ルールを覚えれば簡単！英語メールの書き方を徹底解説

英語の文章は読み書きできるのに、英語のメールだと難しくなることがあると言われます。英語のメールは少し難しいところがあります。日本語でもそうですが、スピーキングの英語とライティングの英語は、同じではありません。しかも、メールでの英語は、もちろんライティングの英語になりますが、手書きの手紙とは別のものです。簡潔な言い回しになりますし、省略も増えます。むしろスピーキングに近いと言えます。英語のメールではちょっとしたコツが必要です。目上の人や友達へのメールもありますが、そのルールを覚えれば、意外と英語のメールは簡単に思えるでしょう。

ビジネス、友達、カジュアルと、シーンによって文体が変わるのも特徴です。もちろん日本語でもそうですが、フォーマルな表現と、カジュアルな表現があります。

英語のメールと日本語のメールの書き方の違いは、そのまま英語と日本語の違いと言えるでしょう。日本語をそのまま英訳しようとすると、うまくいきません。それは目上の人への敬語の違いです。英語に日本語のような敬語はありません。日本語では相手に丁寧に伝えようと、たらたらと長い言い回しになりがちです。特にビジネスシーンにおいては、日本独特の上下関係がありますので、目上の相手に気を使いすぎて、回りくどい表現が使われます。英語では、対等の関係が基本で、簡潔な表現が好まれます。

「はじめまして」のあいさつにしても、英語ではいくつもの表現の仕方があります。友達と友達でカジュアルに、ビジネスで目上の人に、と、それぞれのシーンで「はじめまして」のあいさつがあります。「はじめまして」を英訳するだけでは難しい部分があります。

メールにおいて件名は重要です。差出人と件名だけ確認して、読まずにスルーされることもあります。いつまで経っても返信が来ないということもなりかねません。件名だけで、返信が来るように、メールの内容が伝わるようにしましょう。

宛名は、「Dear」「Hi」の後に氏名を書きます。どちらも使用しますが、「Hi」の方が友達に使うようなカジュアルな感じになります。ビジネスでは目上の人には絶対に使ってはいけません。ここでは、「Dear All, 」となっています。内容が社長から、全社員に宛てたメールですので、「皆様」という意味になります。

本文は、あいさつ、メールの目的、依頼を明確にしましょう。ここでは、あいさつは省略されていますが、1段目にメールの目的、２段目に説明、３段目に依頼となっています。ビジネスなどの対外的なメールではあいさつは必要になりますが、社内でのメールですので省略されています。「はじめまして」のあいさつは「Nice to meet you.」ですが、メールなので、会ってはいるわけではありませんが、「はじめまして」で大丈夫です。

最後に締めの言葉が入ります。日本語でも最後の締めにある「敬具」「早々」「かしこ」のような表現です。ビジネスなどの対外的なメールでは最後の締めに、謝辞が入ります。ここでは簡単に、「Regards,」だけとなっています。

フォーマルな締め：Sincerely, Sincerely yours,

一般的なビジネスの締め：Kind regards, Best regards, Regards, Best wishes,

比較的カジュアルな締め：Thanks, Thank you, Best,

友達向けの締め：Take care, Cheers, Bye, See you,

一番最後に、署名です。ここでは、氏名のみとなっていますが、ビジネスなどの対外的なメールでは所属、連絡先は必要です。メールの署名機能を使えば、書き漏らす心配はないでしょう。

英語のメールでは、重要な情報ほど先に配置すします。日本語では、結論が最後にくるような言い回しになりますが、英語は、結論が前にくるように書きます。あいさつ、メールの目的、依頼というフォームを意識して書くと間違いありません。

これは英語のメールに限ったことではありませんが、１メールに１コンテンツを原則にします。特に相手に返信を求める場合は、注意するポイントです。相手が混乱してしまい、求める回答を得られず、再度メールを送ることにもなりかねません。件名にキャプションを付けたり、最後に確認の一文を入れることをおすすめします。

英語のメールは日本語を英訳した文章ではなく、文章は短く、シンプルな語彙で、正確な文法で、簡潔に表現します。日本語では敬語を使うと、へりくだる言い回しになりがちです。日本語では理解できても、英語では回りくどくて、内容は伝わりません。

