連絡がこない！催促メールの書き方と例文まとめ
この記事では催促メールの書き方について解説していきます。 催促メールを取引相手の方や、同僚の方に送らなくてはいけないのだけど、相手を焦らせたり、怒らせないようするには、どう書いたらいいのかがわからないという方にはおすすめの記事です！
相手に催促メールを送っていいのか？
催促メールを送ろうとしている相手が、あなたの社内の上司だったりビジネスの取引相手だったりすると、どうしても送るべきなのか、そうすべきでないのか迷いますよね。
ただ、やはり一番いけないのは仕事自体が遅れてしまうことなので相手が上司であろうが社外の人間であろうが誰であれ、催促メールは送るべきです。
ただ、ここで一つ注意しておきたいのは「あなたはミスをしていないか」という点です。
もしかしたら、あなたが相手方にまずメールを送っていないのから返信が来ないのかもしれないですし、あなたが失礼な言葉を使ってしまったから相手が怒ってしまい返信がきてないのかもしれません。
あなたの方がミスをしていないかをしっかり確認した上で、丁寧に催促メールを遅れば決して相手方が気分を悪くするようなことはないでしょう。
催促メールはいつ送る？
催促メールをいつ遅れば良いかに関しては、それは時と場合によって変わってきます。
メールの返信がこない時
このケースは、2、3日待ってから送っても大丈夫だと思います。
社会人のビジネスマナーとして24時間以内に返信するというものもありますが、忙しくてそれができないこともあります。
相手を焦らせないように、少し待ってあげましょう。
事前に決めた期日を過ぎている提出物がある場合
このケースでは、すぐに催促メールを送るべきです。
期限を守るというのはまずビジネスマナーですし、期限を決めたということはそれを過ぎてしまったら、相手が困るということです。
あなた自身もこういったことがないようにしましょう。
お金関係の延滞の場合
これは相手が個人か、企業かによって大きく変わります。
個人の場合はおそらく単なるミスでしょう。少し待ってもお金が送金されたことが確認できなかったら催促メールを送りましょう。
企業の場合はおそらく相手方に何らかのトラブルがおきている可能性が高いです。
すぐに連絡をしましょう。
催促メールを送る前に必ず確認すること
ここでは、催促メールを送る際必ず確認しておくことをいくつか挙げておきます。
催促メールを送る前に確認すること① 本当に自分がメールを送っているか？
先ほども説明しましたが、もしかしたら返信がこないのは自分がメールを送り間違えていたからか、何らかの理由でメール送信が失敗したからかもしれません。
そういった状況で催促メールを送ると、相手方は混乱してしまうでしょう。
くれぐれもそういったことがないように気をつけてください
催促メールを送る前に確認すること② そのメール内容が間違っていないか？
また、メールは送っていることには送っているがそのメール内容が間違っているのかもしれません。
期日を間違えて記入していたり、そもそも送るメールを間違えていたり。また、自分が意図したことと相手側が受け取った意味に行き違いがあるかもしれません。
送ったメールの中身の確認も丁寧にしましょう。
催促メールの書き方
この章では催促メールの書き方について説明していきます。
件名はどうする？
件名に関しては「〜のご確認」や「〜のお伺い」など、決して催促を意味するような言葉にしないようにしましょう。
そういった言葉にしてしまうと、相手の気分を害してしまったり、相手を焦らしてしまったりします。
本文も相手を焦らせないように
本文に関しても同じです。決して催促を意図していないような言葉遣いにしましょう。
どんなに相手が悪くても、あからさまに催促をしてしまったら相手も酷く傷つくでしょう。また、もしその相手が社内のあなたの上司や、社外の取引先の相手だったら関係を悪くし兼ねません。
ビジネスにおいて、取引先とは良好な関係を気づく以上のものはありません。
たとえ相手のミスでもおおらかに考えてあげましょう。
極力丁寧な相手の気分を害さない表現を
繰り返しになってしまいますが、社内のあなたの上司であれ、社外の取引先の相手であれ、自分のミスを責められたら、たとえそれが本当のことでも嫌な気持ちになってしまいます。
極力相手とは良好な関係を築けるよう、丁寧な表現で催促してあげてください。
こういったことはビジネスマナーです。決して相手を責めないでください。
【送るケース別】催促メールの例文
ここで、いくつか催促メールの例文を紹介しておきます。
催促メールの例文① 返信メールがこない時
まずは、メールの返信がこないケースです。
お世話になります。
株式会社abcの山田です。
以前、A月B日に送らせていただいた△△の件に関してのメールについてなのですが、ご確認いただけたでしょうか？
大変申し訳ないのですが、ご覧になっていただけていた場合C月D日までご連絡いただけるでしょうか？
以前送らしていただいたメールについては、再度こちらから送らせていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
このケースで重要なのは、まずいつ送ったメールなのかを記載しておくことです。
また、以前送ったメールや提案書を再び送っておくと相手は再度以前のメールを開く必要がないので、良いです。
催促メールの例文② 日程調整がしたいとき
続いて、日程調整に関する催促メールの書き方について解説していきます。
お世話になります。
株式会社○○の小島と申します。
先日、一度メールでお伺いした△△の日程調整に関してなのですが、その後いかがいたしましたでしょうか？
大変恐縮なのですが、事情があり○月△日までに日程を決定しなければならないため、その日までにご連絡をいただけますでしょうか？
先日のメールに関しては再送しておきますので、よかったらご確認ください。
お忙しいとこ恐縮なのですが、何卒よろしくお願いします。
日程調整に関しては、会議室の予約しなければならないなど期限を決めなくてはならない理由や事情があるときは、すぐに催促をしておくべきです。
ただ、先ほどと同じように前回送ったメールはすぐに確認できるよう再送しておきましょう。
3度以上、返信がこない場合
次に、何度も催促メールを送っても返信がこないケースについての例文を紹介しておきます。
お世話になります。
株式会社〜〜の佐藤です。
A月B日とC日にお送りさせていただいた○○の件に関してのメールについてなのですが、対応が確認できていません。
もし、すでに対応なさっている場合は大変恐縮なのですが、そうでない場合は進展状況をご連絡いただけるでしょうか？
お忙しい中大変申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。
こういった、返信が何度もこないケースはおそらく相手も対応が終わっていないなどの事情があると考えられるので、そのようなことも考慮して、催促のメールを送ると良いでしょう。
もし行き違いだった場合どうする？
行き違いに対する対応として、まずは催促メールをする際、行き違いに関する断りなどは必ず書いておくようにしましょう。
そうすることで行き違いがあっても相手は、許容しやすくなります。
また、行き違いになった時はその後謝罪のメールをしっかりとするようにしましょう。
催促メールまとめ
本日は、催促メールの書き方について解説してきました。
催促メールを書く時は相手が社内の人間であれ、社外の人間であれ書きずらいですよね。
けれども、催促メールを送らないと相手はあとでもっと辛い思いをするかもしれません。
そのため、催促メールはマナーを守り相手の気持ちを考え書くようにしましょう！
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この記事のライター
山田裕太朗
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