無料のグループウェア10選！導入のメリット・デメリットも徹底解説

2020年になった今日までインターネットは急速に進化してきておりますが、皆さんは企業内及び企業間でのやり取りはどのようにして行なっていますか？企業によってはメール一つで会話を成立させていたり、様々な機能が搭載されたソフトやスマホ対応のアプリを使用してやり取りをしている企業もあるはず。

そんなインターネット上での会話を可能とするのがグループウェアというものです。このツールは、企業のやり取りだけでなく、情報共有といった機能が多く搭載されいるのです。また、種類としてはオンプレミスとクラウド型に分かれており、使い用によってはよりコストを抑え、セキュリティを強化することも可能となります。

グループウェアでは様々な機能が搭載されているツールとなっておりますが、主に個人メッセージ機能の他に自分の予定だけでなく、ほかの社員の予定も一括して管理することのできるスケジュール管理機能や他の社員にファイルや画像を共有することのできるグループ間共有機能等が搭載されています。

なお、2020年現在では、PCのソフトだけでなく、スマホ対応のアプリもかなり進化してきているため、スマホひとつでメンバーのスケジュール管理や情報共有を簡単に済ませたいという方にもおすすめできます。

グループウェアのメリットは様々ですが、今回はそんな中でも特に利点として大きいポイントを2つご紹介します。

まずは、参加している社員の予定管理を一括して行えるという点です。通常のアプリですと、管理できるのは個人のスケジュールのみとなってしまいますが、このツールでは自分と他に参加している社員の予定も同時に把握することができるのです。

第2に、緊急時の会議に対応できるという点です。企業でトラブルがあった場合などに緊急会議を開く際、社員はわざわざ集まらなければなりません。しかし、グループウェアの中にはビデオ会議機能が搭載されたものもありますので、そちらを利用すれば緊急時に集まらずにその場で会議を開くことができます。

便利な機能が多く搭載されたグループウェアですが、メリットばかりあるツールというわけではありません。というのも、グループウェアにはあらゆる機能が搭載されているがために複雑なツールとなってしまっているのです。

スマホといった機器を特に得意とする若者社員にとっては使いこなすことは容易ですが、今まで電子メールのみ使用してきたという方にとっては少々難しい部分も多くなってしまいます。

このように、いざツールを導入しようとしても、中には使わない人なども実際にいるので、社員全員が同じツールを利用することは至難の技となるのです。

ビジネス向けに作成されているためタスクの管理機能やグループ通話機能、チャット機能などビジネス用途にもってこいのグループウェアツールとなっております。

最近ではChatworkをアプリで利用する方も年々増えてきており、他にあまりないタスク機能も搭載されているので、タスクのやり忘れのリスクを極力抑えたいという方は是非、こちらの機能を活用してみてください。

参加しているメンバーとの個人及びグループ間のメッセージ機能はもちろん、ファイルや画像の共有機能や通知の細かなカスタマイズ機能など様々な機能が搭載されております。また、Chatwork同様にPCだけでなくスマホ対応のアプリも用意されているので、スマホ一台で簡単に利用することができます。

多くの企業が導入されている大手グループウェアサービスです。こちらのサービスでは、情報共有機能を強みとしており、情報の共有をより簡単かつ円滑に行うことがでます。なお、こちらのサービスは基本的には無料でも利用できますが、10ユーザーを超えてしまう場合は無料プランは利用できませんので十分注意してください。

先程のiQubeではユーザー数が10名を超えてしまうと料金が発生してしまうシステムとなっていましたが、こちらのツールではユーザー数に関わらず完全無料で利用することができます。

スケジュール管理やチャット機能といった基本的な機能を加え全20種類以上もの機能が搭載されております。

こちらのツールでは、大きく分けてチャット機能、情報共有機能、メモ機能の3つが搭載されています。メモ機能とは、記録として残しておきたいものをテキスト入力もしくは手書きでデータとして保存しておくことのできる機能のことです。

全体的にシンプルなツールとなっているので、今までメールしか使ってこなかったという方でも簡単に利用できるので、複雑なものを使用したくないという企業におすすめです。

チャットツールとして広く知れ渡っているSkypeですが、そのビジネス版として作成されたのがこのSkype for Businessです。機能としては、勤怠管理機能やホワイトボード機能などビジネス向けの機能が多く搭載されています。

他のグループウェアツールでは、無料会員登録が比較的複雑なものばかりですが、こちらのツールではメール認証だけで登録できるので簡単に登録を済ませることができます。

なお、こちらも無料で基本的な機能は全て利用することができるのでコストを抑えたい方にもおすすめです。また、自分の企業内でサーバーを用意するオンプレミス型でインストールすれば更にコストを抑えることが可能となります。

2020年になった現在、多くのコミュニケーションツールが利用されていますが、SkypeやLINEなどといったチャットツールでは、メンバーの会話は全て流れていってしまいます。しかし、こちらのツールではそんな欠点を情報ストック機能で補うことができるので、大事な会話を見逃してしまうリスクも最低限に抑えることができます。

こちらのツールは大学のサークル向けに作成されたグループウェアですが、ビジネスでも利用することのできる機能が15種以上も搭載されており、デザインも比較的シンプルに仕上がっているので誰でも簡単に利用することができます。

個人もしくはグループでのチャット機能はもちろん、ビデオ通話機能やデータ共有機能などビジネスで必要となる機能が多く搭載されております。

なお、Microsoftのアカウントがあれば簡単に利用することができるので、普段PCなどでExcel等を多用している企業におすすめです。また、こちらも無料で利用することができますが、よりセキュリティを強化したい場合にはオンプレミス型のグループウェアを使用することをおすすめします。

2020年現在、会話のやり取りはメールからスマホ対応のアプリやソフトのコミュニケーションツールへと変化してきています。そんなツールの中でもインターネット上にてチャットや情報共有、スケジュール管理といった様々な機能を利用することができるグループウェアをご紹介しましたが、基本的な機能や特徴はしっかり理解することはできましたか？

グループウェアは大きく分けてオンプレミス型とクラウド型に分けられます。どちらも独自のメリットやデメリットを持っているので、実際にグループウェアを探す際は、それぞれのタイプの特徴を理解した上で実際に利用することをおすすめします。