社長交代の挨拶状におけるマナーとは？

社長交代において挨拶状は取引先や顧客などの社外の関係者に対してタイムリーにお知らせするために送付することは必須です。

すでにインターネットや報道などで周知の事実であるとしても挨拶状を送付することで会社の丁寧さを感じさせます。

送付しない場合、取引先や顧客などの社外関係者が社長交代を知らない状態になってしまったり、挨拶状を送付しないことによって無礼で礼儀知らずな会社だと思われてしまうこともあります。

挨拶状を送付することが当たり前だと考える会社が多いため社長交代の挨拶状を送付することは必須であると言えます。

どこまでの社外関係者に挨拶状を送付するべきか迷うところですが基本的には取引のある会社すべてに送付することを前提とした方が良いかと思います。

社長の意向もありますのでリストが出来上がった後に社長にリストをチェックしてもらい漏れや追加が無いかどこまで送付するか確認してもらうことが無難かと思います。

営業としても追加してもらいたい会社もあるかもしれませんので関係部署同士で連絡を密にして漏れの無いようにしたいところです。

挨拶状は社長交代が決まってから遅くとも１週間以内には送付した方が良いでしょう。

タイムリーにお知らせしたいため交代して1ヶ月後などでは遅すぎます。

挨拶状が遅れると取引先や顧客に変に勘繰られてしまったりと変な噂が立ってしまったりと取引に悪い影響が出てくる可能性もあります。

そのようなことにならないためにも早めに挨拶状は送付した方が良いでしょう。

切手や封筒については、ビジネスで使用しているものを利用するようにしましょう。
切手であれば郵便局で販売しているもの、封筒は白で無地のものや落ち着いたグレーや茶色のものを使用しましょう。

切手位置は、封筒が縦書きの場合は左上、横書きの場合は右上に添付しましょう。 

挨拶状が出来上がったら、封筒に入れて送付します。

このとき、挨拶状の表と封筒の宛名側を同じ方向にするのがいいとされる考えと、取り出した時に文面がすぐに見えるようにするのがよいとされる2通りの考え方があるようです。

古くからのマナーを重んじれば前者となりますが、相手のことを考えるのであれば後者の方が親切です。

A4書面の場合は３つ折りにして入れます。

下側から折り、続いて上側を折ります。

上側の右端が封筒裏上側にくるように入れます。

企業間のやり取りではメールなどでのやり取りなどが一般的ですが、社長交代の挨拶状についてはメールのみで送信することは無礼であると捉えられるためメールで送信したとしても改めて書面にて送付するべきです。

間違ってもメールで送信のみにしないようにしてください。

メールで送信したとしても改めて手に取れる形で書面で相手方に送付することが大事です。

年賀状と挨拶状を兼ねて送付するのはおすすめしません。

挨拶状は挨拶状として早急に、年賀状は年賀状として正月に送付するのが良いかと思います。

年賀の挨拶と社長交代の挨拶は別物なので混同しない方が良いかと思います。

２度手間になるかもしれませんが別々に送付するべきです。

社長交代の挨拶状は奇をてらったものや特別な文言等は必要無く一般的なテンプレートがありそれを踏襲するのが一般的です。

外部印刷会社を使う場合であっても一般的なテンプレートから選ぶ形になります。

以下に各項目の説明を書きます。

左上に宛先を書きます。宛先の社名は株式会社などを略さないようにしましょう。

拝啓から入り時候の挨拶を書きます。

前社長が退任し新社長が就任した旨を書きます。

その下に新社長の決意表明挨拶を書きます。

右下に謹言で締めます。

日付は新社長の就任日となります。

右下に差出人として新社長の名前を書きます。

自社で作成する場合にはA4サイズで作成すると良いでしょう。

外部印刷会社を利用するとA4サイズ・カード型・二つ折りカード型など様々なテンプレートから選ぶことができます。

文面もあらかじめテンプレートとしてまとめられておりその中から選んで送ることができます。

外部印刷会社を利用するのも手です。

挨拶状を送付するタイミングは社長が交代してから１週間以内が妥当だと言われます。

株主総会などで正式に社長に就任した日から１週間です。

タイムリーなタイミングで取引先及び顧客の元に届くのがベストです。

1カ月後など遅い場合はあまり意味が無く、また変に勘繰られてしまったり良からぬ噂が立ってしまったりと取引に悪影響を及ぼしかねないので、できるだけ早めに送付することが大切です。

社長交代における挨拶状について解説しました。

A4書面における挨拶状を念頭にご紹介しましたが、社長交代においては様々な手続きで煩雑になるため外部印刷会社等に挨拶状の作成をお願いするのも手の内かなと思われます。

社長交代における挨拶状は形式的なものでよく、特別に文言などは必要無く、ある程度テンプレートが決まっておりそこから選ぶだけで済みます。

A4書面での作成においては宛先を変えて印刷を繰り返さざるを得なく非常に手間がかかってしまいます。

外部印刷会社を利用するのも有効かと思います。

この記事を参考に社長交代における挨拶状をスムーズに済ませられたら幸いです。