【無料で始められる】web会議システム6選を徹底比較！それぞれの特徴や違いまとめ

コロナが問題となり、最近では企業でもテレワークを実施して、ご自宅で業務や会議をZoomやSkypeなどを使用してweb上で済ませる企業も増えてきました。企業によっては、web会議を行う際に利用するシステムは異なり、当然システムもそれぞれ特徴が異なってきます。

今回は、web会議システムを導入する利用者側のメリットや実際にシステムを選ぶ際ポイントに加え、数多くあるweb会議システムの中でも特におすすめなシステムをそれぞれの特徴に関して触れながらご紹介していきます。

web会議システムは、パソコンもしくはスマートフォンといったモバイル端末からどこでも会議に参加できるので、わざわざ会社まで移動する必要もありません。さらに、会社までの移動が一切なくなるので、その分交通費を浮かせることも可能です。

人によっては、会社までの移動だけで1時間以上かかるという方や共働きをしていて家事などをしなくてはいけないという方にとってはかなり嬉しいメリットではないでしょうか。

企業によっては、会議に参加する人数が多すぎて、社内で会議用としてスペースを確保するのが難しいという企業もあるはず。ZoomやSkypeでは、利用人数がいくら多くともスペースを確保する必要がないので、50人以上参加メンバーがいたとしても問題なく会議を進められます。

さらに、システムの中には画面共有やホワイトボードなどあらゆるデータ共有機能が豊富に搭載されているものもあるので、実際に対面で会議を行うよりもデータの共有がしやすく、あらゆる工夫を施すことが可能です。

もし、会議の場でデータの共有が必要となる場合は、データ共有機能が他のシステムよりも豊富に用意されているシステムを選ぶと良いでしょう。

先ほど、データ共有機能に関してお話ししましたが、web会議システムによって搭載されている機能や持ち味となる機能がそれぞれ異なってくるので、会議の内容に適した機能が搭載されたweb会議システムを利用することを強くおすすめします。

web会議を進めるにあたって、カメラやマイク、ヘッドセットの用意や背景の設定など事前にしておかなければならない項目が多々あります。

その中でも、システムによってはマイクやヘッドセットといった対応している周辺機器が異なる場合があるので、事前にお持ちのマイクやヘッドセットに対応しているかどうかをチェックした後、カメラや背景設定など細かな設定をすると良いでしょう。

web会議システムを選ぶ際、カメラや背景設定などの有無のチェックだけでなく、料金プランとその制限内容までチェックしておかなければなりません。例えば、Zoomであれば利用人数の制限や配信時間の制限などが設けられるので、もし、無料版のみを使用したいという場合は、極力不便のない程度の制限が設けられたシステムを選ぶようにしましょう。

コロナが問題となる以前からかなりのユーザーに人気なシステムで、同時画面共有機能やリアクション機能、ブレイクアウトルールも作成などビジネスシーンで便利な機能が多く搭載されています。

無料版では、グループミーティングを行う場合40分の制限がかかりますが、月額2,000円のプランでは時間は無制限で最大100人まで参加することが可能となります。さらに、ルームを作成する際はパスワードを設定することもできるので、個人でセキュリティ対策することも可能です。

普段様々な用途として使われているSkypeですが、こちらのシステムでもweb会議を開くことができ、完全無料で全ての機能を利用することができます。

主な機能としては、プレゼンテーションなどでも使えるPCの画面共有機能やレコーディング機能などビジネスの場で必要な機能が搭載されているため、コストを抑えながら利用したいという方におすすめです。

このシステムもSkype同様に、主にチャットツールや通話機能として用いられることが多いですが、実は会議として使うこともできるのです。しかし、こちらのシステムでビデオ会議をする場合、1対1でしか使用することができず、無料版では画面共有機能などといった機能が使用できないので、大人数で会議を行いたいという方にはあまりおすすめできません。

web会議だけでなく、自動応答チャットや顧客管理、オンライン商談などを可能とするシステムで、こちらの会議システムでは最大30人まで参加することが可能です。

また、メモ書きなどで使用されるホワイトボード機能やPCの画面を共有する画面共有機能、資料共有などといったデータ共有に特化したwebシステムと言えます。

こちらのシステムでは、基本的には参加できる人数は特に制限はありませんが、参加人数が多すぎると接続が悪くなってしまい、会議が一向に進まなくなってしまいます。ただ、ホワイトボードや画面共有など会議に便利な機能はしっかりと搭載されているので、少人数で会議を進める場合はこちらがおすすめです。

テレビ会議はもちろん、スケジュール機能やデスクトップ画面共有など会議システムとしては平均的な機能数のシステムです。ただ、利用人数によって値段が変化してくるので、実際に利用する際は利用人数に合ったプランを選んでください。

最近、緊急事態宣言も特定の県のみ解除され、感染者数も減りつつある今ですが、やはり、まだまだ感染リスクも伴うためSkypeやZoomを使用した企業でのテレワークというのも続いていく可能性も考えられます。

中には、最近テレワークを実施し、これからweb上でカメラなどを使用して会議や業務などを行う予定だという企業もいるでしょう。そんな企業方は、今回ご紹介したシステムを選ぶ際のポイントを踏まえた上で、企業に適したシステムを是非、ご利用ください。

なお、システムを利用するにあたってマイクやヘッドセット、背景設定などが必要となるので、システムの機能だけで無く、必要な周辺機器などもあらかじめチェックしておくと良いです。