名刺をスキャンするならこれ！おすすめのスキャナー10選

経営者や営業職をしていると知らず識らずのうちにうちにたまっていく名刺。

目的の名刺を探したり管理するのが大変になってきますので、一元管理ができるようにするために名刺をスキャン・データ化してみませんか？

名刺をスキャン・データ化してしまえば取引先との打ち合わせの直前でも相手の名前や役職をスマホから確認できますし、社内での名刺の共有や保管、目的の名刺を探し出すのも一気に簡単になります。

これを機に名刺にスキャン・データ化を導入して効率化を目指してみませんか？

名刺をスキャナー・複合機でスキャン・データ化することでどんなメリットがあるのでしょうか？

スマホから名刺の確認ができるようになるので、急なアポイントにも対応しやすくなります。

名刺は個人で管理していることが多いと思いますが、情報が更新されていないことも多いです。

もしかしたら以前名刺交換した人が別の部署に異動したかもしれません。

名刺をデータ化することで社内で名刺を共有しやすくなるだけでなく、情報を更新しやすくなるので便利です。

数百枚、数千枚の名刺の中から目的の名刺を探し出すのは一苦労だと思いますが、データ化されていることで相手の名前や会社名で検索をすると相手の名刺の候補がすぐにヒットするので探しやすくなります。

データ化された名刺はエクセルやグーグルマップなどの他のソフトやシステム、サービスと連携ができることがあります。

連携の例として

といった活用ができるようになります。

データ化されているので、たとえ数万枚の名刺があったとしても保管も楽になります。

名刺にスキャンしてデータ化することで以上のようなメリットがあります。

名刺のスキャナーを選ぶポイントにはどういったものがあるのでしょうか？

1回に数枚程度のスキャンなら気になりませんが、スキャン枚数が多いならスキャンに必要な時間が短いほど効率的にできるのでうれしいですね。

ですが、名刺枚数が多く、名刺スキャンをすると人手が足りなくなる！という方は名刺スキャン代行業者に代行してもらうのはどうでしょうか？

スキャン代行業者に代行してもらうことで本来の業務を回し続けながらミスのないデータ化された名刺にすることができます。

効率性を求めるなら、一度にスキャンできる枚数も気になるところ。

手差しタイプのスキャナーならコンパクトなので持ち運びもできますが、一度にデータ化できる名刺枚数はそれほど多くありません。

複合機のような自動給紙タイプの高速スキャナーや一度のスキャンで複数枚の名刺をスキャンできるタイプなら、大量の名刺があってもすぐにスキャンが終わります。

スキャナーを選ぶほかのポイントとして、名刺をデータ化して何をしたいのか考える必要があります。

例えば、名刺をエクセルで管理したいのであれば、エクセルと連携できるスキャナーが必要でしょうし、外出先でも名刺を確認したいなら、専用のクラウドサービスやスマホアプリと連携したスキャナーが望ましいでしょう。

名刺のスキャナーはその用途や機能性からモバイル版と据え置き版に分けることができますので、それぞれの特徴についてみていきます。

モバイル版にはスキャナーという専門端末のほか、スマホアプリをインストールして使えるものがあります。

モバイル版の特徴はコンパクトなので持ち運びが簡単でスペースをとらないという点のほか、スキャン機能に特化しているので、シンプルな操作性で使いやすく、こまめにデータ化したい方にはモバイル版がおすすめです。

スマホアプリなら外出先でも必要になったらアプリをインストールして名刺の写真を撮ることでスキャンができます。

無料のものも多く、「名刺スキャナーにお金をかけたくない」「端末を購入するほど名刺は持っていない」という方にスマホアプリによる名刺スキャンはおすすめです。

機能性で選ぶなら据え置き版が望ましいでしょう。

名刺の他にもA4サイズの書類もスキャンできるものも多く、印刷した契約書などの重要書類だけど保管・管理が大変という書類のペーパーレス化に役立ちます。

また、自動給紙できるものもあるので効率性・機能性をお求めなら据え置き版のスキャナーがおすすめです。

名刺スキャン専用端末でなくても複合機でも代用はできます。

オフィスに複合機を置いている企業は多いのではないでしょうか？

一定規模の企業なら複数台の複合機も珍しくないでしょうし、1台は印刷に使用しない名刺スキャン専門の複合機として運用して、他の複合機は印刷やコピーなど本来の印刷機として活用する複合機にして運用しても良いかもしれませんね。

