日報の作成を簡単に！無料のテンプレート5選

まず日報とは一体なんなのかという説明から始めますが、簡単にいえば日報とは毎日こなした業務の内容を報告する書類のことを言います。これとは別に、「週報」というものがありますが、これは週ごとに記入するものですので、内容は同じでも完全に同じ書類というわけではありません。

毎日この日報を作成する際、テンプレートをスプレッドシートなどに保存して継続するとより効率よく簡単に作成できるので、今回は日報に記入するべき項目に加え、おすすめのテンプレートをご紹介していきます。

それでは早速、日報を記入する上で必要となる項目について説明していきます。どの項目も日報を記入する上で重要な項目ですので、1つ1つ疎かにせず、後で困ることのないようしっかりと確認してください。

まず最初に記入するのは日報を記入した日付です。この項目に関してはこれといって特に注意すべき点はありませんが、ここが抜けてしまうといつの日報か分からなくなってしまい、後々特定の日報を探す際に見つからないという事態になりかねません。

ですので、その日報が適切に管理できるよういつ書いたものかを把握できるようにするために年号から曜日まで明確に記入する必要があるため、記入漏れのないよう注意してください。

業務内容の項目では、「その日に何をした」という簡単な終わらせ方ではなく、読み手にとって分かりやすいよう時間ごとにどのようなことをどのように行ったのかなど、より具体的に記入しなければなりません。

なお、実際に業務内容を記入する際は、5W1Hを意識し、必要に応じて数字等を加えるとより具体的な内容となるので、読み手である上司もしっかりと個人がこなした業務を把握できるので、具体性を意識しながら記入してみてください。

日報の最後の項目では、所感、いわゆるその日に業務をこなした上で感じだことや業務をこなして見つかった改善点、今後の目標等を簡単にではなく、より具体的に記入する必要があります。

改善点であれば、なぜ改善させる必要があるのか、どのように改善するべきなのかなどさらに掘り下げて記入すると説得性のある日報に仕上がります。もちろん、目標を記入する際も同様に5W1Hが肝となるので、所感を記入する際は5W1Hを念頭に置きつつ書き上げてみてください。

大枠が青色で塗りつぶされており、大枠とその記入項目の見分けがしやすいテンプレートです。上司のコメント以外は全て記入する箇所ですので、それぞれの項目を記入漏れ等がないよう注意し、具体的に記入しましょう。

こちらもそれぞれの項目が色で塗りつぶされており、グリーンをベースとした日報なので、爽やかな印象を与えるテンプレートです。実際に記入する箇所は作業報告がメインとなりますが、その他の連絡事項が「その他連絡・報告事項」の欄に記入してください。

こちらは白と黒のみが使用されたシンプルで見やすい日報テンプレートです。PCのファイルに保存しておけば継続して使用することもできますし、所属や氏名といった不変な項目を記入しておけばさらに時間を短縮して作成することも可能です。

ブルーをベースとした爽やかで見やすいテンプレートです。こちらはエクセルにて編集できるテンプレートですので、スプレッドシートなどに保存し、継続して活用すると良いでしょう。なお、こちらは営業日報ですので、営業に関する業務を行っている方はこちらをご活用ください。

必要な項目は全て用意されたボリュームのあるテンプレートです。作業時間の項目もすでに用意しているので、時間帯と業務の内容、課題等を記入するだけで日報が仕上がります。

今回は、日々の業務内容を報告する日報の記入項目に加え、スプレッドシートに保存して使えるエクセル用テンプレート及びワード用のテンプレートをご紹介しました。

テンプレートを使用すれば格段に作成時間が早まりますし、スプレッドシートやファイルに保存しておけば継続的に活用できるので、その分他の業務に費やす時間を確保できます。

テンプレートの中にはシンプルなものから爽やかなデザインのものまであるので、お好みのものをご活用ください。