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メールで請求書を送付する場合の注意点と例文

昔は請求書を取引先に郵送するのがマナーでした。現在はというとメール送付があたりまえのように増えてきております。簡易的に送付ができるメリットの反面、一度メール送信ボタンを押すと後戻りはできないためメールで請求書を送付する場合の注意点を説明します。

メールで請求書を送付する場合の注意点と例文

目次

  1. 請求書をメールで送付しても大丈夫?
  2. 請求書をメールで送付するときの件名は?
  3. 請求書に印鑑は必要?
  4. 請求書をメールで送付する場合の例文5選
  5. その他、請求書をメールで送付する場合の注意点
  6. メールで請求書を送付する場合の注意点と例文まとめ

請求書をメールで送付しても大丈夫?

請求書をメールで送付してもよいのでしょうか。

結論からお伝えすると取引先へ渡す物のため問題がありません。

法律上請求書の発行をしないといけない等は存在しておりません。取引先との取引を証明するために使用します。

問題としては取引先にてメールでの請求書送付可否があります。

催促されないためにも必ず請求書に間違いがないかを確認していきましょう。

請求書ファイルに関してはパスワードを予め取引先と決めておきましょう。

請求書をメールで送付するときの件名は?

ビジネスメール基本になる「件名」になりますが、取引先がメール文章を見る前に明確かつ簡潔に伝える必要があります。

例:

・【請求書】○月分請求書送付ご案内

・【請求書】○月分請求書送付ご案内【株式会社○○】

・【請求書】○○プロジェクト請求書送付ご案内

取引先によっては指定された件名を指示される場合もあるため注意してください。

請求書に印鑑は必要?

Photo byodysseygate

印鑑は会社の証明、偽造防止と言っても過言ではありません。印鑑ある、なしでは信頼度も大きく変わります。押印がないため再送付を催促される場合もあります。

印鑑付き請求書を送付する場合、Word、Excelで作成し印刷。印刷後請求書に押印しPDF変換を行いメール送信可能となります。1日数件であれば問題はないですが2度手間かと思います。

解決策として「電子印鑑」を利用致します。Excelで電子印鑑を作成したものをフォーマット設定致します。後はフォーマットを使い回すことが可能になるため2度手間はございません。作成したファイルをPDFに変換可能なため非常に便利です。

フリーソフトで電子印鑑はすぐに作成可能です。英語対応可能なソフトもあるためお気に入りを探していただければと思います。

Excel電子印鑑であれば楽に押印可能なためオススメです。

Excel電子印鑑のダウンロードページ(窓の杜)

請求書をメールで送付する場合の例文5選

請求書メールの例文を記載いたします。請求内容、パスワードを忘れず取引先にとって親切なメールを心がけたいです。メールソフトによっては英語書式が文字化けする可能性があるため注意が必要なためメール送信後確認のご連絡をしていただけるとお互い安心です。

請求書をメールで送付する場合の例文①

【件名】

【請求書】○月分請求書送付ご案内

【本文】

株式会社○○○○

○○様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の山田です。

商品○○の請求書を添付ファイルにて送付させていただきますので、

ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明点や修正依頼などございましたらご連絡くださいませ。

【添付内容】

・添付ファイル:○月分請求書.xls

・請求金額:100,000円

・お振込期日:○○○○年△月□月

内容をご確認の上、期日までにお振込いただけますようよろしくお願いいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

-----------------------------------------

株式会社○○○○

山田 花子

TEL:

MAIL:

請求書をメールで送付する場合の例文②

【件名】

【請求書】○月分請求書送付ご案内

【本文】

株式会社○○○○

○○様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の山田です。

商品○○の請求書を下記URLにて送付させていただきますので、

ご査収のほどよろしくお願いいたします。

URL:htt//////

passwordに関しては次のメールにてお知らせいたします。

ご不明点や修正依頼などございましたらご連絡くださいませ。

【添付内容】

・添付ファイル:○月分請求書.xls

・請求金額:100,000円

・お振込期日:○○○○年△月□月

内容をご確認の上、期日までにお振込いただけますようよろしくお願いいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

-----------------------------------------

株式会社○○○○

山田 花子

TEL:

MAIL:

請求書をメールで送付する場合の例文③

【件名】

【請求書】○月分請求書送付ご案内

【本文】

株式会社○○○○

○○様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の山田です。

商品○○の請求書のURL passwordをお伝えいたします。

 password:1234

ご査収のほどよろしくお願いいたします。

【添付内容】

・添付ファイル:○月分請求書.xls

・請求金額:100,000円

・お振込期日:○○○○年△月□月

内容をご確認の上、期日までにお振込いただけますようよろしくお願いいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

-----------------------------------------

株式会社○○○○

山田 花子

TEL:

MAIL:

請求書をメールで送付する場合の例文④

【件名】

【請求書】○月分請求書送付ご案内

【本文】

株式会社○○○○

○○様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の山田です。

商品○○の請求書を添付ファイルにて送付させていただきますので、

ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明点や修正依頼などございましたらご連絡くださいませ。

【添付内容】

・添付ファイル:○月分請求書.pdf

本請求の期日が○○○○年△月□月となっております。

期間内までにご質問、お振込いただけますようよろしくお願いいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

-----------------------------------------

株式会社○○○○

山田 花子

TEL:

MAIL:

請求書をメールで送付する場合の例文⑤

【件名】

【請求書】○月分請求書送付ご案内

【本文】

株式会社○○○○

○○様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の山田です。

商品○○の請求書を添付ファイルにて送付させていただきますので、

ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明点や修正依頼などございましたらご連絡くださいませ。

・注文日:○○○○年△月□月

・発注No:○○○○

・請求金額:100,000円

・内容:

・お振込期日:○○○○年△月□月

・添付ファイル:○月分請求書.xls

内容をご確認の上、期日までにお振込いただけますようよろしくお願いいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

-----------------------------------------

株式会社○○○○

山田 花子

TEL:

MAIL:

その他、請求書をメールで送付する場合の注意点

取引先のWord、Excelのバーション差異でレイアウトが崩れる場合があるため注意です。英語書式が変わって文字化けする可能性もあります。一度メール送信後にレイアウトの崩れがあるか確認していただけると親切です。

誤ってメール送信先を間違った時の対策として納品書ファイルにパスワードをかけておきましょう。

請求書データをクラウド上に預けURLを送信しデータダウンロード可能なデータ便ですが、必ず先にURLメールを送りその後にパスワードを知らせるメールを送りましょう。万が一添付間違いがあった場合の事故を防げます。

メールで請求書を送付する場合の注意点と例文まとめ

予め取引先と請求書のフォーマット確認を行い催促がないようにします。催促があった場合は以前に送ったメール内容と比較し改善されているか確認します。

社名が英語表記の場合は電子印鑑の作成に注意してください。ソフトのバージョン差異ではみ出る可能性が高いです。

請求書にパスワードの設定、より強固な情報漏洩防止のためデータ便でのやり取りへ切り替える検討も良いと思います。

メール本文には請求金額記載していただけると取引先としても確認材料が増えるため親切です。

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木出 寛代

この記事のライター

木出 寛代

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