後述しますが、大塚商会の複合機なら印刷機能だけでなく、名刺に特化したスキャン機能もあるので便利です。

機能性が充実しているモバイル版の名刺スキャナーでOCR機能を使ってテキスト化をしたり、CSV形式、Card形式でインポートしたり、A6サイズまでの印刷済みの書類のスキャン、PDF保存やも可能です。

サンワサプライで生産している PSC-13UBは日本語を含む24の言語に対応し、たった3秒でスキャンが完了するモバイル版スキャナーです。

読み取ったデータからメールやSkypeの発信、地図の表示、SNSアカウントの検索など機能性も充実しています。

Googleアカウントやお持ちのスマホ、エクセルとも連携もできるので、ワンタッチで同期させたり、外出先でのスキャンも簡単です。

取り込んだ名刺データにその場で書き込みができるのが特徴のモバイル版名刺スキャナーです。

アドレス帳に登録しても思い出すのに苦労した方も多いと思いますが、メモを見ることで思い出しやすくします。

また、同じ名刺スキャナー同士ならペーパーレス名刺交換も可能で自分のスマホに仕事の情報を入れておきたくない、という方におすすめできます。

Eightは無料から始めることができるスキャンアプリです。

電話帳との連携などを利用する場合は無料会員から有料会員になる必要がありますが、無料でも管理枚数は無制限、AIとオペレーターが名刺のデータ化を行われます。

無料の名刺管理アプリは無料では機能が制限されていることが多いため、使いくいことがありますが、コストを気にせず無料で使えるのはうれしいです。

LINEが提供しているスマホアプリは管理できる枚数や機能が無制限で利用できます。

スキャン自体はスマホのカメラで行い、OCRとオペレーターによる補正でデータ化されます。

LINEや電話帳との連携が可能で他のサービスからの名刺情報の引継にも対応します。

無料で管理できる名刺枚数は100枚までですが、スマホで撮影した名刺はクラウド上で保管されます。

セキュリティ性も確保されており、複合機やドキュメントスキャナ、スマホといったさまざまな端末から名刺データの取り込みが可能です。

本体の下においた名刺をはじめとしたさまざまな書類をまとめてスキャンできるのが特徴のスキャナーです。

1回あたり3秒でスキャンが行われるので、複数の名刺をまとめてデータ化したいのであればこちらがおすすめです。

専用ソフトを利用することでワードやエクセル形式に変換できるすぐれものです。

他の据え置き版のスキャナーと比較してコンパクトでありながら自動給紙機能を備えており、一度に最大50枚のスキャンを行うことができます。

スキャンデータはUSBメモリに保存できるのでパソコンがなくても使え、デジタル化した名刺を編集できるソフトも付属しています。

Canon製のA3コンパクト複合機です。

インターネットや端末に接続がしやすいように有線だけでなくWi-Fiにも対応しており、オフィスの配置やビジネススタイルに応じたネットワークの構築が簡単にできる複合機です。

大塚商会の複合機では簡単に名刺のスキャンが行うことができます。

例えば原稿台にきれいに並べなくても自動認識してデータベース化をしたり、読み込んだ情報はそのまま検索ができるようになったりするだけでなく、エクセルのような一覧での表示や名刺画像と名刺情報を一画面で表示したりと表示画面も変更できます。

データ化した名刺はCSVや年賀状ソフト、エクセル形式などに出力ができるのは嬉しいですね。

名刺をスキャンしてバックアップしてしまったら、本当に大切な名刺や残しておきたい名刺以外は廃棄しまっても大丈夫ですが、ゴミ箱にそのまま捨てるのは推奨されません。

なぜなら、名刺には相手のフルネームや連絡先、会社名、役職などの多くの個人情報が記載されているからです。

まずは社内規定に反する名刺の廃棄方法がないか確認し、それに従うか、社内規定に定められていないのであれば、情報がわからないようにハサミやシュレッダーで細かくしてから廃棄するのが最低限の処置になります。

もしくは重要書類の廃棄専門の代行業者に廃棄を代行してもらうのもアリです。

専門の代行業者だけあって、セキュリティを確保することができます。

名刺のスキャンについて解説してきましたが、スキャンする名刺枚数が多い、廃棄後のセキュリティが気になるという方には専門の代行業者に代行してもらうことをおすすめします。