更新

連絡がこない!催促メールの書き方と例文まとめ

この記事では催促メールの書き方について解説していきます。 催促メールを取引相手の方や、同僚の方に送らなくてはいけないのだけど、相手を焦らせたり、怒らせないようするには、どう書いたらいいのかがわからないという方にはおすすめの記事です!

連絡がこない!催促メールの書き方と例文まとめ

目次

  1. 相手に催促メールを送っていいのか?
  2. 催促メールはいつ送る?
  3. 催促メールを送る前に必ず確認すること
  4. 催促メールの書き方
  5. 【送るケース別】催促メールの例文
  6. もし行き違いだった場合どうする?
  7. 催促メールまとめ

相手に催促メールを送っていいのか?

催促メールを送ろうとしている相手が、あなたの社内の上司だったりビジネスの取引相手だったりすると、どうしても送るべきなのか、そうすべきでないのか迷いますよね。

ただ、やはり一番いけないのは仕事自体が遅れてしまうことなので相手が上司であろうが社外の人間であろうが誰であれ、催促メールは送るべきです。

ただ、ここで一つ注意しておきたいのは「あなたはミスをしていないか」という点です。

もしかしたら、あなたが相手方にまずメールを送っていないのから返信が来ないのかもしれないですし、あなたが失礼な言葉を使ってしまったから相手が怒ってしまい返信がきてないのかもしれません。

あなたの方がミスをしていないかをしっかり確認した上で、丁寧に催促メールを遅れば決して相手方が気分を悪くするようなことはないでしょう。

催促メールはいつ送る?

催促メールをいつ遅れば良いかに関しては、それは時と場合によって変わってきます。

メールの返信がこない時

このケースは、2、3日待ってから送っても大丈夫だと思います

社会人のビジネスマナーとして24時間以内に返信するというものもありますが、忙しくてそれができないこともあります。

相手を焦らせないように、少し待ってあげましょう。

事前に決めた期日を過ぎている提出物がある場合

このケースでは、すぐに催促メールを送るべきです。

期限を守るというのはまずビジネスマナーですし、期限を決めたということはそれを過ぎてしまったら、相手が困るということです。

あなた自身もこういったことがないようにしましょう。

お金関係の延滞の場合

これは相手が個人か、企業かによって大きく変わります。

個人の場合はおそらく単なるミスでしょう。少し待ってもお金が送金されたことが確認できなかったら催促メールを送りましょう。

企業の場合はおそらく相手方に何らかのトラブルがおきている可能性が高いです。

すぐに連絡をしましょう。

催促メールを送る前に必ず確認すること

ここでは、催促メールを送る際必ず確認しておくことをいくつか挙げておきます。

催促メールを送る前に確認すること① 本当に自分がメールを送っているか?

先ほども説明しましたが、もしかしたら返信がこないのは自分がメールを送り間違えていたからか、何らかの理由でメール送信が失敗したからかもしれません。

そういった状況で催促メールを送ると、相手方は混乱してしまうでしょう。

くれぐれもそういったことがないように気をつけてください

催促メールを送る前に確認すること② そのメール内容が間違っていないか?

また、メールは送っていることには送っているがそのメール内容が間違っているのかもしれません。

期日を間違えて記入していたり、そもそも送るメールを間違えていたり。また、自分が意図したことと相手側が受け取った意味に行き違いがあるかもしれません。

送ったメールの中身の確認も丁寧にしましょう。

催促メールの書き方

この章では催促メールの書き方について説明していきます。

件名はどうする?

件名に関しては「〜のご確認」や「〜のお伺い」など、決して催促を意味するような言葉にしないようにしましょう。

そういった言葉にしてしまうと、相手の気分を害してしまったり、相手を焦らしてしまったりします。

本文も相手を焦らせないように

本文に関しても同じです。決して催促を意図していないような言葉遣いにしましょう。

どんなに相手が悪くても、あからさまに催促をしてしまったら相手も酷く傷つくでしょう。また、もしその相手が社内のあなたの上司や、社外の取引先の相手だったら関係を悪くし兼ねません。

