「ビジネスメール」と呼ばれています。

プライベートではお店からのお知らせの受信や友達とのやり取りなどでメールを使用するはず。一方、仕事用途として使われるビジネスメールでは、主に現状報告や上司への相談などに使用されます。つまり、仕事として使われるメールすべてがビジネスメールにあたるのです。

なお、学生の方であれば就活の時期に企業と初めてメールでやり取りすると思われますが、就活時期のメールもビジネスメールにあたるので、就活をする学生の方もこれからご紹介するマナーや構成をしっかりと確認しておいてください。

ビジネスメールにおけるメールのマナーとは?

メールのマナー①5W1Hを意識する

メールでは様々な内容が書き込まれますが、内容が薄く日本語的にも違和感のある文章だと相手にメールの内容を正しく伝えることができません。メールの文章をより分かりやすいものにするためには「誰が・どこで・いつ・何を・なぜ・どのように」の5W1Hを意識する必要があります。

この6つの内容を意識すだけで入れるべき情報を正確にとらえることができ、相手に伝わりやすいメールになるので、実際にメールを作成する際は5W1Hをしっかりと意識してください。

メールのマナー②正しい敬語を使う

ビジネスメールは当然仕事上で使用されますので、間違いのない正しい敬語を使用することが求められます。中には、文の意図が伝われば良いと考える方もいるでしょう。しかし、間違った敬語が目立ってしまうと印象も悪くなってしまうリスクもありますし、間違い方によっては正しく意図が伝わらず、相手が誤解してしまうという可能性もあるのです。

これらのリスクを回避するためにも、最低限のマナーとして日本語的に正しい敬語を使うように意識してください。

メールのマナー③送る時間帯に気をつける

社会人であれば、メールを送る時間帯も十分注意する必要があります。というのも、夜遅くであれば明日の仕事に備えて床についていたり、残った仕事に取り組んでいたり、家族との時間を過ごしているケースがあります。そんな中で緊急でもないメールを送ってしまっては迷惑でしかありませんし、マナーのない人だと思われてしまいます。

そのため、メールを送る際は家族と過ごしていたり就寝していたりしない朝方から夕方に送ることをおすすめします。ただ、中には緊急の連絡もあると思われますが、緊急の際は極力電話で伝えると良いです。

ビジネスメールの書き方

ビジネスメールの項目①件名の書き方

まずメールを書き始める際に注意する必要があるのがccの下部に設けられている件名の書き方です。件名では、このメールの内容がどのようなものかを一目で把握させる役割のある欄ですので、より具体的かつ簡潔にまとめなければなりません。

例えば、メールの内容が予定の提案であれば、予定の内容や名称、日付、メールを送信した意図を件名に含まなければなりません。件名が無いもしくは抽象的なものであると、メールがどのようなものかを最初に把握してもらえない可能性もあるので、メールの内容やccの記入漏れだけでなく件名にも十分注意して作成してみてください。

ビジネスメールの項目②宛名の書き方

続いてはビジネスにおいて特に重要である宛名です。メール自体に宛名の欄は設けられておりませんが、必ずメールの一行目に相手の会社及び個人の名前を記載しなければなりません。

なお、個人ではなく相手が企業であれば「会社の名前・部署の名前・個人の名前」という順で記載するのがマナーです。この宛名が抜けてしまっても大して問題ではないと考えてしまう方もいるでしょう。しかし、宛名が抜けてしまうとそのままスルーしてしまう可能性があるので、相手が誤解しないよう宛名もしっかりと記載しておきましょう。

ビジネスメールの項目③書き出しと結び

さて、ここでメール本体のお話になりますが、メール本文にもある程度構成が決まっています。

メールの書き出しでは、その文の内容の結論を先に記載します。その後、メールを送信した意図やこの結論にした理由などを記載し、分かりやすい例などを加えます。そして結びの文では、メールのまとめに加え、「よろしくお願いします」などいった結びの言葉を記載して本文は完了となります。