英語のメールでは、決まったフレーズがよく使われます。「はじめまして」のあいさつから、シチュエーションごとに紹介しますので、そっくりそのまま覚えておくか、コピペしてください。

Inquiry about 〜　「〜に関するお問い合わせ」

Quesution about 〜　「〜の質問」

Notification of 〜　「〜のお知らせ」

Announcement of 〜　「〜の発表」

Information of 〜　「〜の情報」

Request for 〜　「〜の依頼」

Quotation for 〜　「〜の見積もり」

Order for 〜　「〜の注文」

Cancellation of 〜　「〜の取り消し」

Arrangement for 〜　「〜の手配」

Change of 〜　「〜の変更」

Invitation to 〜　「〜への招待」

Confirmation of 〜　「〜の確認」

Issue with 〜　「〜の問題点」

Apology for 〜　「〜のおわび」

Error in 〜　「〜の間違い」

This is to inform you that ～.　「～のお知らせメールです。」

This is to confirm ～. 　「～の確認メールです。」

This is just to let you know ～.　「念のため～をお知らせします。」

We are pleased to inform you ～. 　「うれしいお知らせです。」

We are sorry to inform you that ～. 　「残念ながら、～というお知らせです。」

Thank you for your 〜.　「〜して頂き、ありがとうございます。」

I really appreciate you to ～.　「～して頂き、感謝いたします。」

It was a pleasure to ～.　「～で光栄です。」

It's a pleasure to meet you.　「はじめまして。」

It is good to be in touch with you.　「はじめまして。」

I'm glad we are in touch.　「はじめまして。」

I am sorry to be late. 　「遅くなりまして、申し訳ございません。」

I apologize for my late reply.　「ご返信が遅くなり、お詫び申し上げます。」

Please excuse my late reply.　「ご返信が遅れ、申し訳ございません。」

We are sorry for the inconvenience.　「ご不便をおかけし、申し訳ありません。」

ビジネスの英語のメールは、ビジネスとして礼儀正しさが求められます。友達やカジュアルなメールとは区別する必要があります。ビジネスでは、上司や取引先の目上の人とコミュニケーションは大事です。SNSで使うような、省略や略語・短縮した言葉は避け、分別ある文体にします。メールの最後には、挨拶や相手への気遣いを入れて、丁寧さと思いやりを伝えると、コミュニケーションを円滑にできます。ビジネスにおいては、親しい関係であっても、カジュアルにならないよう気を付けましょう。

ビジネスシーンでは、役職が必要になることがあります。特に目上の人については、よく確認する必要があります。

代表取締役社長：President

取締役：Director / Board Member

部長：General Manager

次長：Assistant General Manager

課長：Manager / Section Chief

係長：Supervisor

最高経営責任者：CEO (Chief Executive officer)

最高執行責任者：COO (Chief Operating Officer)

• 英語には敬語はありませんが、上司などの目上の人に失礼になる言い回しはあります。「I need to 〜」や「I will 〜」 のような断定調は、命令のニュアンスが強くなります。特に目上の人に使うと悪印象を持たれる表現です。疑問文や「もし～していただけるとありがたいです」という仮定法を使うのがポイントです。相手の都合を聞かずに話を進めるような書き方は失礼になります。 
• 最後の締めの言葉は、「Sincerely,」を用いるとフォーマルになります。

友達や同僚に送る英語メールは、目上の人に送るメールと違い、カジュアルになります。

宛名は、「Dear」の後ろは、名前だけになり、最後の締めも、「Regards,」となります。「Regards,」は「よろしく」くらいの軽い感じになります。

友達などのカジュアルな英語のメールでは、より口語に近い文体になりますので、宛名は「Hi」の後に名前が入って、最後の締めの言葉は「Bye,」です。

最後にある「RSVP」は略語です。「返信ください」の意味になります。

出来るだけ速く：ASAP (As Soon As Possible)

私の考えでは：IMO (In My Opinion)

未定、将来決める：TBD (To Be Determined)

無料で：FOC (Free of Change)

ご返信ください：RSVP

返信不要：NRN(No Reply Necessary)

英語のメールの書き方にはルールがあります。ルールを覚えれば、英語のメールは簡単です。日本語を直訳すると、英語のメールは失敗します。ビジネス、友達、カジュアルなメールのルールを覚えて、フレーズはコピペして、スラスラと英語のメールが作成できるでしょう。