内定のお礼は必ず送る！お礼メールの書き方と例文3選

会社も一期一会です。頑張って就職、転職活動をした結果、内定をもらったのですからマナーとして承諾、辞退に関わらずお礼メールは送っておく必要があります。企業側も応募者の中から選考を重ね、時間を費やしたうえで選んでくれたわけですから、新卒や中途関係なく、最低限の敬意は払いましょう。

電話で採用の連絡を頂くこともあるかと思います。電話中にお礼を伝えるのはもちろんですが、電話で伝えたとしても、追ってメールを送っておいた方が印象は良いでしょう。

電話で受けたから電話のみで構わないと思いがちですが、メールは文章として残りますし、電話のように対一人ということでもなく、採用部署のメーリングリストなどに返信をする場合もありますので、承諾する際も入社後のことを考えると、印象は良くしておくに越したことはありません。そう考えると、メールも必要だと考えに行き着くでしょう。面接だけではなく、入社前からなるべく好印象を与えておきましょう。

決まってこの日に送るという決まりはありませんが、遅くても採用の連絡を頂いた翌日までには送っておきたいところです。即時返信がもちろん好ましいですが、様々な理由もあるかと思いますので、遅くなり過ぎないようにしましょう。

新卒の場合は中途とは違い、何十社も受けて内定をもらうということも多いでしょう。その場合でもひとつひとつ丁寧に、送ったメールのコピペなどで使いまわすことなく、自分の言葉でお礼を伝えましょう。誠意を伝えるということはとても重要ですし、今後その気持ちはきっと役に立つでしょう。

中途の場合は、エージェントを利用し選考してくこともあると思います。その際はエージェントから企業へ連絡することになりますので、早めに意思決定するように言われるとは思いますが、エージェントの温度感も加味したうえで、エージェントへどうするべきか相談するのが好ましいでしょう。

内定のお礼メールとはいえ、内定をもらった企業に入社するか否か少し考える時間が欲しいと思うひともいます。その場合でもお礼メールは内定に対してのお礼ですから、送っておく必要はありますが、時間が欲しいのか、いつまでに承諾の連絡をするので待っていて欲しいなど、その旨をメールに記載しておきましょう。

新卒でも中途でも第一志望や、入社の意思が強くあった企業から内定が出た場合は、入社後の印象を良くするためにも、すぐにでも返信をする必要があります。入社する意思を明確に伝えるために、メール文面の項目を設定しておくことが重要です。伝えるための必要なメール文面の項目は下記を参考にしてください。

また、メールには件名が必要です。件名については「御礼」や「内定頂きありがとうございます」など、お礼メールですということがわかる件名にしましょう。

せっかく内定頂いたのにも関わらず、希望順位が高いところからも内定をもらったり、選考が進むにつれて思っていたイメージが違った場合、辞退するという選択肢を選ぶこともあるでしょう。新卒の場合は複数の企業へ応募していることも多く、辞退の連絡をする機会も中途と比べれば多いと思います。辞退をする場合は承諾とは項目を変更します。

内定を辞退するわけですから、簡単で構いませんので辞退理由を記載することをお勧めします。また、件名については「御礼」や「内定のご連絡について」など御礼という件名にしないのであれば、辞退をにおわす題名にしても良いでしょう。

内定を頂いた企業よりも、結果を待ちたい企業がある場合はその旨を伝える必要があります。その場合、期日や状況を伝えるメール文面にする必要があります。

相手側からすれば、内定を出した以上は入社して頂きたいと思っていますし、期待もしていますので、丁寧に且つ期日を設定し、気持ちよく待って頂くような文面にしましょう。また、件名については「御礼」や「内定についてのご相談」などが適切でしょう。後者の件名にすると、相手側も返事の相談かなと想定するであろう件名になりますので、うまく使い分けてください。

項目が決まれば本文の内容を項目にそって記載して送ります。メールの文面は失礼のない、はっきりしていて、わかりやすく伝える事柄が明確な内容で送ってください。外資系で英語の文面で送らなければいけない場合の例文もあわせて紹介していきます。

承諾の場合は、内定を頂いたことに対してのお礼と、内定を承諾し入社後の抱負や期待感をメッセージとして伝えております。シンプルではありますが、伝えるべき内容と礼儀はしっかりと捉えているメールの文面になります。

頂いた内定を辞退する場合は、承諾時と同様に内定を頂いたことに対してのお礼は必ず入れます。そして辞退する意思を明確に伝え、内定までにお時間を頂いたこと、お時間を頂いたのにも関わらず辞退という決断をしたことに対して謝罪を入れます。最後に社会人として敬意を払う意味でも、貴社の今後の益々の～というかたちで締めくくるのがスマートです。

頂いた内定に対して、承諾でも事態でもなく迷っている場合、他社の選考で迷われることと思いますが、メール内容にその意向を入れるのはナンセンスです。

承諾、辞退と同様に内定を頂いたことに対してのお礼、自分の都合ですぐに返事ができない旨を伝え、期日をしっかりときることが重要です。

内定の返事を待って頂くことは、新卒では考えにくいので中途のかたがメインになるでしょう。新卒は原則、内定を頂いた企業に入社するという規則を設けている学校も少なくありません。 

外資系企業に就職する際に、面接官や人事担当者が日本語がわからないという事例も少なくはありませんし、自身の経験上でも新卒時にその様な企業がありました。とはいえ、英語も日本語と項目は同様です。新卒でも中途も特に伝えることは変わりません。

英語でお礼メールを送る場合も構成は同じですが、英語では長めの文面でなく、簡潔に送る方が好まれるでしょう。上記では連絡を頂いた感謝と、内定のお礼、最後にベストを尽くしますという意思が記載されています。基本的に外資系の企業となるとオファーがあり、条件合意で承諾というケースが多いため、内定承諾前提での英語の文面になります。

また、英語の件名についてはThank you for○○が使いやすいでしょう。

内定を頂くということは、お互いにとって時間も労力も使ったうえで頂くということを念頭においてください。企業もあなたに期待をしていますし、あなたも企業に期待をしているでしょう。

また、エージェントを利用している場合、数ある求職者から適正を判断してエージェントは企業に提案しています。その場合は企業だけでなく、エージェントへも敬意を払っておくと、エージェント側も交渉したり、万が一辞退となった場合にすぐに提案できる求職者の準備ができるので、エージェントからも良い印象を残せます。

今回の内定のお礼メールを送るうえでのポイントは下記です。

いかがでしたか？基本的な内定のお礼メールはの構成は承諾であれ辞退であれ同じです。ポイントをおさえて相手に意思と感謝を伝えるように意識していれば、まず問題はないでしょう。