これで便箋は完璧！便箋の基本と書き方を解説

便箋とは手紙を書く時の用紙のことを指します。便箋には様々な種類があり、一般的な罫線の入った物から模様入りの物、一筆箋や付箋などがあります。また縦書きの便箋か横書きの便箋かでも用途が違うので、用途に合わせて便箋を使い分ける必要があります。罫線がない白無地の便箋、縦書き用の罫線のみの便箋はどんな用途にも用いることができます。ビジネスでも主にこちらが使われます。横書き用の便箋、色や模様入りの便箋はカジュアルな印象になるので親しい友達や家族への手紙向きです。

手紙を書く時に気をつけたい書き方のマナーについていくつかご紹介します。主にビジネスシーンでの手紙ですが、まず宛名の会社名は略さないで書きます。(株)や(有)と書かず、株式会社、有限会社と書きます。前株なのか後株なのかも確認しましょう。次に相手の名前ですが、名前が行の上方に来るように書きます。修正液などを使うことは失礼にあたるのでしっかりと下書きをしてから臨みましょう。封筒に記入する住所や宛名も同じで、間違いのないように記すことが大切です。

ちなみに枚数のマナーとして、手紙が一枚に収まってしまった場合に白紙の便箋を重ねることがありますが、通常の場合は2枚目として白紙の便箋を重ねます。白紙の便箋を重ねる理由は諸説ありますが、透けにくくするため本当はもっと書きたいという気持ちを表すためといった理由があるようです。ただし重なってほしくない弔事などの場合には一枚の便箋に収め、白紙の便箋は重ねません。

便箋の基本構成は①前文、②主文、③末文、④後付の4つから成っています。この構成は差し出す側も手紙を書きやすく、受け取る側も読みやすい構成となっています。ビジネスシーンでのフォーマルな手紙なのか、友達に宛てたカジュアルな手紙なのかに関わらずこの基本構成を用いることができます。それぞれに何を書くことが含まれているのか、便箋のどの位置に記すかといった書き方の注意点などひとつひとつ解説していきます。

便箋の基本構成としてまず始めに来るのは前文というものです。前文とは「拝啓」などの頭語、時候のあいさつ、相手を気遣う言葉など本題に入る前の部分のことです。頭語は末文の結語とセットで使われます。時候のあいさつは季節にあった表現を用いるようにします。そしてそのあとに相手の健康や安否を尋ねる言葉、お世話になった方であれば感謝の言葉を書きましょう。

友達に宛てたカジュアルな手紙、相手の体調を気遣う手紙、急ぎの用件や謝罪の手紙などの頭語には「前略」を用います。「前略」は時候のあいさつなどを省いて用件を書き出すために用いられます。逆に通常の手紙や感謝の内容の時に「前略」を頭語として用いることはしません。

次に本題となる主文が来ます。前文の後、改行し、一文字分の空白を空けて「さて」、「ところで」、「早速ですが」などの起語を使って本題に入ります。伝えたい内容は一つか二つに収めることをおすすめします。あまり多くなってしまうと要点が伝わりにくくなってしまいます。目的を簡潔、明快に伝えられるようにしましょう。

感謝や謝罪の時には特に気持ちが伝わるように心を込めて書くようにします。相手の名前や会社名が行末に来ないように、逆に自分を指す言葉が行頭に来ないようにするという注意も必要です。ひとつの単語が行をまたがないようにも気を付けましょう。楷書で記し、相手が読みやすいと感じるように書くことが大切です。

末文は手紙の結びの部分となります。相手の健康や繁栄などを祈る言葉を入れ、前文で用いた頭語とセットになる結語で締めくくります。末文が丁寧に書いてあると、手紙全体の印象が良くなります。主文で用件を簡潔に分かりやすく伝えつつも末文で相手に対する気遣いを示すなら、受け取った側にも気持ちよく読んでもらえるものです。

頭語と結語の種類としては一般的に使われる【拝啓ー敬具】、目上の方に対して使われる【謹啓ー謹言】、親しい友達などに使われる【前略ー草々、かしこ】があります。ここで注意したい点ですが、「かしこ」は女性のみ用いることができます。

後付は手紙の最後に日付、署名、宛名、脇付を記した部分のことを指します。末文の後行頭から一、二字下に年月日、日付の行末または改行した行末に自分の名前をフルネームで記します。宛名は必ず行頭に来るようにし、敬称を必ず付けましょう。脇付とは「机下」「侍史」「御許に」など宛名の脇に添える言葉で、目上の人に渡す手紙の礼儀として用いられてきましたが、最近は省かれることも多くなって来ました。

便箋の書き方の基本は縦書きです。これはビジネスシーンなどの改まった手紙はもちろん、親しい友達、家族に渡す手紙にも当てはまります。特にビジネスシーンで目上の方に手紙を出す時には、相手に失礼のないようにマナーを守って書きたいものです。

封筒も縦書きのものを使用します。茶封筒の使用はNGです。封筒に住所を記入する時の注意点は郵便番号をきちんと書くことです。郵便番号が記してあるからと言って市町村を省略しないようにもしましょう。可能な限り二行以内に収めて書きます。またビジネスシーンの手紙であれば社名や所属部署、肩書きや役職があればそれらも記入します。封筒は受け取った人が最初に目にするものなので特に美しく、バランス良く正確に記すように意識しましょう。

それでは縦書きの便箋の書き方として一例をご紹介します。こちらの書き方は先程解説した4つの基本構成に沿った書き方となっています。内容は手紙の目的やシーンによって異なってくるので、どんな文章にするかあらかじめ自分の中でよく練ってから書き始めましょう。

横書きの便箋は基本的に友達など親しい間柄の人への手紙に用います。ビジネスシーンでも親しい人に対しては横書きを用いることも可能です。横書きの便箋はカジュアルな印象になるので、あまり形式ばった堅い雰囲気を出したくない時におすすめです。

親しい友達や家族に対しての手紙でも、内容は前向きで明るいものにしましょう。どんな人に宛てた手紙でも最低限のマナーを押さえておくことが大切です。封筒も横書きのものを使用しますが、基本のルールは縦書きの封筒と同じです。住所や宛名を間違わないようによく確認して記しましょう。

横書きの手紙を一例としてご紹介します。今回はお見舞いの内容になっていますが、自分なりにアレンジを加えてオリジナルの文章で心のこもった手紙を書きましょう。お見舞い状は用件だけを書くようにし、長くなりすぎないように気をつけましょう。

ここまで、便箋の書き方について解説してきましたが、一番大切なのはその手紙を通して何を伝えたいのかです。感謝なのか、謝罪なのか、相手の健康を気遣うものなのか、それを伝えるために心を込めて書くというのが最も大切です。それは相手にも必ず伝わります。

また、誤字・脱字がないようにも注意しましょう。下書きをして臨むことや、住所、宛名、文中の字をチェックすることは相手に対して誠実な姿勢を表すことにもなります。最低限のポイントを押さえつつ相手に気持ちを伝える心のこもった手紙を書くことが大切です。