社会人必見！ビジネスメールにおけるマナーとは？

相手と連絡を取り合うメールは仕事やプライベートなどといった場面で多々活用されています。中でも、ビジネス用途として使われるメールは「ビジネスメール」と呼ばれています。

プライベートではお店からのお知らせの受信や友達とのやり取りなどでメールを使用するはず。一方、仕事用途として使われるビジネスメールでは、主に現状報告や上司への相談などに使用されます。つまり、仕事として使われるメールすべてがビジネスメールにあたるのです。

なお、学生の方であれば就活の時期に企業と初めてメールでやり取りすると思われますが、就活時期のメールもビジネスメールにあたるので、就活をする学生の方もこれからご紹介するマナーや構成をしっかりと確認しておいてください。

メールでは様々な内容が書き込まれますが、内容が薄く日本語的にも違和感のある文章だと相手にメールの内容を正しく伝えることができません。メールの文章をより分かりやすいものにするためには「誰が・どこで・いつ・何を・なぜ・どのように」の5W1Hを意識する必要があります。

この6つの内容を意識すだけで入れるべき情報を正確にとらえることができ、相手に伝わりやすいメールになるので、実際にメールを作成する際は5W1Hをしっかりと意識してください。

ビジネスメールは当然仕事上で使用されますので、間違いのない正しい敬語を使用することが求められます。中には、文の意図が伝われば良いと考える方もいるでしょう。しかし、間違った敬語が目立ってしまうと印象も悪くなってしまうリスクもありますし、間違い方によっては正しく意図が伝わらず、相手が誤解してしまうという可能性もあるのです。

これらのリスクを回避するためにも、最低限のマナーとして日本語的に正しい敬語を使うように意識してください。

社会人であれば、メールを送る時間帯も十分注意する必要があります。というのも、夜遅くであれば明日の仕事に備えて床についていたり、残った仕事に取り組んでいたり、家族との時間を過ごしているケースがあります。そんな中で緊急でもないメールを送ってしまっては迷惑でしかありませんし、マナーのない人だと思われてしまいます。

そのため、メールを送る際は家族と過ごしていたり就寝していたりしない朝方から夕方に送ることをおすすめします。ただ、中には緊急の連絡もあると思われますが、緊急の際は極力電話で伝えると良いです。

まずメールを書き始める際に注意する必要があるのがccの下部に設けられている件名の書き方です。件名では、このメールの内容がどのようなものかを一目で把握させる役割のある欄ですので、より具体的かつ簡潔にまとめなければなりません。

例えば、メールの内容が予定の提案であれば、予定の内容や名称、日付、メールを送信した意図を件名に含まなければなりません。件名が無いもしくは抽象的なものであると、メールがどのようなものかを最初に把握してもらえない可能性もあるので、メールの内容やccの記入漏れだけでなく件名にも十分注意して作成してみてください。

続いてはビジネスにおいて特に重要である宛名です。メール自体に宛名の欄は設けられておりませんが、必ずメールの一行目に相手の会社及び個人の名前を記載しなければなりません。

なお、個人ではなく相手が企業であれば「会社の名前・部署の名前・個人の名前」という順で記載するのがマナーです。この宛名が抜けてしまっても大して問題ではないと考えてしまう方もいるでしょう。しかし、宛名が抜けてしまうとそのままスルーしてしまう可能性があるので、相手が誤解しないよう宛名もしっかりと記載しておきましょう。

さて、ここでメール本体のお話になりますが、メール本文にもある程度構成が決まっています。

メールの書き出しでは、その文の内容の結論を先に記載します。その後、メールを送信した意図やこの結論にした理由などを記載し、分かりやすい例などを加えます。そして結びの文では、メールのまとめに加え、「よろしくお願いします」などいった結びの言葉を記載して本文は完了となります。

この構成でメールを作成すれば、より分かりやすく、意図をしっかりと伝えやすいメールとなるので是非、メール本文を作成する際はこの構成に沿って作成してみてください。

ビジネスメールの場合、メールの一番下に署名を記載する必要があります。署名には社名及び部署の名前や自分の氏名、対応可能な電話番号、メアド、住所などを記載します。署名なんて別に必要ないと考える方もいるでしょう。確かに、メールの最下部に記載されていますし、件名や本文に自分の氏名などを記載するケースもあるので不要にも思えますよね。

しかし、署名には自分もしくは企業の詳しい情報が記載されるので、どこの誰が送ってきたかを正確に把握することができます。相手が誤解しないよう、面倒だと思わずに署名までしっかりと記載しましょう。

こちらは一般的なビジネスにおける相談に関するメールの例文となります。相談内容に関しましては、適切な敬語を使用し、長くなりすぎず簡潔にまとめると良いです。

また、全体的に読みやすく見やすいメールに仕上げるために改行を1から2行区切りで挟むとスッキリとしたメールに仕上がるので改行もしっかりと入れることをおすすめします。

内定が決まり、企業から内定のご連絡が来た際に送るお礼の例です。この例文のポイントとしては、内定へのお礼に加え、今後自分はどうしていくかをアピールしていることです。お礼だけでは好印象はあまり得られませんが、企業の戦力となる決意をすることで好印象を持ってくれるはずです。

ここまでビジネスメールのマナーや構成について説明しました。ビジネスメールは就活時期から退職まで長期間使用することになります。メールの内容にも様々なマナーもありますが、送る時間帯や件名および宛名、ccといったメールの構成にも注意しなければなりません。夜遅い時間のメール送信や件名やccの記載漏れなどのないよう、ビジネスメールのマナーをしっかりと意識しましょう。

それでは、相手にしっかりとつたわる良いビジネスメールを作成してみてください！