無料で使える！出勤簿テンプレート5選

出勤簿とは従業員の労働時間を把握するための帳簿で労務管理の基礎になるものです。

労働基準法で作成と一定期間の保管・保存が義務付けられていますが、電子化した出勤簿を運用することで、自動計算がされるようになるなどして業務の効率化を図ることができます。

出勤簿は作成と保管・保存が義務付けられていますが、書式は法律で定められておらず、最悪日付と始業時間、就業時間を記録するだけでも問題ないと言われています。

効率的な給与計算をするためにはその他の項目もあったほうが便利です。

何月何日の出勤の記録なのか記録しなければなりません。

日別に労働時間を管理するためには始業時間と就業時間を記録・管理しなければなりません。

法定時間を超えたり、休日労働をしたり深夜労働をするとその分だけ各種手当をつけなければなりません。

また、労働基準法に違反していないか把握するためにも、時間外労働や休日労働であっても会社側で従業員の労働時間を管理しなければなりません。

このとき労使協定を結ぶことで労働基準法をある程度免罰化できるようになります。

くわしくは「知らないとダメ！労使協定の内容と届出の義務」に記載していますのでよろしければご確認ください。

出勤簿はその項目・内容について書式が定められていないので、自分たちで使い勝手がいいように作成しても問題ありません。

よって最後に無料でダウンロードできるエクセル形式の出勤簿のテンプレートを用意しましたが、いくつか作成のポイントを紹介させてもらいます。

もちろん、市販の紙の出勤簿やテンプレートを印刷して出勤簿を作成・保存・保管しても問題ありません。

しかし、それでは計算ミスをしたり、保管場所に困ったり、作成に時間がかかったりします。

そうしたことを解決するためにエクセルで出勤簿を作成してみませんか？

エクセルならセルに計算式を入力すると自動計算してくれます。

例えば、日別の労働時間を入力しておけば、1ヵ月毎の総労働時間を自動計算してくれるようになります。

時間外労働や休日労働があると、その分の労働時間だけ定められた各種手当を上乗せしなければなりませんが、そうしたことも自動計算できます。

自動計算をするように設定することで、計算ミスが減ったり、入力ミスがあってもその部分だけ修正すると、その瞬間に再度正しい値に自動計算してくれます。

また、1日単位、1ヵ月単位、6ヵ月単位、1年単位での総労働時間も簡単に出すことができるので、出退勤システムを導入するつもりがないならエクセルを使わない手はありません。

出勤簿は労働基準法によって、作成と3年間の保存・保管が義務付けられていますが、平成17年からは条件を満たすことでデジタルデータでの保存が認められました。

しかし、エクセルなどのデータを消去してしまったり、改ざんの恐れがあったりバックアップを取るためにPDFにして別の記録媒体にバックアップを取ったり、紙に印刷したものを保存しておくことが多いです。

とくにPDFならデータを圧縮することで容量を小さくして保存しやすくなりますし、エクセルに対応していないスマホやMacなどの他のOSでも問題なく開くことができます。

PDF化された出勤簿をメールに添付して経営陣やグループ会社に送ることも簡単です。

出勤簿をはじめとした各種データをPDF化するには「CubePDF」というソフトがおすすめです。

主要なウェブブラウザからのウェブサイトやエクセルやワードなどのデータを無料で簡単にPDFに変換するソフトです。

最近の働き方改革や新型コロナウイルスの影響によって、リモートワークをする人が増えてきました。

しかし、一般的にスマホやMacにはエクセルがインストールされていないため「職場のパソコン以外で出勤簿関連の業務はできない・・・」と諦めていませんか？

それならスマホやMacにエクセルをインストールして使えるようにしてみましょう。

購入時のMacにはエクセルなどのOfficeソフトがインストールされていませんが、永続版かサブスクリプション版のいずれかを購入することで、Macでもエクセルが利用できます。

スマホの場合も同じようにエクセルのアプリがインストールされていないことが多いですが、公式から無料版と有料版が提供されています。

無料版であっても、基本的な操作がスマホ1台で完結できるのでおすすめです。

基本的に出勤簿は1ヵ月単位で作成することが多いです。

理由としては、賃金が1ヵ月単位で支給することが一般的だから。

もしも出勤簿が1週間単位、6ヵ月単位、1年単位だった場合別途計算が必要になってしまいます。

*エクセルで自動計算するように数式を入力しておけば問題ないですが、わざわざそうした手間をかける理由はないと思われます。

2020年時点では本記事以外のテンプレートでも1ヵ月単位の出勤簿が大半を占めています。

また、例えば6ヵ月分の出勤簿の作成を1枚のシートで管理した場合、出勤簿自体が大きくなってしまい、エクセルに対する視認性が低下したり、よほど大きな紙に印刷しなければ見にくくなってしまうでしょう。

これが6ヵ月単位の出勤簿が好まれない理由です。

こちらから2020年に無料でダウンロードしたい！エクセル形式の出勤簿テンプレートを5つ用意させてもらいました。

すべて1ヵ月単位の出勤簿ですが、使い勝手がいいように追加で数式を追加するなどしてカスタマイズしてご利用ください。

出退勤時刻だけでなく、休憩時間や残業時間などの労働時間をまとめて管理できるテンプレートです。

出欠をとるだけのとてもシンプルな出勤簿です。

各日に「出」を入力するとその日の出勤人数が更新されます。

従業員の時間内労働時間と時間外労働時間をそれぞれ管理できる出勤簿です。

テンプレート③に比べてカラフルで見やすくなったテンプレートになります。

始業・終業時刻と休憩時間、残業時間などの労働時間を管理できるテンプレートです。

この記事では2020年から始めることができる、作成と保管に便利なエクセルのテンプレートを活用した出勤簿の作成について解説してきました。

無料でダウンロードできるので、必要な項目や数式を入力してぜひご活用ください。