今更聞けない！身元保証書の意味とその書き方とは？

身元証明書とは、主に内定が決定した入社先から提出が求められる書類のひとつで、本人ではなくその第三者が本人が労働者として働く上でふさわしい人材であり、もし本人が企業に対して何らかの損害を与えた際に責任を本人と共にしっかり負うという2点に対して保証することを表す重要な書類です。　

この損害の具体的な内容ですが、主に規定違反によって生じてしまった債務や意図的であれそうでなくても怪我をさせてしまった場合の賠償などがこれにあたります。つまり、この書類では本人が労働者として相応しいという保証だけでなく、本人と連帯して損害の責任を負うことを保証する書類でもあるのです。

実際の身元保証書の書き方や書く際の注意点を解説する前に、割と戸惑ってしまう印鑑証明の有無について説明していきます。

結論から先に言うと、企業によってはこの印鑑証明書が求められる場合があり、提出する義務はないものの一応マナーとしては提出するのがベターです。

なぜ、この印鑑証明書の提出が必要なのかというと、内定が与えられた方が保証人を何らかの理由で用意できず、実在しない架空の保証人を書き上げるというリスクを抑えるために提出が求められるのです。ですので、もし印鑑証明書の提出も求められた場合はしっかりとコピーを取って身元保証書と同封して提出しましょう。

それでは、実際の書き方として身元保証書を書く上で必要となる事項をそれぞれご紹介していきます。どれも、忘れてはいけない重要な事項ですので、入念にチェックしてください。

身元保証書を実際に書き始める際は、まず先に年月日の記入が必要となります。年月日といっても、提出するその日付や実際に書いた日の日付を書いたりと対象となる日付は異なります。

身元保証書では、企業に対して書類を送った日付でも企業に届く日付でもなく、実際に身元保証書を記入した当日の年月日を記載します。つまり、2020年の4月19日に実際に記入し、4月11日に提出した場合は、年月日には「2020年4月9日」と記入するので、間違わないよう注意してください。

続いては、身元保証書を記入している本人の国籍を記入します。今回は企業へ提出する保証書としてご紹介しているので、通常であれば国籍の欄にはそのまま「日本」と記入します。

ただ、中には国籍が日本以外の方もいるはずなので、その場合は、自分の国籍を国籍欄に記入してください。こちらの項目は特に間違える要素はあまりありませんが、ここが抜けてしまうだけでも証明書として成り立たなくなってしまう可能性もあるので、記入漏れのないよう注意してください。

身元保証書の最後付近の項目は、すべて身元保証人本人の直筆によって記入される身元保証人情報が項目として設けられています。具体的な内容としては、身元保証人の氏名や住所、電話番号、職業、国籍、企業へ入社する本人との関係性を記入します。

先ほども何度か説明しましたが、この項目を記入する人が入社する本人やこの世に実在しない架空の人物の偽りの情報を記入するのはルール上NGです。ちなみに、身元保証人の情報の項目の一つである電話番号の欄は、固定電話がない場合やそれが叶わない場合には携帯電話でも特に問題はありません。

ほとんどの身元保証書では、身元保証人の個人識別情報の記入だけでなく、印鑑の押印も必要となります。当然、こちらも入社する本人ではなく身元保証人本人による押印が必要となるので、代行などはせずしっかりと身元保証人に押印してもらいましょう。

なお、この印鑑の押印は実印に限定はされていないので、普段使用している認印を使用しても問題ありません。

ここまで、身元保証書を書き上げる際に必要となる事項を説明してきましたが、いざ身元保証書を書こうとしてもちょっとしたミスが起きてしまう可能性もあります。そこで最後に、実際に身元保証書を記入する際に抑えておきたい2つの注意点について詳しくご紹介して終わります。

まずは、作成する際の注意点として身元保証書を記入する人に関して解説していきます。冒頭で、身元保証書というのは、本人が企業に適している人材であり、企業に対して損害を与えた際連帯して責任を負うことを保証する書類と説明しましたが、当然、その保証書を記入する人は企業に就職する本人です。

ただ、保証人の欄は本人もしくは実際に実在してない架空の人の名前を自分で記載してしまうと、しっかりとした保証という形にはならないので、保証人の欄には両親直筆の署名を記入しましょう。

なお、実際に署名を頼める人がいない場合には、企業が柔軟に対応してくれるので、極力早い時期に企業へその旨を伝えてください。

身元保証書は、企業へ提出しなければならない書類の中でもかなり重要な書類ですので、誤字脱字といったケアレスミスがある状態で提出するのはあまり好ましくありません。最悪の場合、しっかりとした身元保証書として認められず、内定取り消しという事態に陥る可能性も0とは限りませんので、実際に身元保証書を記入する場合は本書きする前に下書きをしておくことを強くおすすめします。

もちろん、下書きを終えて本書きを全て記入できた後、下書きが少しでも残っていると見栄え的にも悪く見えてしまいますし、企業からしてもあまり良い印象は持てません。ですので、本書きを終えたあとそのまま提出するのではなく、下書きのラインを残らず消しておくと良いです。

今回は、企業へ入社する際に必ず求められる身分証明書の意味や実際の書き方に関して解説しましたが、今回ご紹介したように、身元保証書というのは損害に対する保証及び本人の適性を保証する重要な書類でもあるので、書き方を誤らないためにもあらかじめ書き方に関する基礎的な知識は抑えておかなくてはなりません。

特に、書かなければいけない事項や保証人に関してはミスがあってはいけない大事な部分でもあるので、特に注意を払いながら書き上げていってください。