ビジネスにおいて、取引先とは良好な関係を気づく以上のものはありません。

たとえ相手のミスでもおおらかに考えてあげましょう。

極力丁寧な相手の気分を害さない表現を

繰り返しになってしまいますが、社内のあなたの上司であれ、社外の取引先の相手であれ、自分のミスを責められたら、たとえそれが本当のことでも嫌な気持ちになってしまいます。

極力相手とは良好な関係を築けるよう、丁寧な表現で催促してあげてください。

こういったことはビジネスマナーです。決して相手を責めないでください。

【送るケース別】催促メールの例文

ここで、いくつか催促メールの例文を紹介しておきます。

催促メールの例文① 返信メールがこない時

まずは、メールの返信がこないケースです。

お世話になります。

株式会社abcの山田です。

以前、A月B日に送らせていただいた△△の件に関してのメールについてなのですが、ご確認いただけたでしょうか?

大変申し訳ないのですが、ご覧になっていただけていた場合C月D日までご連絡いただけるでしょうか?

以前送らしていただいたメールについては、再度こちらから送らせていただきます。

何卒よろしくお願いいたします。

このケースで重要なのは、まずいつ送ったメールなのかを記載しておくことです。

また、以前送ったメールや提案書を再び送っておくと相手は再度以前のメールを開く必要がないので、良いです。

催促メールの例文② 日程調整がしたいとき

続いて、日程調整に関する催促メールの書き方について解説していきます。

お世話になります。

株式会社○○の小島と申します。

先日、一度メールでお伺いした△△の日程調整に関してなのですが、その後いかがいたしましたでしょうか?

大変恐縮なのですが、事情があり○月△日までに日程を決定しなければならないため、その日までにご連絡をいただけますでしょうか?

先日のメールに関しては再送しておきますので、よかったらご確認ください。

お忙しいとこ恐縮なのですが、何卒よろしくお願いします。

日程調整に関しては、会議室の予約しなければならないなど期限を決めなくてはならない理由や事情があるときは、すぐに催促をしておくべきです。

ただ、先ほどと同じように前回送ったメールはすぐに確認できるよう再送しておきましょう。

3度以上、返信がこない場合

次に、何度も催促メールを送っても返信がこないケースについての例文を紹介しておきます。

お世話になります。

株式会社〜〜の佐藤です。

A月B日とC日にお送りさせていただいた○○の件に関してのメールについてなのですが、対応が確認できていません。

もし、すでに対応なさっている場合は大変恐縮なのですが、そうでない場合は進展状況をご連絡いただけるでしょうか?

お忙しい中大変申し訳ございません。

何卒、よろしくお願いいたします。

こういった、返信が何度もこないケースはおそらく相手も対応が終わっていないなどの事情があると考えられるので、そのようなことも考慮して、催促のメールを送ると良いでしょう。

もし行き違いだった場合どうする?

行き違いに対する対応として、まずは催促メールをする際、行き違いに関する断りなどは必ず書いておくようにしましょう。

そうすることで行き違いがあっても相手は、許容しやすくなります。

また、行き違いになった時はその後謝罪のメールをしっかりとするようにしましょう。

催促メールまとめ

本日は、催促メールの書き方について解説してきました。

催促メールを書く時は相手が社内の人間であれ、社外の人間であれ書きずらいですよね。

けれども、催促メールを送らないと相手はあとでもっと辛い思いをするかもしれません。

そのため、催促メールはマナーを守り相手の気持ちを考え書くようにしましょう!

生産性向上・働き方を変えるためのご相談なら「ビジスタント」

次へ

昨今の日本企業の課題である、生産性向上や働き方を変えるためのご相談は、大手企業を中心にこれまで70年以上サービス提供経験のある、ビジスタントまでご相談ください。

ビジスタントが選ばれる4つの理由

  1. ①大手企業向けに導入経験豊富
  2. ②経験豊富なアシスタントがサポート
  3. ③チームだから幅広い業務が対応可能
  4. ④専用システムで簡単依頼!履歴も残るからチーム内での共有も簡単
山田裕太朗

この記事のライター

山田裕太朗

この記事へコメントしてみる

※コメントは承認後に公開されます

関連記事

 今更聞けない!コンセプトシートって一体何?実際に使えるテンプレートもご紹介

書式テンプレート

今更聞けない!コンセプトシートって一体何?実際に使えるテンプレートもご紹介

「コンセプトシートとはなに?」と思われるかもしれませんが、「企画書」と同じようなものと考えてもらって構いません。 この記事ではコンセプトシートの基礎知識の解説と無料ダウンロードできるテンプレートを用意していますのでご活用ください。

