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【例文付き】誠意が伝わる謝罪メールの書き方

納品期限を遅れてしまうときや、取引相手に失礼なことをしてしまった時など、社会ではどうしても謝罪のメールが欠かせない時があります。今回、この記事ではそういった人たちに向けて、謝罪メールの書き方を例文とともに解説していきます!

【例文付き】誠意が伝わる謝罪メールの書き方

目次

  1. 謝罪メールはいつ送る?
  2. 謝罪メールを送る時の注意点
  3. 謝罪メールの書き方
  4. 社内向けの謝罪メールの例文
  5. お客様向けの謝罪メールの例文
  6. お詫びの言葉のフレーズ集
  7. 謝罪メールまとめ

謝罪メールはいつ送る?

どうしても、仕事の中で自分に非がある場合いつ謝罪メールを送ろうか迷う方は多いと思います。

特に相手があなたの上司とか、社外のお客様であったりだと嫌ですよね。

ただ、ビジネスの中では相手が上司であれ誰であれ自分がミスをしてしまった時は少しでも早くそのミスに対応ができるよう、すぐに謝罪メールを相手に送ることが重要になってきます。

「ミスしてしまったあ。。。」と後悔する気持ちもわかりますが、人間は誰でも少しくらいのミスはするものです。

それよりも、ミスをしてしまった場合はどうしたらそれに対応できるかを考えるようにしましょう。

最後にもう一度言っておきますが、謝罪メールは「すぐに」送るべきです。ミスを後悔するのはその後からでも遅くありません。

謝罪メールを送る時の注意点

この章では謝罪メールを送る際の注意点3つを紹介していきます。

注意点①:自分の非はしっかりと認める

謝罪メールを送るとき、まず注意しなくてはいけないのは自分のミスをしっかりと認めることです。

変な言い訳をついてしまうと、相手方はさらに機嫌を損なう可能性もあります。

また、ミスをしてしまった部分を全てしっかり相手方に報告しないと、そのミスが原因でさらに大きな問題につながる可能性もあります。

ミスは全て認めましょう。そうすることで自分自身としてもより、冷静に考えられることもあります。

どうしても、上司へ返信するときなどは、自分のミスは出来るだけ隠したいという気持ちもわかりますが、それでは後から取り返しのつかないことになる可能性があります。

相手が、あなたの上司であれ、社内の同僚であれ、お客様であれ謝罪メールは迅速に送るようにしましょう!

注意点②:謝罪メールではスピードが命

これについては先ほども説明しましたが、謝罪で最も重要なポイントの1つは「スピード」です。

何かしらのミスをしてしまったということは、そのミスがどんどん大きくなってしまう可能性もあるのです。

少しでも迅速な対応を心がけ、迷惑をかける人は最小限にしましょう。

注意点③:お客様のクレーム対応では相手の言い分をしっかり聞く

クレーム対応では明らかに自分は悪くないように思えるようなことは多くあります。

ただ、それでもまずはお客様の話をよく聞きましょう。

もしかしたら、聞き逃していることがあるかもしれないですし、たとえ相手が悪くても決して感情的にはなってはいけません。

クレーム対応において重要なのは、相手をさらに怒らせないことです。

優しく丁寧に対応して、お客様に少しでも納得いただけるように努めましょう!

謝罪メールの書き方

次に、謝罪メールの書き方について件名から締めまで項目ごとに説明していきます。

謝罪メールの項目①件名

まずは「件名」です。

件名に関しては、一番重要なことはそれを見ただけで何についてのメールなのかがわかることです。

たとえば、謝罪メールの件名を「このあいだの件についてのお詫び」などと曖昧な言葉遣いにするのではなく、「●月△日の開発会議の件についてのお詫び」のように見ただけで、なんのことかすぐわかるようにすることが重要です。

