テンプレ活用でアジェンダを見やすく！ワード、エクセル、パワーポイントで使える無料テンプレート5選

みなさんはアジェンダという言葉の意味をご存知ですか？

アジェンダとは会議前に配布される書類のことで、議題や話し合う時間を事前に決めておくことによって、内容の濃い会議にすることが目的です。

語源はAgenda。

議事日程とか予定表という意味があります。

最近は「行動計画」や「スケジュール」など、会議のアジェンダとして使われることが増えてきました。

会議の内容をまとめたもの、それがアジェンダ。

会議の開催日時や会議の目的などをあらかじめ参加者に知らせておくと、会議の流れがつかみやすいため、効率のいい会議が開けます。

いきなり会議を始めると「えと…何の会議だっけ？」と参加者を置いてけぼりにする可能性があるからです。

たとえば社内研修。

予定表のない研修はありませんよね。研修内容、講義の時間が決まっていない研修はないはずです。

もし予定表がなければ「何の話だっけ？いつ終わるんだっけ？」と話に集中できないかもしれません。

また、事前に会議の内容がわかっていると、準備もしやすく当日の会議がスムーズに進行します。

また「議題」という意味で使われることもあります。

たとえば、進行役が「今日のアジェンダは」と言えば、「今日の議題は」という意味です。

会議の効率化が目的なので、流れがわかるよう意識して作成しましょう。

アジェンダを書く時のポイントは、時間配分です。

報告であれば短い時間設定を。

反対に、参加者の意見を出し合って結論を導く議題は、長めの時間設定を心がけましょう。

使える時間が少ないと、どれも中途半端になってしまうかもしれません。

また、議題の数にも注意しましょう。

議題の数が多すぎると「こんなにあるのかよ…。」と参加者の意欲が低下するからです。

なので議題は少なめに。

他には作成者がポイントになります。

会議を体験したことのない人が作成すると、思わぬ落とし穴にはまります。

その場合は、会議に詳しい人に教えを請いましょう。

忘れがちなのが、役割と行動を確認するための時間です。

会議内容がよくても「で？具体的におれたちは何をすればいいの？」では意味がありません。

会議内容を参加者の行動に落とし込むためにも、最終確認の時間が必要です。

「会議のアジェンダを作っといて」と指示された方のために、一般的なアジェンダの書き方を紹介したいと思います。 

一般的なアジェンダには、会議名、日時、開催場所、参加者、会議の目的、時間配分を記載します。

配布資料があればそのことも触れておきましょう。

会議の目的を事前に共有しておくと会議がまとまりやすく、議題と時間配分が有意義な会議とそうでない会議の分かれ目です。

なので、決められた時間内で「どの議題にどれくらい時間を割いて話し合うのか」をよく考えて作成します。

手短に会議名を記載します。

誰が見ても一目で分かる会議名にしましょう。

要点だけを抑えて端的に。

書籍のタイトルをイメージしてみるといいかもしれません。

多くの書籍は、一目で何が書いてあるかわかりますよね。

日時を記載しましょう。

会議が定期的なものであれば、日時は省略しても構いませんが記載されていると丁寧な印象を与えることができます。

さらに時間があるとGoodです。

開催場所を記載するのですが、場所だけでなく連絡先も記載しておくと、いざというときに便利かもしれません。

何か不都合が生じた場合に連絡しやすいからです。

「顧客が来れなくなって中止になった」「報告する資料が手違いで揃わない」などのキャンセルする場合に役立ちます。

会議に出席する参加者を記載しておきます。

全員参加の会議の場合、不参加者だけ記載しておくというのもOKです。

会議が開かれる主な目的は2種類です。

会議を大きく分けると「報告」か「決定」の2種類で、たとえば「今期の売り上げをみんなで共有する会議」は報告の会議です。

一方、「顧客となるメインターゲットの絞り込みを行う会議」は決定の会議。

報告を行うための会議なのか、決定を下すための会議なのかを明確にしておきましょう。

アジェンダを作成する上で最も重要な項目が時間配分です。

時間は長くても短くてもNGです。

時間が長ければ、だらだらと時間だけが過ぎるかもしれません。

時間が限られているから「時間内に決めなければ！」と集中力が高まります。

逆に時間が短かければ「会議開いたけど、何も決まらなかった」となるかもしれません。

無駄に時間を過ごさないために、進行役はタイマーで時間を計りましょう。

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アジェンダとは、議事日程や予定表を意味しますが、世界規模の行動計画のことをアジェンダと呼ぶことがあります。

会議の効率が疑問視されている近年、アジェンダを事前に配布し有意義な会議の実現を目指す企業が増えてきました。

会議の目的と時間配分に考慮しているアジェンダ作成の一助となれば幸いです。