業種・業界によって違いがある？！見積書の書き方をご説明

見積書は、工事などの契約を交わす前に受注側が発注側に対して発行する、金額などを記載した書類です。発注側は、この見積書をもとに交渉をし、実際の契約へ進みます。この見積書の役割は大きく分けて3点あります。それではそれぞれを詳しく説明しましょう。

 ひとつ目の見積書の役割としては、取引に関してのお互いの認識を確認することです。項目・金額はもとより、納入時期や支払い条件、実費や諸経費など細かく記載して、その後のトラブルを防止します。 記載内容はあいまいな表示がないように注意しませればなりません。

見積書は1か所だけ提出してもらうとは限りません。特に工事などでは、複数の見積書を提出してもらい、一番条件の良いところと契約をします。よく「あいみつ」と言われるものです。発注側としては、値引きなどの交渉に利用できますので、ほとんどの場合、複数の見積りを取り寄せて契約をします。

最終的には、提出した見積書の内容を、お互いにすりあわせて、契約へと進めていきます。見積書に対して発注という意思表示をして、正式に契約が成立しますが、見積書という書類があることで、発注から契約までの発注側の、不安を取り除くことができます。

見積書の記入項目は大きく15項目ほどあります。業種などによって項目は変わりませんが、特に明細部分などは、記入内容に違いがあります。各項目について詳しくご説明させていただきます。

取引先の宛名よりも下に、大きめの文字で記入します。書き方としては「見積書」「見積もり書」「お見積書」「御見積書」などが一般的です。「お」や「御」は最近つけることが多くなりましたが、ついていてもいなくても、間違いではありません。

見積書の日付は重要です。見積書はほとんどの場合、有効期限がありますので、この有効期限をはっきりさせるために、発行日を記載します。一つの契約を結ぶまで、見積書を何度も提出する事もあり、打ち合わせの際など、「何月何日の見積書」と言えば、スムーズに話を進められます。

見積書番号は必ずしも、必要なものではありません。しかし、見積書を提出する機会が多い企業では、番号をふっておくことで、見積書の管理が楽になります。また、最近の見積書作成システムなどでは、自動的に通番をふられます。取引先との間でも、番号で確認をとることができます。

受注側の情報を明確にするために、見積書の右上取引先の宛先よりも少し下になるように、会社名・住所・電話番号を記載します。また担当者個人の名前を記載する場合には、一番下に担当者と記載してその後ろに、担当者の名前を記載します。

会社名の右横に、社印（社判）を押印します。社印は押印されないこともありますが、社印があれば、正式な文書だと認識してもらえるため、安心を与えることができます。担当者印を押印する場合には、担当者の名前の右横に押印します。個人取引の場合にも個人名の右横に押印します。

見積書の有効期限は2週間～半年と言われています。これにより取引について早めの判断を促すことができます。また、価格の変動によるリスクを回避する目的もあります。有効期限がなければ、いつまでも見積書の内容で取引ができることになりますので、必ず記入しましょう。

消費税なども含んだ合計金額を、明細などの上に大きめに一行で表示します。見積金額は明細の合計金額・消費税・値引きなどの計算をした最終的な金額となります。金額の記入に間違いがあると、その後の取引に大きな影響があります。注意して記載しましょう。

商品やサービスなどの明細を書き込みます。工事などでは実費でかかるガソリン代や写真代などを「諸経費」として計上します。大体の場合工事代金の〇％を諸経費とします。商品の売買などの見積書とはここが大きく違う点です。明細金額の合計を一番下に小計として計上します。

明細によって計算された小計に基づいて、消費税を計算します。消費税はそれぞれ個別の商品に乗じて計算するのではなく、小計に対して乗じた金額を計算します。諸経費なども課税対象ですが、まれに非課税になる取引もありますので、疑問があれば確認してみましょう。

上記の計算によって算出された、小計と消費税を合計したものを、合計金額として記載します。この合計金額は、見積書上部に記載した、見積金額と合致していなければなりません。上段にある小計や消費税額よりは、少し大きめに書くことが多いです。

備考には、上記に記載した内容では、説明しきれないことや、取引に関しての詳細な条件や商品やサービスの納期、取引に際しての前提条件など、お互いが認識しておきたい注意書事項を記載します。ここに記載しておくことで、契約時のトラブルを防ぐことができます。

メールやFAXで見積書を送る事も多くなっています。メール等で送る場合には、誤送付に細心の注意が必要です。送る前には相手側に連絡してから送ることもマナーです。メールはFAXよりきれいにプリントできますし、お互いデータとしても保管することができるので便利です。

見積もりの時点で金額が決まらない宿泊費や、ガソリン代など実費精算するものは、備考欄に実費精算である旨を記載しておきます。また値引きについては、▲や△などで、それぞれの商品欄に記載することもありますし、まとめて値引きする金額を、小計の下に記入することもあります。

見積書はお互いに確認するための書類です。記載内容に間違いがないように、また記載漏れのないように注意が必要です。現在はエクセルのテンプレートがたくさんありますし、自身でエクセルで作成することもできます。エクセルを使えば、計算も簡単で確実ですからおすすめです。