文書管理って？システムを活用するメリットとおすすめのシステム5選

文書管理とは、業務で発生した文書を規則正しく管理することです。そのためには、企業は文書管理に関して、規程を作成する必要があります。特に文書の保管や破棄については、細かい規程があると文書管理の効率が高まります。

文書管理は簡単に遂行できるように思われがちですが、実は複雑な業務の1つです。「文書情報管理士」という資格があるくらい、文書管理は重要な業務です。

ソリューションは直訳すると「解決」なので、文書管理を解決することです。「文書管理を規則に基づいて手際良く行うこと」「規則正しく効率的に、文書管理のサイクルを回すこと」と捉えていいでしょう。

チームで業務を回している場合、組織で文書管理ソリューションに取り組むのがおすすめです。各個人で文書を管理すると、個々の規則が入り組んでしまうためです。

文書管理ソリューションを考える際は、ステップを細かく分けましょう。今回は以下の4つに分類します。

上記のステップを文書管理ソフトを用いて、その中で規則正しく回していきます。このことを文書管理のライフサイクルといいます。各ステップの詳細については、後述します。

文書管理を正しく行うために、管理担当者をしっかり決めましょう。企業によって異なるものの、総務部が担当することが多く見受けられます。

担当者が決まったら、まずは文書管理規程を作成しましょう。規程があれば、担当者が2人以上いる場合スムーズに文書管理を行うことができます。

企業の書類を安全に管理するためにも、社内に一人は文書情報管理士を配置してもいいかもしれませんね。

文書管理をするのは管理者のみとは限りません。メンバーが必要なときに、必要な文書にアクセスしやすくするため、文書管理規程を細かく設定しましょう。

文書情報管理士の資格を保有していなくても、文書を扱うときは規則正しく管理しなくてはなりません。4つのライフサイクルを理解しておきましょう。

文書管理のサイクルは文書が発生することから始まります。

文書を発行したり、外部から受け取ったりすることが、発生のサイクルに該当します。

発生の次のサイクルは、活用です。伝達といわれることもあります。

文書を社内外に配布したり、閲覧できる状態にしたりする作業です。

例えば作成したマニュアルを運用することは、この活用のサイクルに該当します。

文書の活用の仕方は、人によって認識が異なります。そのため、文書管理規程でしっかりと活用方法を定めておきましょう。

文書管理サイクルにおける保管とは、書類を整理しておくことを示します。一度役目が終了した文書を、いつでも活用のサイクルに戻せる状態にしておきましょう。

活用のサイクルが終了したばかりの文書は、情報がまだ新しいものばかり。再び使用する機会があるかもしれません。

文書管理における最後のサイクルは、破棄です。

個人情報や企業の情報がたくさん詰まった文書を破棄する際には、紙の書類とデータの書類、それぞれに注意点があります。

まず紙の書類について。

文書を簡単に破棄する方法として、シュレッダーが挙げられます。しかし文書が細かく裁断されるとはいえ、復元が不可能ではありません。

一方溶解処理なら、完全に紙の形状が変わるので、復元が不可能です。業者に依頼するコストはかかりますが、情報漏洩のリスクを避けるためにも積極的に利用しましょう。

データ化された文書は、ボタン一つで完全に削除できます。便利だからこそ、データを管理する人間の確認作業をしっかりと行わねばなりません。今から削除しようとしている文書は、本当に削除しても問題ないものでしょうか。

リスクヘッジのため、データの文書は一度で完全に削除するのは避けましょう。一定期間はゴミ箱に入れておき、完全に削除する前にもう一度確認する作業をするのがおすすめです。

規程通りに、規則正しく文書管理を行うためには、システムを利用するのが確実な方法です。

文書管理に特化したシステムを利用するメリットを3つご紹介します。

自作の文書管理ソフトを使いたい場合でも、以下の3つのメリットを満たせるように自分でカスタマイズしましょう。

1つ目のメリットは、文書や資料を管理しやすいこと。

文書管理のソフト内では、文書管理のサイクルを自在に操作できます。

例えば保管している文書が必要になったとき、すぐに活用のサイクルに戻すことができます。

また、文書に対して保管期限を設定できるソフトもあります。

一方、もし自作の文書管理ソフト使用するなら、全てにおいて作業量が増えてしまいます。

例えば自作の文書管理システムでは、文書を保管する際にその期限を設定する場面は少ないでしょう。そうすると数年後、本来は不要なはずの文書がずっと自作のソフトにデータが残ってしまいます。不要な文書があると、業務の生産性は高まりません。