この構成でメールを作成すれば、より分かりやすく、意図をしっかりと伝えやすいメールとなるので是非、メール本文を作成する際はこの構成に沿って作成してみてください。

ビジネスメールの項目④署名の書き方

ビジネスメールの場合、メールの一番下に署名を記載する必要があります。署名には社名及び部署の名前や自分の氏名、対応可能な電話番号、メアド、住所などを記載します。署名なんて別に必要ないと考える方もいるでしょう。確かに、メールの最下部に記載されていますし、件名や本文に自分の氏名などを記載するケースもあるので不要にも思えますよね。

しかし、署名には自分もしくは企業の詳しい情報が記載されるので、どこの誰が送ってきたかを正確に把握することができます。相手が誤解しないよう、面倒だと思わずに署名までしっかりと記載しましょう。

ビジネスメールの例文

ビジネスメールの例文:一般的なビジネスメール

〇〇課長

〇〇課長お疲れ様です。△△所属の相談太郎です。

□□の件でご相談があります。

(相談内容)

よろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーー

(署名)

ーーーーーーーーーーーーーーーー

こちらは一般的なビジネスにおける相談に関するメールの例文となります。相談内容に関しましては、適切な敬語を使用し、長くなりすぎず簡潔にまとめると良いです。

また、全体的に読みやすく見やすいメールに仕上げるために改行を1から2行区切りで挟むとスッキリとしたメールに仕上がるので改行もしっかりと入れることをおすすめします。

ビジネスメールの例文:就活時のメール

「〇〇会社

△△部 (相手の氏名)様

〜大学 〜学部 〜学科の内定太郎です。

内定のご連絡を頂けたこと、大変嬉しく思います。

今後も貴社の戦力となれるよう精進し、貢献できるよう努力して参ります。

今後ともよろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーー

(署名)

ーーーーーーーーーーーーーーーー

内定が決まり、企業から内定のご連絡が来た際に送るお礼の例です。この例文のポイントとしては、内定へのお礼に加え、今後自分はどうしていくかをアピールしていることです。お礼だけでは好印象はあまり得られませんが、企業の戦力となる決意をすることで好印象を持ってくれるはずです。

メールのマナーまとめ

ここまでビジネスメールのマナーや構成について説明しました。ビジネスメールは就活時期から退職まで長期間使用することになります。メールの内容にも様々なマナーもありますが、送る時間帯や件名および宛名、ccといったメールの構成にも注意しなければなりません。夜遅い時間のメール送信や件名やccの記載漏れなどのないよう、ビジネスメールのマナーをしっかりと意識しましょう。

それでは、相手にしっかりとつたわる良いビジネスメールを作成してみてください!

生産性向上・働き方を変えるためのご相談なら「ビジスタント」

次へ

昨今の日本企業の課題である、生産性向上や働き方を変えるためのご相談は、大手企業を中心にこれまで70年以上サービス提供経験のある、ビジスタントまでご相談ください。

ビジスタントが選ばれる4つの理由

  1. ①大手企業向けに導入経験豊富
  2. ②経験豊富なアシスタントがサポート
  3. ③チームだから幅広い業務が対応可能
  4. ④専用システムで簡単依頼!履歴も残るからチーム内での共有も簡単
鈴木健太

この記事のライター

鈴木健太

この記事へコメントしてみる

※コメントは承認後に公開されます

関連記事

英語で請求書を作成!使える英語表現とテンプレートまとめ

ビジネス・マナー

英語で請求書を作成!使える英語表現とテンプレートまとめ

請求書というと、日本語で表記する機会が多いでしょう。しかし、中には英語で表記しなければならないという方もいるはず。英語でなんて書けない!と思う方もいるでしょう。今回は、請求書で使える英語表現や英語で表記された請求書の雛形をご紹介します。