見ただけで、何についてのことかがわかれば相手方も見逃すことは少なくなります。

謝罪メールの項目②最初の挨拶言葉

ここでは「いつもお世話になっております。」とか、「この間の件はご連絡いただき、ありがとうございました。」のように感謝の言葉を述べます。

これに関しては、謝罪メールに限らず、全てのメールにおける基本なので絶対に忘れないようにしましょう。

謝罪メールの項目③本文の前半

本文に入ったら、まずはお詫びとお詫びする内容の説明をしてください。

「この度は○○のため、ご迷惑をかけてしまい誠に申し訳ございませんでした。」などのような分です。

ここで、今起きていることやミスしてしまったことをしっかりと相手に伝え、そのお詫びの気持ちも送ります。

謝罪メールの項目④本文の後半

本文で、お詫びとそのお詫びの内容について説明したら、次はその原因と対策を相手に伝えます。

これは相手を少しでも安心させるためで、ただただミスりましたというだけでは失礼です。

「〜が原因ということがわかりましたので、今後は○○といった対応を取っていきます。」のようにしっかりと原因とそれに対する対策を伝えるようにしましょう。

謝罪メールの項目⑤締めの言葉

締めではもう一度、お詫びの言葉を述べておきましょう。

「この度は、大変ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんでした。」

のような感じでいいので、再度謝罪をしておくのが締めの文での礼儀です。

謝罪メールの書き方まとめ

最後にここまでの謝罪メールの書き方をまとめておきます。

件名

件名に関しては、このメールが謝罪メールであるということをすぐにわかるような内容にしましょう。

最初の挨拶言葉

ここでは「いつもお世話になっております」や「以前はありがとうございました」といった感謝の言葉を述べるようにしましょう。

本文の前半

半分に入ったらまずはお詫びの言葉とその内容について述べましょう。

本文の後半

本文の後半では、そのミスの原因や次からどう改善していくかについて書きましょう。

締めの言葉

締めでは、もう一度締めのお詫びの言葉を述べましょう。

「もう一度?」と思うかもしれませんが、締めに繰り返し謝罪するのはマナーです。

社内向けの謝罪メールの例文

ここでは社内向けの謝罪メールの例文をいくつか紹介していきます。

社内の会議に遅刻してしまった時の謝罪メール例文

まずは、会議などに遅刻しそうな時の謝罪メールです。会議とかでは上司の目も気になり、大変でしょうがしっかりとここで書き方を学んでおきましょう。

件名:〜の会議への遅刻のお詫び

お世話になっております。△△です。

今日の10時からの〜の社内会議についてなのですが、電車が××の影響で遅延をしてしまったため遅れます。ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

電車の遅延とはいえ、今日の会議が重要な社内会議であるということは初めから分かっていたので、もう少し早くに出勤しておくべきだったということに関しては反省をしております。

繰り返しになりますが、この度は〜の社内会議に遅れてしまい誠に申し訳ございませんでした。

メールにファイルを添付し忘れた時の謝罪メール例文

次に、メールにファイルを添付し忘れた際です。

まあ、これならいますぐに送り直せばいいので迅速に対処しましょう!

件名:先日の返信メールでの添付漏れのお詫び

お疲れ様です。△△です。

先日送りました〜に対する返信メールについてなのですが、私の不手際で資料の添付を忘れておりました。大変失礼いたしました。

改めて、メールをお送りいたしますのでご確認お願いします。

今後はこのようなミスが内容に気をつけていきます。

この度は誠に申し訳ございませんでした。

お客様向けの謝罪メールの例文

続いてはお客様向けの謝罪メールの例文をいくつか紹介していきます。

トラブルが起きてしまいお客様に迷惑を書けてしまった時の謝罪メール例文

トラブルというのはいかなる状況であれ、起きてしまうものです。

そのため、それに対する謝罪も慣れておく必要があります。

件名:〜のトラブルに関するお詫び

いつもお世話になっております。○○株式会社の△△です。

この度は〜の件でこちらの会社の不手際のため、トラブルを起こしてしまい誠に申し訳ございませんでした。

今回のトラブルの原因といたしましては××の確認を怠っていたためということがわかりましたので、今後は同じことが怒らないよう努めていきます。

この度は、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんでした。

お客様に対する返信が遅れてしまった時の謝罪メール例文

返信メールなどはつい、忘れてしまったりするものですよね。

もしそれが自分の上司だったりとかするると、少しぞくっとしてしまいますが、まずはここで返信メールを忘れたり、返信メールを送るのが遅れてしまった際の謝罪メールの書き方を学びましょう。

件名:ご連絡が遅れてしまったお詫び

いつもお世話になっております。株式会社××の○○です。

この度は、○月×日にいただいたメールの返信が遅くなってしまい、誠に申し訳ございませんでした。

社内のパソコンがトラブルの影響で一時的に使えなくなってしまったため、メールを確認できない状況にありました。

今後はこのようなことがないように、携帯電話でも連絡が取れるようにしていきます。

この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

お詫びの言葉のフレーズ集

最後にお詫びの言葉のフレーズをいくつか紹介していこうとおもいます。

お詫びの言葉のフレーズ①謝罪の気持ちを表すフレーズ

まずは、謝罪の気持ちを表したいときに覚えておくと便利なフレーズをいくつか紹介しておきます。

「度重なる失礼本当に、申し訳ございませんでした。」

「お返事が遅れてすみませんでした。」

「お約束していましたのに急用のため不在をし、大変失礼いたしました。」

「今回の件を厳粛に受け止め、陳謝いたします。」

謝罪のメールではただ、「大変、申し訳ございませんでした。」というだけでは、あなたの謝罪の気持ちが伝わりきらないことがあります。

そこで上記にあるような、より丁寧なフレーズを覚えておくことで、相手に自分の謝罪の気持ちが伝わりやすくなります!

お詫びの言葉のフレーズ②反省の意思を表すフレーズ

また、謝罪の中では反省の意思をしっかりと示すことも重要になってきます。

ただ、謝るだけではまた同じミスをするかもと思われてしまいますからね。

そこで今回は、反省の意思を表すフレーズもいくつか紹介しておきます!

「不注意であったと、反省いたしております。」

「私の不徳のいたすところと、猛省しております。」

「ご指摘いただきありがとうございます。肝に銘じておきます。」

「このようなことを繰り返さないように、以後、気をつけます。」

謝罪メールまとめ

今回、この記事では謝罪メールの書き方について例文とともに解説してきました。

謝罪メールで重要なことは、大きくまとめると

「迅速に対応すること」

「詳細に起こしたトラブルやミスを伝えること」

「しっかりと、改善策も示すこと」

の3つです。

この3つを押さえておけば、きっとトラブルがさらに拡大してしまったり、取り返しのつかないことになってしまうことは少ないと思います。

なんども言いますが、謝罪メールで重要なのはそのトラブルを拡大させないことです。

しっかりと対応できるように、どう行った状況なのか迅速に正確に伝えるようにしましょう!!

どうしても、謝罪メールは上司や社外のお客様になどとなると送りづらい気持ちもわかります。

ただ、相手が上司であれ誰であれ、ミスに対しては迅速に対応するのが一番なので、謝罪メールはしっかり送りましょう。

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山田裕太朗

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