文書管理システムは、セキュリティが厳重であることもメリットです。

セキュリティ対策として、文書へのアクセス権限を設定できます。重要な文書は、役職や管理者のみ閲覧できるように設定するといいでしょう。

文書管理のソフトを自作する場合も、不正アクセスされないよう文書を守らなければなりません。文書に対してアクセスや編集の権限を自身で設定しましょう。

文書をペーパーレスで保管できることもメリットの1つです。データでの保管なら、オフィスが狭くてもほぼ上限なく文書を保管できます。

紙の書類は1枚は薄くても、10枚、100枚と、枚数が増えるにつれて、どんどん幅が広くなっていきます。当然保管場所をしっかり確保しなくてはなりません。

文書は破棄のサイクルを迎えるまで、ずっと管理する必要があります。

文書管理システムを使って、規程通りに文書を管理しましょう。システムを5つ紹介します。

ほとんどのシステムが英語に対応しているので、社内公用語が英語である会社でも導入できますよ。

どのシステムも直感的に利用できる仕様なので、文書情報管理士の資格を取得していなくても文書管理を簡単に行えます。

 Note PM （ノートピーエム）は共有しやすさが魅力的な文書管理システムです。

コメント機能があるので、文書について質疑応答が可能。既読機能でチェックし忘れを防止できます。

SlackやChatWorkと連携できるので、これらを導入しているならセットで利用できますね。

常時データのバックアップを取得しているので、万が一データを消失した場合も安心です。情報を紛失してしまった場合や間違えて削除してしまった場合も、復元できます。

言語切替で、英語を選択可能。

月額1,000円から利用が可能です。フリープランではありませんが、無料トライアル期間があります。期間終了後、自動で有料に切り替わることはないので、お気軽に試してみてはいかがでしょうか。

オンラインストレージとして有名なDropbox ですが、ビジネスに特化したDropbox Business （ドロップボックスビジネス）で文書管理をすることができます。

ドキュメントを作成するのも、共有するのも簡単です。

セキュリティに関しては厳重なのがうれしいところ。リンクのパスワード保護、ダウンロードの無効化、有効期限による一時的なアクセス許可の設定が可能です。

文書の管理に優れており、ファイルを復元することはもちろん、盗難の被害にあったデバイスからファイルを削除できます。企業の情報が漏れずに済みますね。

言語を英語に設定できます。

月額は1,250円から。フリープランではありませんが、30日間無料でお試しできますよ。

Confluence （コンフルエンス）を運営している会社は、タスク管理ツールのTrello も運営しているATLASSIANです。ツール同士を連携することが可能です。

文書の最新版をすぐに見つけられる仕様なので、文書を日々更新していく作業があるチームに最適なソフトです。

英語のブラウザを使っている人なら英語が、日本語のブラウザを使っている人なら日本語で表示されます。

有料版は月額６００円から利用可能。ファイルストレージは2GB ですが、フリー版もあります。

インターフェイスが使いやすいので、パソコン作業が苦手な人にも使いやすいソフトです。

zoomと連携できるので、テレワークを導入している企業で使い勝手がいいといえるでしょう。

独自の暗号キーをはじめ、さまざまな方法で文書を保護しているので、セキュリティ面は安心できます。

文書の保持スケジュールを設定できるので、設定した期限を過ぎれば自動的に破棄のサイクルまで完了します。

英語にも対応可能。

月額522.5円から利用できます。

Fleekdrive （フリークドライブ）は共同作業にフォーカスしているので、テレワークと相性が良い文書管理ソフトです。

フリークドライブにはチャット機能があり、ソフト上でコミュニケーションをとりながらの作業も可能。

英語にも対応しています。

常にファイルを編集していくチームに向いている文書管理ソフトです。

月額500円から利用可能です。フリープランではありませんが、30日間無料でお試しできます。

仕事に携わっている以上、規程や規則に基づいて、正しく文書を管理しなくてはなりません。自作ソフト管理してもいいのですが、やはり文書管理に特化したソフトだと効率よく作業できます。文書情報管理士の資格を保有していなくても直感的に文書管理できるので、ぜひ導入してみてはいかがでしょうか。