コロナ禍年賀状を出そう~ 年賀状の7つの魅力 ~

ビジネス・マナー

コロナ禍年賀状を出そう~ 年賀状の7つの魅力 ~

皆さん最近年賀状を書いていますか?SNSが発達した現在では一昔前に比べて年賀状を書く人は減ってしまったのではないでしょうか。コロナ禍の今こそ年賀状の魅力を再確認し、年賀状を通して人とのつながりを深めてみてはいかがでしょうか。

失敗しない年賀状の書き方~年賀状の基本ルールとマナー~

ビジネス・マナー

失敗しない年賀状の書き方~年賀状の基本ルールとマナー~

日本で生活をしていると皆さん一度は年賀状を書いたことがあるのではないでしょうか。日本人には馴染みのある年賀状ですが、正しいルールやマナーをご存じでしょうか。ここでは基本的なマナーから喪中の対応など、年賀状を書くうえで押さえておきたいポイントを紹介します。

ワークフローとは?基礎知識とおすすめのワークフローサービス15選

ビジネス・マナー

ワークフローとは?基礎知識とおすすめのワークフローサービス15選

企業によって業務の進め方というのは異なり、どの企業もより効率化を目指し業務を進めているはず。今回は、そんな業務の進め方のひとつであるワークフロー及びそれをシステムとして実現させるワークフローシステムについて詳しく説明していきます。

進捗管理とは?上手く行うためのポイントを徹底解説

ビジネス・マナー

進捗管理とは?上手く行うためのポイントを徹底解説

進捗管理が上手くできない、という方が多いのではないでしょうか? その原因はなにか、上手く管理をする方法、ツール・アプリを紹介していきます。 進捗管理に役立つツール・アプリでは、事例が紹介されているものもあるので、ご自身の会社に近いものが見つかるかも?

IT業界の職種4つとその仕事内容とは?ITエンジニアになる方法まで徹底解説

ビジネス・マナー

IT業界の職種4つとその仕事内容とは?ITエンジニアになる方法まで徹底解説

PCやインターネットを駆使して様々なものを開発しているIT業界ですが、IT業界の主な職種などいまいち理解できてないかと思われます。今回は、そんな世界でもニーズの高いIT業界の職種とその仕事内容について詳しく説明していきます。

 知っておきたい業種と職種の違いとは?それぞれの違いについて徹底解説!

ビジネス・マナー

知っておきたい業種と職種の違いとは?それぞれの違いについて徹底解説!

「業種」と「職種」の違いはご存知でしょうか? これらの違いを知っておくだけで、転職に有利になったり充実した職場を探せるかもしれません。 この記事では「業種」と「職種」の違いの解説とそれぞれの一覧を紹介していきます。

知っておきたい合併の意味と種類!合併をすることで得られるメリットとデメリットは?

ビジネス・マナー

知っておきたい合併の意味と種類!合併をすることで得られるメリットとデメリットは?

「合併」の種類やメリット・デメリットを解説していきます。 「買収」や「経営統合」と同様に企業間の関係性を深める合併ですが、基本的には「吸収合併」が行われます。 合併によって組織自体を大きくできたり、シナジー効果を発生できるので、ぜひ検討してみてください。

事前に抑えておきたい株式会社を設立する際にかかる費用とは?

ビジネス・マナー

事前に抑えておきたい株式会社を設立する際にかかる費用とは?

この記事では株式会社を設立するための費用に注目して解説していきます。 規制緩和がされ、株式会社を設立するハードルは下がりましたが、それでも数百万円が必要でなかなか厳しいと言えます。 そうした費用を節約する方法も解説していますので、ぜひご確認ください。

顧問契約とは?企業が顧問契約を結ぶメリットや注意点を解説

ビジネス・マナー

顧問契約とは?企業が顧問契約を結ぶメリットや注意点を解説

皆さんは顧問契約という言葉を聞いたことはありますか?顧問契約は、より企業を成長させるために重要となる契約でもあり、同時に自社にはない知識やスキルを得ることもできます。今回は、そんな顧問契約の基礎的な内容と契約を結ぶまでの流れについて解説していきます。

ビジネス・マナーの人気記事

人気記事ランキング

次へ
次へ