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領収書の正しい書き方とは?

自営業の人も会社勤めの人も、避けて通ることができないのが領収書です。しかし、いざ自分で作ってみようと思うと、意外に正しい書き方がわからないこともあります。いざというときスマートに領収書を作成できるように、基本的な書き方を学んでいきましょう。

領収書の正しい書き方とは?

目次

  1. 領収書とは
  2. 領収書の役割とは?
  3. レシートと領収書の違い
  4. 領収書の正しい書き方
  5. 領収書を発行するまでの流れ
  6. 収入印紙が必要なケースと印紙税額
  7. 領収書の書き方まとめ

領収書とは

領収書とは、商品やサービスの対価として、確実にお金を払ったということを証明するための書類です。民法上の正式名称は「受取証書」となります。

Photo byodysseygate

領収書の役割とは?

大きな役割は「商品やサービスの代金を支払ったことを証明すること」です。

このことにより、支払った代金を再度請求されることを防ぐことができます。

個人的なものはどのように処分してもかまいませんが、法人税法や所得税法の管理下になる領収書(会社などで経費計上されたものなど)は、定められた期間、保管する義務があります。

レシートと領収書の違い

国税庁ホームページ「金銭又は有価証券の受取書、領収書」

国税庁ホームページによると、「「 受取書」、「領収証」、「レシート」、「預り書」はもちろんのこと、受取事実を証明するために請求書や納品書などに「代済」、「相済」とか「了」などと記入したものや、お買上票などでその作成の目的が金銭又は有価証券の受取事実を証明するものであるときは、金銭又は有価証券の受取書に該当します。 」とあります。

すなわち、レシートも必要項目が記載されていれば、十分領収書の役割を果たすことになります。

むしろ手書きの領収書より、内訳が品目として詳しく記載されていることから、何に使ったお金なのかがわかりやすく、証拠として信頼性が高いとも言われます。消費税に関しては、軽減税率が適用される商品なのかどうかの確認にもなります。

しかしレシートは領収書にならない、という会社もあります。会社規定であるなら、従うべきなのでしっかり確認しましょう。

領収書の正しい書き方

領収書と認められるためには、以下の項目が記載されている必要があります。

①日付 ②受取人名 ③金額 ④取引内容(但し書きや内訳)⑤発行者の名前と住所

また、金額が5万円以上の場合は、印紙が必要となります。

ただし例外もあり、小売業や旅客運送業、飲食業などは、受取人名の記載を不要としています。

①日付は領収書が発行された日を記載します。

②の受取人名は、最近あまり見聞きしなくなりましたが、受取人名に「上様」と書いてもらう事もあったと思います。

法律上、領収書の受取人名は「上様」でも問題ありません。しかし税務調査があった場合、疑問がある領収書はチェックの対象になりやすく、追及されることもあります。高額な領収書であるにも関わらず、受取人名が上様であったり、取引内容が明記されていないなどであると、経費と認めらない可能性もあります。

そのため、大きな会社ほど、受取人名が上様となっている領収書は受理しないルールがあるようです。法律上がどうあっても、会社のルールがそうなっているのなら、混乱や自腹を避けるために、ルールに従いましょう。

③金額は、マス目がある場合は右寄せに記載し、頭に¥マークをいれます。

④消費税で軽減税率の関係もあるので、内訳は最低わかるように記載します。

⑤発行者の名前と住所に、会社の角印がおされていることがあります。これは経理上は必ず必要なものではなく、形も角印や丸印など、決まった形はありません。領収書の偽造防止の意味があります。角印とは会社の認印のようなものです。

また、領収書を発行した個人の印鑑が必要だと言われることがあります。これも、上記の記載が正しくされて、正しく発行されている場合、経理上は必ずしも印鑑は必要ではありません。

領収書の正しい書き方①金額を記入するときの注意点

実際に受け取った金額を、精込み金額で記載します。

手書きの領収書の場合は、改ざん防止のため、3桁ごとに桁区切りの「.」を撃ちましょう。数字の頭には「¥」「金」、末尾には「-」「也」と記載します。

内訳の蘭に、税抜き金額と消費税金額を記載します。

また、マス目が印刷されている領収書の場合は右詰めに記載します。

稀に、マス目が3つで区切られているものがあります。これは「.」をマス目で表しているので、三桁区切りで使います。

経理の基本からすれば、三桁で数字をを区切るのが基本です。しかし、後から改ざんできないように、¥や-をしっかり記載しておけば、マス目が多少ずれていても書き方は問題ありません。

とはいえ、処理する人間が分かりやすいものにするのも大切なことなので、個人で処理しないものは注意しましょう。

領収書の正しい書き方②取引内容の記載についての注意点

取引内容、但し書きとも呼ばれます。これはどんな領収書にも必ずあります。提供した商品や、サービスの内訳を記載します。

一昔前は「お品代」でよかったのですが、現在は軽減税率が適応されています。「品」の内容が記載されていないと、何に対して支払ったものなのかが特定できず、使途不明金扱いされてしまう可能背があるのです。正しく詳細に書く必要があります。

具体的には「飲食代として」「事務用品代として」など、一目てわかる記述が必要です。

品物が複数ある場合は、代表的なものや、金額の大きいものに「等」をつけて記載しましょう。もちろん詳しく全項目書くのも間違いではないが、手書きの場合は「等」で対応するのが現実的です。

個人で家計簿等で使う場合も、内訳はわかりやすいほうが便利です。

領収書を発行するまでの流れ

ビジネスに関わる場合で、代金を支払った側は代金を受領した側に領収書の発行を請求できます。領収書は代金を支払う側にとって、経費精算などに使う非常に重要な書類です。

①正確な金額を受け取ったことを確認する。

②必要項目( 日付・支払った側の名前・金額・取引内容・発行者の名前と住所)を規定の書類に記入する。

③支払った側に渡す(送付する)。

④送った領収書は、同一のものを自社でも一部保管する。

④は、手書きの領収書でも、複写式になっているものが大半です。必ず捨てずに、一定期間保管しておきましょう。

収入印紙が必要なケースと印紙税額

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収入印紙とは、印紙税を収めるためのものです。文書に張り付けることによって納税します。切手によく似た形をしていて、コンビニなどでも購入できます。

しかし、営業に関係のないもの・個人的なものは非課税なので必要ありません。

5万円以下の領収書であれば、非課税文書なので収入印紙は必要ありません。

領収書に必要な金額は、よく使うところで、「5万円以上100万円以下なら200円」の収入印紙が必要です。

あまり日常的には使いませんが、「100万円以上200万円以下なら400円」「200万円以上300万円以下なら600円」とんで、「50億円をこえるものは60万円」の印紙が必要になります。

ちなみに、領収書の金額が総額のみ記載されているものは、消費税込みの金額、消費税額が区分記載、または税抜き価格が記載されている場合は、消費税抜きの領収額に対して印紙税がかかります。

つまり、消費税がいくらであったか記載しておく方が、印紙税はお得であるということです。

印紙には、「割印」あるいは「署名」が絶対に必要です、忘れないようにしましょう。割り印は印鑑、署名は自筆です。印紙と領収書、どちらにもかかるように印鑑を押す、または書く必要があります。

領収書の書き方まとめ

領収書は文房具売り場などで購入できる手書きのものや、Excelなどでも簡単につくることができます。インターネット上で領収書の書式のテンプレートもあり、無料でダウンロードすることも可能です。

また、事務書類の電子化が進む昨今、会計ソフトなどを利用し、メールで領収書を送る会社も増えているようです。

必要に応じて、使いやすいものを選ぶようにしましょう。

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