ペーパーレス会議とは？一般的な会議との違いやメリット・デメリット

ペーパーレス会議とはそのままの意味で、紙を使わず行う会議のことです。ペーパーレスとは紙の印刷物をデータ化して活用することを指し、身近なところでは本をデータ化した電子書籍があります。

ビジネスだと請求書や契約書など各種書類をクラウド上で管理する流れが強まっています。世の中が紙媒体から電子媒体に移行しつつある状態です。そういった流れを受け「紙の資料やめて、タブレットやスマホのアプリで会議しませんか？」ということで登場したのがペーパーレス会議です。

ペーパーレス会議の導入事例をご紹介します。(株)ネクスコ・メンテナンス関東は、東日本高速道路(株)（NEXCO東日本）のグループ会社です。

高速道路のメンテナンスを主たる業務としているのですが、全社員にIPadを配布し取締役の会議や所長会議をはじめ担当者会議、週間工程会議という週の進捗と次の週の作業内容を報告する会議で使用しています。

現場で作業手順書や光通信ケーブル埋設図面などを確認したいという要望があったことから、タブレットを活用したペーパーレス会議の導入に至りました。導入事例は増えていて今後もさらにペーパーレス会議は広まりそうです。

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ペーパーレス化によって様々な紙媒体が電子媒体になっている流れの中、こう思いませんか。

「ペーパーレス会議は導入したほうがいいの？」

そこでペーパーレス会議についてのメリット＆デメリットをご紹介します。まずはメリットを5つご紹介します。

会議の準備に必要だった作業を減らすことができます。従来の紙媒体による資料作成は、資料印刷後にホッチキスでまとめる作業、印刷ミスや誤字脱字のチェック、または資料を席に並べるといった作業がありました。

ですがペーパーレス会議では電子化した資料のため、資料を準備する作業時間が大幅に減り、その結果生産性が向上します。

ペーパーレス会議では紙を使用しないので、紙代や印刷代といったコストを格安に抑えることができます。また不要になった資料を廃棄する際にかかるコストや、保管する時間とスペースを確保するコストなど、金銭面以外のコストも削減できます。  

紙の書類が多いとファイルの管理が大変ですが、ペーパーレス会議では紙の書類がないので管理が楽です。

ファイルがないので、必然的に保管スペースを確保しなくても済みます。また検索機能を使えば瞬時にほしいデータを閲覧することができるのもメリットです。  

会議の資料をアプリなどでデータ共有すれば、場所を選ばず資料を参照することができます。web会議システムを利用すると、現地にわざわざ出向かずとも会議に参加でき、出張費を抑えることができます。

ペーパーレス会議はシステム上でデータ管理できるため、外部に情報が漏れるという心配がありません。データ化した資料はパスワード設定による閲覧制限や、外部からのアクセス制限をかけることで一定のセキュリティを保つことができます。

ペーパーレス会議のデメリットを3つご紹介します。

スマホやタブレットで閲覧する資料は、紙で作成した資料より見づらい場合があります。というのは紙の資料のように一度に何枚も見比べることができないからです。

見比べようと思ったら頻繁にページの切り替えを行わなければいけません。見づらさから導入を見送っている企業も多いようです。

紙の資料であれば空いている余白にメモを取ることが可能ですが、話を聞きながらスマホやタブレットに直接メモするのはひと手間です。なので別にメモ書用のノートなどを用意するケースも少なくありません。もちろん慣れれば大丈夫という意見もありますが、慣れるまでは情報を聞き逃すリスクがあります。

デバイスに苦手意識を持っている人が少なからずいます。従来の会議のやり方では情報の取得の仕方で迷うことはありませんでした。

ですがペーパーレス会議ではデバイスの操作ができないと十分な情報を得にくいです。社員がどのくらいデバイスを操作できるのか、ということを把握しておかないと会議の意味がなくなってしまいます。

ペーパーレス会議に役立つシステムを3つご紹介します。

ワイヤレス投影とは、スマホやタブレットの画面をワイヤレスで他の映像機器に映し出せる技術のことです。

ケーブル接続不要でスクリーンに映し出した資料を皆で見ながらの会議が可能です。集まったメンバーのデバイスがそれぞれ違っていても投影でき、社内外の複数人で同じ画面を一緒に閲覧できるので、ペーパーレス会議で物凄く重宝されています。

インタラクティブボードとは、「電子黒板」とも言われている大型ディスプレイのことです。チョークで黒板に書くようにタッチペンでインタラクティブボードに書き込むことができます。書き込むだけでなく、スマホやタブレットなどのデバイスの画面も表示できます。

なので会議にインタラクティブボードを導入すれば、それぞれが持っている情報を一つの大型ディスプレイで共有でき、意見や主張をそこに書き込んで保存ができます。非常に便利なハイテクな黒板です。

システムが付与されたタブレットがあると便利です。ペーパーレス会議用に特化した機能が搭載されたタブレットで会議を行えば、参考資料を一瞬で仲間と共有できたり、ペアリング機能でページの進退やスライドの切り替えを同期できます。専用のツールがあれば場所を問わず会議資料の修正が可能で、株価など変動の激しいデータを扱う会議では非常に重宝されます。

ペーパーレス会議についてのメリットやデメリットについて解説してきました。社内でペーパーレス会議を始めたいけど予算や遣いやすさが気になるという方は、無料＆格安のアプリや無料トライアルを利用して、試験的に導入するという方法もあります。

役員会議など限られた人数での会議で運用してから全社に広めるというやり方です。無料＆格安のアプリや無料トライアルで始めれば、導入が無理なときにすぐにやめることができるので、まずは小さく動いてみてはどうでしょうか。