簡易版!無料のプライバシーポリシーテンプレート5選

書式テンプレート

簡易版!無料のプライバシーポリシーテンプレート5選

ブログなどwebサイトでよく目にするプライバシーポリシー。至るとこで目にしますが、そのたびに「何これ?」と思いませんか。この記事ではプライバシーポリシーについて説明するとともに、無料のテンプレートを用意しています。お気に入りのテンプレートがあれば幸いです。

そのまま使える!無料の挨拶状テンプレート5選

書式テンプレート

そのまま使える!無料の挨拶状テンプレート5選

この記事では挨拶状についてまとめています。 各記載項目の解説やGoogleドライブでダウンロードできる挨拶状のテンプレートを用意させてもらいました。 ほかのサイトでは会員登録が必要なテンプレートが多いのでぜひご活用ください。

依頼書をすぐに作成できる!社外・社内向け無料テンプレート5選

書式テンプレート

依頼書をすぐに作成できる!社外・社内向け無料テンプレート5選

相手に何かをお願いしたい時に活用される依頼書ですが、皆さんはテンプレートを使用して作成していますか?今回は、作業効率をグンと上げることのできるそんな依頼書のエクセル及びワード向けテンプレートをそれぞれご紹介していきます。

テンプレ活用で稟議を通す!稟議書の無料テンプレート5選

書式テンプレート

テンプレ活用で稟議を通す!稟議書の無料テンプレート5選

この記事では稟議書についてまとめています。 記載項目の解説やGoogleドライブでダウンロードできる稟議書のテンプレートを用意させてもらいました。 ほかのサイトでは会員登録が必要なテンプレートが多いので、ぜひご活用ください。

そのまま使える!無料の出金伝票テンプレート5選

書式テンプレート

そのまま使える!無料の出金伝票テンプレート5選

この記事では出金伝票についてまとめています。 伝票とはなにかから、出金伝票の記載項目の解説、Googleドライブでダウンロードできる出金伝票のテンプレートを用意させてもらいました。 ほかのサイトでは会員登録が必要なテンプレートが多いのでぜひご活用ください。

 今すぐ使える!無料の営業日報テンプレート5選

書式テンプレート

今すぐ使える!無料の営業日報テンプレート5選

この記事では営業日報についてまとめています。 記載項目の解説やGoogleドライブでダウンロードできる営業日報のテンプレートを用意させてもらいました。 ほかのサイトでは会員登録が必要なテンプレートが多いので、ぜひご活用ください。

今更きけない経緯報告書の書き方とは?具体的な書き方とポイントを徹底解説!

書式テンプレート

今更きけない経緯報告書の書き方とは?具体的な書き方とポイントを徹底解説!

別名経過報告書とも呼ばれる経緯報告書ですが、皆さんはこの書類の今だけでなく書き方まで理解できていますか?今回は、経緯報告書の意味だけでなくその書き方もよく分からないという方に、経緯報告書の書き方を中心のご紹介していきます。

仕様書の意味と実際の書き方は?抑えておきたい仕様書の種類も解説!

書式テンプレート

仕様書の意味と実際の書き方は?抑えておきたい仕様書の種類も解説!

様々な目的で使用される仕様書ですが、意味が複数あり種類も様々なため書き方もあやふやだという方もいるでしょう。今回は仕様書に関してあまり理解できていないという方のために、仕様書の意味や種類だけでなく実際の仕様書の書き方についても詳しく説明していきます。

目録とは?シーン別書き方の例文をご紹介

書式テンプレート

目録とは?シーン別書き方の例文をご紹介

目録の書き方はご存知でしょうか? 結婚や還暦のお祝いなどで贈ることがありますが、なかなか難しいですよね。 この記事ではテンプレートを交えて目録の書き方を解説しています。 市販の封筒を使ってもいいので気軽に還暦などのイベントを正式にお祝いしてみませんか?

書式テンプレートの人気記事

人気記事ランキング

次へ
次へ